✒️SAP / La navegación por SAP Por Romina Hergesheimer Elias

El concepto de transacción en SAP

En el sistema SAP, tanto los programas que pertenecen al código estándar como aquellos desarrollados por el usuario para cubrir determinadas necesidades específicas, no se ejecutan en forma directa sino que lo hacen a través de un código de transacción.

Una transacción es un código unívoco dentro del sistema SAP, es decir no se repite, que permite ejecutar un determinado programa o un conjunto de programas.

Los programas pueden ser los que son estándar del sistema SAP, es decir que ya vienen con el sistema de fábrica, o son los creados a pedido de la empresa que implementó el sistema en base a sus necesidades. El usuario final del sistema SAP es quien ejecuta transacciones.

En general los códigos de las transacciones son cortos, de modo que el usuario lo pueda recordar fácilmente. Por ejemplo, la transacción SPRO es una de las más importantes y más utilizadas dentro del sistema SAP ya que con ella se puede realizar toda la configuración del sistema. Igualmente, no es indispensable que el usuario memorice los códigos de transacción ya que existe la posibilidad de acceder a cada una de las funcionalidades a través del menú de SAP.

Las transacciones que comienzan con la letra Z son aquellas que han sido creadas por el usuario y el resto de las transacciones existentes en el sistema son las que pertenecen al sistema estándar.

Pantalla inicial de SAP

SAP Easy Access: es la pantalla inicial de SAP desde la cual podremos acceder a realizar todas las operaciones de SAP. Siempre que ingresamos al sistema o generamos un nuevo modo o pantalla vamos a visualizar la pantalla inicial de SAP.

Partes que componen la pantalla inicial de SAP:

- Menú desplegable.

- Barra estándar de herramientas .

- Barra de títulos.

- Barra de aplicaciones.

- Favoritos y menú SAP.

- Barra de status.

LA BARRA DE HERRAMIENTAS ESTÁNDAR:

Contiene muchos de los botones necesarios para realizar las acciones más comunes tales como grabar, buscar, dar enter, imprimir, etc. Esta barra estará siempre presente en cualquier pantalla de SAP y dependiendo de la transacción algunos iconos podrán estar o no habilitados para su uso.

Las funciones asignadas a la barra de herramientas estándar son las siguientes:

• Enter o continuar: se deberá pulsar este botón para chequear los datos introducidos en una pantalla. El botón enter realiza la misma función que en un teclado. Nos permite continuar con una operación.
• Campo de comandos: es donde introducimos los códigos de transacciones para poder navegar hacia ellas.
• Grabar: se deberá pulsar este botón cuando deseamos confirmar la grabación de los datos introducidos en la pantalla.
• Back: se deberá pulsar este botón si queremos regresar a la pantalla anterior sin grabar los datos introducidos.
• Exit: se deberá pulsar este botón si queremos salir de la actual aplicación. El sistema nos devuelve a la anterior aplicación.
• Cancel: se deberá pulsar este botón si deseamos salir de la pantalla actual sin grabar.
• Imprimir: se deberá pulsar este botón si deseamos imprimir los datos que actualmente aparecen en pantalla.
• Buscar y Buscar Siguiente: se deberá pulsar este botón si deseamos realizar una búsqueda de una cadena de caracteres en la pantalla actual. Utilizaremos el botón buscar siguiente si deseamos seguir buscando la cadena de caracteres indicada en una búsqueda anterior con el botón buscar.
• Paginación: los botones de paginación nos permiten colocarnos en las páginas deseadas dentro de los listados que podamos obtener en pantalla. Disponemos de las opciones primera página, página arriba, página abajo y última página.
• Generar modo nuevo: mediante este botón generamos un nuevo modo o pantalla de SAP.
• Crea un acceso directo: mediante este botón creamos un acceso directo en SAP Logon.
• Ayuda: podemos obtener ayuda en cualquier campo de pantalla presionando este botón o la tecla F1.
• Ajustar dispositivo local: permite que el usuario pueda realizar configuraciones para computadora donde se está ejecutando SAP. Sólo es válido para ese equipo, por ejemplo, podemos modificar colores, letras y tamaños para visualizar las pantallas de SAP.

LA BARRA DE APLICACIONES:

Se encuentra entre la barra de títulos y la parte principal de la pantalla.

Las funcionalidades que se visualizan es esta barra dependen exclusivamente de la transacción que se esté ejecutando. En ella disponemos de las opciones básicas para el control de la aplicación actual: crear, modificar, visualizar, borrar, copiar, etc.

LA BARRA DE STATUS:

Se encuentra en la parte inferior de la pantalla y su función principal es la de mostrarnos los mensajes de información, advertencia, error o éxito que la aplicación en curso nos muestre al navegar por ella.

Como funcionalidades, la barra de estado nos muestra también:

• El nombre de la base de datos SAP a la que estamos conectados (3 caracteres).
• El número de modo al que corresponde la pantalla actual.
• El mandante al que estamos conectados.
• El nombre del servidor a nivel sistema operativo al que estamos conectados.
• El modo de escritura en el que estamos. Los valores posibles pueden ser INS (modo insert) y OVR (modo overwrite o sobre escritura). Cambiaremos de uno a otro sin más que pulsar la tecla Insert de nuestro teclado.

Sobre la derecha de la pantalla se puede fijar una variante de visualización, de modo que por ejemplo se visualice el sistema, el mandante o el usuario que está operando, entre otros datos más.

LA BARRA DE TÍTULOS:

Se encuentra entre la barra estándar de herramientas y la barra de aplicaciones.

Su función principal es mostrarnos la descripción o título de la aplicación en curso, por ejemplo: crear usuario, visaulizar material, reporte de ventas por distrito, etc.

MENÚ DESPLEGABLE

Es la herramienta básica para la navegación por las distintas pantallas del sistema SAP. En él podremos encontrar todas las funciones necesarias para llevar a cabo del control total sobre las aplicaciones.

Se caracteriza por tener fijas las últimas dos opciones de la derecha que son:

- Sistema: es la opción para crear y borrar modos, desconexión del sistema, ver el estatus de nuestra sesión entre otras cuestiones.

- Ayuda: aquí accedemos a la ayuda online de SAP.

El resto de las opciones a la izquierda de sistema varían según la transacción que estemos utilizando.

MENÚ DE FAVORITOS

El usuario puede crear su propio menú con las transacciones más utilizadas. Se puede armar una estructura de árbol, con carpetas, subcarpetas y transacciones.

Hay diferentes maneras de ingresar transacciones a favoritos:

- Haciendo clic en el botón de la derecha del mouse y eligiendo la opción insertar transacción.

- Desde la transacción del menú SAP, haciendo clic en el botón de la derecha del mouse y eligiendo la opción añadir a favoritos.

- Desde la transacción del menú SAP, seleccionamos la transacción y la arrastramos hasta la carpeta de favoritos.

MENÚ SAP

El menú SAP que se encuentra representado por una estructura jerárquica de carpetas, contiene transacciones agrupadas por módulos y procesos.

El último eslabón de esta estructura es una transacción. Haciendo doble clic sobre la misma accederemos al programa que nos permitirá realizar la operación que estemos necesitando.

Utilización del campo de comandos

Para navegar a través de las transacciones utilizamos el campo de comandos, que vendría a ser nuestro navegador dentro del sistema SAP.

Para acceder a una transacción tenemos dos opciones, una de ellas consiste en escribir el código de la transacción en el campo de comandos y presionar la tecla enter y la otra consiste en buscar la transacción en el menú SAP o en mis favoritos y hacer doble clic en la transacción.

Analicemos algunos detalles que tienen que ver con la utilización del campo de comandos:

Si acabamos de ingresar al sistema y deseamos navegar hasta una transacción, por ejemplo la transacción VF03 para visualizar facturas, escribimos en el campo de comandos el código de la transacción y presionamos enter.

Si luego de trabajar con la transacción VF03 deseamos ir al browser de datos correspondiente a la transacción SE16 tenemos tres opciones:

1. Podemos generar un nuevo modo SAP haciendo clic en el botón de la barra estándar de herramientas y en el nuevo modo escribir en el campo de comandos el código de la transacción SE16 y presionar enter.
2. Podemos desde la misma transacción VF03, escribir en el campo de comandos /oSE16, de esta forma se genera un nuevo modo de SAP con la transacción SE16.
3. Podemos desde la misma transacción VF03, escribir en el campo de comandos /nSE16, de esta forma el modo en el que estamos trabajando con la transacción VF03 pasa a utilizarse para acceder a la transacción SE16.

En resumen:

- Si nos encontramos en la pantalla inicial de SAP podemos navegar hacia una transacción escribiendo en el campo de comandos el código correspondiente a la transacción y presionando enter.

- Si nos encontramos en una transacción y deseamos navegar hacia otra transacción en el mismo modo, entonces debemos anteponer al código de la transacción /n.

- Si nos encontramos en una transacción y deseamos navegar hacia otra transacción generando un nuevo modo de SAP, entonces debemos anteponer al código de la transacción /o.

Los elementos dentro de las transacciones

Cuando estamos trabajando dentro de una transacción, nos encontraremos con otros elementos, los cuales debemos conocer.

• Barra de títulos: nos indica el nombre de la transacción en la cual estamos trabajando.
• Barra de herramientas de la transacción: son propias de cada transacción, y nos podremos encontrar con una gran variedad de iconos (nuevo o entrada nueva, visualizar, modificar, copiar, eliminar).
• Solapas: también se las conoce como pestañas. Las transacciones pueden tener múltiples solapas y en cada una de ellas habrá diferente información para ingresar o visualizar.
• Matchcode: es el símbolo que nos indica que hay una lista desplegable de opciones, a la cual también podemos acceder presionando la tecla F4.

Siempre encontraremos el matchcode al lado de un campo habilitado para realizar una entrada. Dependiendo de la versión y configuración de SAP Logon puede tener una forma tipo círculo o similar a un cuadrado.

Si la lista que queremos visualizar es muy extensa, la primera pantalla puede ser una pantalla de selección o filtro que nos permita delimitar la lista de opciones. Si la lista es corta, aparecerán directamente las opciones correspondientes al campo en el que estemos posicionados.

Si no tenemos conocimiento del valor exacto del campo, podemos utilizar asteriscos para facilitar la búsqueda.

- Si escribimos Pedro*, el sistema buscará todos los registros que comiencen con la palabra Pedro.

- Si escribimos *Pedro, el sistema buscará todos los registros que terminen con la palabra Pedro.

- Si escribimos *Pedro*, el sistema buscará todos los registros que contengan la palabra Pedro sin importar si está al principio, en el medio o al final.

• Lista desplegable: nos muestra una lista de valores, de modo de seleccionar uno de ellos.
• Casilla de selección: nos permite elegir múltiples opciones.

Otros elementos que encontramos a menudo en las pantallas de las transacciones de SAP son:

• Botones de selección: solo nos permite elegir una de las opciones que se visualizan en pantalla.