✒️SAP El spool de impresión

Curso: Introducción a SAP

Unidad 2. SAP GUI y los servicios del sistema SAP.

Lección 10. Gestión de spool.

1. El concepto de SPOOL

Es usual en las actividades empresariales, que importante cantidad de información sea impresa en papel, en algún archivo, mandarla a un fax, o en cualquier otro dispositivo, en formato informes, listados, análisis.

SPOOL, es un almacén receptor de solicitudes de impresión, proporcionando innumerables utilidades para la salida de información. Y la impresión en papel no es excluyente.

Veremos, en lo inmediato, la salida por impresora, lo que nos lleva, primera, a saberla instalar en SAP.

2. Instalación de una impresora en SAP

Transacción SPAD, es la que nos permite instalar dispositivos de salida, en nuestro sistema SAP R/3. Describiremos la instalación de una impresora genérica, en cualquier PC, en la que puede imprimir cualquier usuario, pero lo que saldrá por ese dispositivo de salida, será la información predeterminada en el servidor de presentación.

Con la transacción SPAD administramos el SPOOL y es muy usada, por los administradores del sistema o SAP BASIS.

En la pantalla mencionada anteriormente, en el campo dispositivo de ssalida, colocaremos el nombre de la impresora y tras pulsar los botones Gestión total y el del ícono del folio en blanco, llegaremos a la siguiente pantalla, con 4 pestañas:

1° Atributos dispositivos, que contiene los siguientes campos:

• Tipo de dispositivo, es el driver de la impresora y para la creación de una impresora local, utilizaremos siempre, para ese campo: SAPWIN(SWIN). Este dispositivo requiere un programa, denominado saplpd, que se instala, cuando se instala la interfaz de SAP. Entonces, cuando SAPGUI manda a imprimir, emplea el programa saplpd, que recibe los datos a imprimir y los manda a la impresora o al dispositivo de salida que se haya elegido.
• Clase de dispositivo. Seleccionamos de la lista
• Grupo de autorizaciones. Podemos restringir la impresión por algunas impresoras, en especial cuando se trata de impresoras de alto rendimiento, para la impresión de facturas, nóminas, etc. Como se trata de una impresora de uso general, dejamos este campo, en blanco.
• Modelo. Campo descriptivo para la marca y modelo de la impresora.
• Ubicación. Campo descriptivo de la ubicación física de la impresora, para ganar tiempo en la búsqueda de la salida del spool, cuando hay oficinas separadas.

2° Acoplamiento SPOOL host. En esta pantalla se mostrará una casilla para indicar el acoplamiento al host del spool, en nuestro caso, Se elige F(imprimir en front end), que significa que la información va a la PC del servidor y desde allí se mandará la impresión, a la impresora del interfaz; en la otra casilla, se colocará la impresora host, en este caso _default(impresora predeterminada)

3° Atributos salida

4° Info bandeja

En la pantalla SAP, siguiente, se ingresa la transacción SPAD, apareciendo la ventana de selección, que tiene dos pestañas,una, Dispositivo y Servidor y la otra, gestión. Ver imagen 2.1.

3. Cómo imprimir en SAP?

En SAP, al imprimir se genera una orden de spool (Es un número único, de SAP, que identifica un pedido de impresión y hay dos tipos de pedidos de impresión:

Uno es el denominado orden de spool(spool request), es cual es un pedido de impresión, pero no ha sido enviado a la impresora o algún otro dispositivo de salida. En este caso los datos de impresión se almacenan en un almacén(warehouse), hasta que se ejecute la orden de salida(petición de salida u orden de impresión).

Cabe la posibilidad, de visualizar el documento se se va a imprimir.

También, pueden haber múltiples órdenes de salida, para una misma orden de spool, además, para las primeras, los parámetros de impresión, pueden ser distintos.

Una vez instalada, se puede imprimir desde cualquier pantalla oprimiendo el boton con el ícono de la impresora, apareciendo la siguiente pantalla con los campos (ver imagen 3.1.):

Dispositivo de salida(en nuestro ejemplo, locl, local) (Dato obligatorio)

Impresora front end(interfaz): LaserJet 4250 PCL6

Hay otras opciones, tales como:

• Cant de copias
• Si es todo el documento o un rango de páginas
• Nombre y título de la orden de spool. Útil para buscar lo impreso en el spool o entre un montón de impresiones, si la impresora es compartida.
• Si es salida inmediata o el almacenamiento spool(que conserva lo que se imprimirá un tiempo determinado)
• Se puede borrar la orden, tras la impresión correcta, o bien, dejarla en el spool, para reimpresiones posteriores.
• Cantidad de días que se conservará, en el spool, lo que se va a imprimir.
• Se puede imprimir la portada, con el título de la orden de spool y el destinatario y dpto al que pertenece. Esto, en el caso de que haya alguien que retira las impresiones y las lleva al destino.
• Se puede configurar el formato de la página de impresión.

4. Operaciones sobre órdenes de spool

Transacción SP01, conocida como el spool, administra todas las solicitudes de impresión, presentando una pantalla, con criterios de selección, a saber:

Selección órdenes spool, con dos pestañas, de selección: Ordenes spool y Ordenes de salida

Ordenes spool ==> N° Orden spool --> Creador --> Fecha de creación (casilla inicial a casilla final) --> Mandante --> Autorización --> Dispositivo de salida - Título --> Destinatario --> Dpto.

Como se ve, existen varios parámetros de selección para las órdenes de spool. Los habituales: creador y fecha. Presionando F8, podemos ver un listado de órdenes, seleccionadas, cuyos campos son: N° spool - Tipo - Usuario - Fecha - Hora - status - páginas - Título

Este listado es similar al de la transacción de gestión de jobs, ==> selección, listado y gestión simultáneamente.

Recordemos:

Transacción es un código, de SAP, que ejecutado por usuario, se accede a una funcionalidad particular del sistema. Está constituida por una o más pantallas, con las que el usuario interactúa con el sistema, mediante el ingreso de datos solicitados por la transacción.

SE93 es la transacción para crear transacciones, en el sistema SAP.

Existen transacciones de diálogo, de reporte, orientadas a objetos, de variantes, con parámetros.

Jobs es un programa o conjunto de ellos, ejecutado en segundo plano, en el sistema SAP.

SM36, es la transacción para crear los jobs; en ella introducimos el nombre del job y presionamos enter, a continuación seleccionamos el programa SAP, que se ejecutará como job, presionamos botón Verificar y Grabar. Luego volvemos una pantalla(back) para definir la fecha de inicio del job. presionando el botón condición de inicio, disponemos la fecha y hora de inicio de la ejecución del job y el período de ejecución y volvemos a guardar. Volvemos a guardar y el job está listo para su ejecución.

Orden de spool, se administran con la transacción SP01, mientras que la instalación de un dispositivo de salida, se hace con la transacción SPAD.

Volviendo a la pantalla de selección de órdenes de spool. Abriendo la pestaña órdenes de salida, se seleccionan las órdenes de salida, el cambio de atributos, el borrado de la orden o la visualización de su contenido. La pestaña en cuestión nos brinda una pantalla: Imprimir orden de spool 90493, seleccionada en el listado anterior.

En ella, uno de los atributos que podemos modificar en la ventana edición es la cantidad de columnas del documento a imprimir, de modo que disminuyendo el número de columnas, logramos una letra de mayor tamaño. Luego repetimos la orden de salida.

SAP permite convertir las órdenes de spool, a PDF, a través del programa estándar RSTXPDFT4, el cual levanta los archivos del spool, tanto las listas ABAP con los OCTF, aplicando un proceso de conversión basados en módulos de funciones de ABAP.

Pasos: ingresamos al spool, con la transacción SP01, de cuya lista seleccionamos las ordenes que deseamos convertir; luego desde el editor ABAP, correspondiente a la transacción SE38, ejecutamos el programa RSTXPDFT4.

En la pantalla de selección del programa, introducimos el n° de orden del spool y tildamos la opción: download a fichero PDF, logrando los PDF convertidos.

Ejercitación: Pendiente. No realizada por no haber podido instalar el SAPGUI.