✒️SAP / El sistema SAP Business One Por Ornella Mollani Norverto

Lección 7: El sistema SAP Business One

¿Qué es SAP Business One?

Es una plataforma de administración y gestión que ha sido diseñada específicamente para las Pymes. Es una solución integrada de gestión empresarial que permite la automatización de los procesos y que ofrece una visión veraz y unificada de la información empresarial actualizada y critica que requieren las empresas en todas sus áreas funcionales.

SAP Business One representa una solución ERP pensada para las empresas de hoy, sometidas a un constante cambio.

Es un sistema integrado de información que, mediante una base de datos centralizada, optimiza procesos en tiempo real.

Los números de SAP Business One

· Se encuentra implementado en más de 65 mil clientes en todo el mundo. Más de mil nuevos clientes en cada trimestre.

· Se encuentra en más de 170 países.

· Se encuentra disponible en 28 idiomas.

· Tiene 44 localizaciones y cuenta con asistencia multidivisa.

· Existen más de 500 complementos o Add-ons que pueden ser añadidos al sistema SAP Business One para mejorar o potenciar las capacidades del ERP.

Características de SAP Business One

· Accesible en precio

· Satisface las necesidades de todos los departamentos de la empresa

· Fácil y sencillo de implementar en cualquier momento

· Potente y de impacto directo en el negocio

· Con opción de on premise o en la nube

· Tiene las funcionalidades de Business Intelligence integradas

· Esta integrado con SAP HANA.

SAP Business One tira abajo 3 mitos muy hablados en el ámbito de los sistemas ERP. 1. El costo del sistema es muy caro para nosotros; 2. Es un sistema muy complejo para nuestra empresa; 3. Es un sistema muy difícil de implementar.

Historia de SAP Business One

SAP adquiere SAP Business One en 2002, antes el producto se llamaba Mehanel o Topmanage.

Existen varias versiones:

· SAP Business One 10: lanzada en 2020. Se incorporan mejoras del cliente web, mejoras en la impresión de documentos, mejoras en documentos de referencia, mejoras en el proceso de aprobación, el diagrama de Gantt interactivo, la interfaz de usuario mejorada, la integración de Microsoft 365, nueva localización del Reino Unido (Brexit) y funcionalidades solo disponibles para SAP HANA como nuevo estilo de mascara, mejoras en la plataforma, IU de configuración de la capa de servicio y el soporte SLES 15.

· SAP Business One 9.3: lanzada en 2017. Se incorporan mejoras de producción, mejoras de gestión de proyectos, características de RMA (autorización de devolución de mercancía), mejoras de usabilidad (menú de CRM customer relationship management).

· SAP Business One 9.2: lanzada en 2016. Se incorpora la gestión de proyectos, el acceso al navegador y funcionalidades solo disponibles para SAP HANA: MRP materials resource planning, recomendación de artículos, customer 360 y la aplicación de venta móvil.

· SAP Business One 9.1: lanzada en 2014. Se incorpora el módulo de recursos y sucursales.

· SAP Business One 8.82: lanzada en 2012. Se incorpora el Single sign-on (inicio de sesión único), las bin locations (unidad de espacio direccionable más pequeña en un almacén para productos), cliente de 64 bits.

· SAP Business One 8.81: lanzada en 2011. Se incorporan mejoras en la usabilidad, el soporte de para SAP HANA y el cockpit (lugar desde el cual se puede manejar todo el sistema).

· SAP Business One 8.8: lanzada en 2010. Se incorpora la integración con Crystal Reports y el código unificado.

· SAP Business One 2007: lanzada en 2008. Se incorpora un nuevo motor de reconciliación.

· SAP Business One 2005: lanzada en 2006. Se incorporan mejoras en la usabilidad y en reporting.

· SAP Business One 2004: lanzada en 2004. es la primera versión global lanzada por SAP.

La interfaz de usuario de SAP Business One

Creación automática de órdenes de producción, partiendo de las órdenes de venta, o bien la creación de solicitudes de pedido a través de la web. Utilización de indicadores y de tableros de control de análisis, es posible detectar de inmediato los puntos críticos y los procesos relacionados. Los datos contables se introducen y se vinculan a los procesos del negocio automáticamente para obtener una visión completa e integrada de los datos financieros. Se puede usar en tablet o smartphone. La nueva interfaz de usuario SAP Fiori y los tableros de control de análisis personalizados hacen el trabajo más simple y eficaz.

Beneficios de utilizar SAP Business One

· Información centralizada y accesible, evita pedidas y duplicación de información.

· Interfaz sencilla, intuitiva y adaptable, permite la exportación a Word, Excel, PDF, etc.

· Mejora el servicio al cliente, permite encontrar fácilmente puntos en los que no se rinde al potencial optimo o deseado.

· Mayor flexibilidad del tiempo, al optimizar las tareas, hay mayor tiempo disponible para ser empleado en la toma de decisiones.

· Accesibilidad desde cualquier dispositivo móvil

· Eficacia en tiempo real, todos los datos están actualizados. Esto se traduce en menos costos de coordinación y una mejora en la gestión de operaciones.

· Reducción de los costos

· Incrementa el activo de la empresa

Razones para implementar SAP Business One

1. Diseñado para Pymes en crecimiento, soluciona la dificultad para acceder a información exacta, relevante y en tiempo real; la falta de comunicación entre departamentos; sistemas ineficientes y prolongados que restan la motivación de los empleados; sistemas complejos que no tienen integración entre ellos; la falta de flexibilidad para trabajar de forma remota; la imposibilidad de tomar mejores decisiones y más rápidamente.

2. La innovación y la mejora constante de SAP Business One

3. Solución escalable, significa que la empresa no estará abarcando más de lo que pueda manejar y una vez que la empresa haya crecido, el sistema podrá proporcionarle el marco de referencia para un negocio aún más grande.

4. La empresa no se adapta al software, el software se adapta a la empresa.

5. Podemos elegir la opción que mejor se adapte a la empresa.

Las principales funcionalidades de SAP Business One

· Gestión financiera. Permite mejorar márgenes de ganancias, reducir errores e impulsar la toma de decisiones más rentable.

Sub módulos: Contabilidad (asientos en el libro diario, cuentas a cobrar y a pagar), Control (gestiona el flujo de efectivo, seguimiento de activos fijos, control de presupuestos, monitoreo de costos de los proyectos), Gestión de Activos Fijos (elimina la necesidad de ingreso de datos manual), Banca y Conciliación (resúmenes bancarios, pagos a través de diversos métodos), Informes y Análisis Financieros (crear informes personalizados o estándares).

· Gestión de ventas y clientes. Supervisa con eficacia el proceso de ventas y los ciclos de vida de los clientes, desde el contacto inicial hasta la venta final, post venta y soporte.

Sub módulos: Ventas y oportunidades, Campañas de Marketing, Clientes, Servicios, Informes y Análisis, Ventas Móviles.

· Control de compras e inventario. Control de costos gestionando el ciclo completo desde la orden de pago, incluyendo recibos, facturas, devoluciones y pagos.

Sub módulos: Compras, Datos Maestros (análisis de compra de artículos con lista de precios e información de impuestos), Depósitos y Contabilidad, Cuentas por Pagar, Informes.

· Business Intelligence. Crear informes puntuales y precisos basados en datos de toda la empresa con herramientas analíticas y de generación de informes.

Sub módulos: Creación y Personalización de Informes, Análisis Interactivos, Herramientas Intuitivas, Analíticas con Métricas Predefinidas, Visualizaciones de Datos Poderosos.

· Analíticas e informes. Empodera a los empleados para tomar mejores decisiones confiables.

Sub módulos: Tableros e Informes, Analíticas en Tiempo Real.

Gracias a la solución integrada de SAP Vistal Reports para SAP Business One, se podrán crear reportes y tableros de control que proporcionen información de todas las áreas de la empresa, una funcionalidad intuitiva, interactiva y desglosada. Los empleados podrán abordar las cuestiones de los clientes más rápidamente y los gerentes podrán generar un seguimiento preciso de los ingresos, los costos y el flujo del efectivo, con el fin de mejorar el rendimiento.

· Funcionalidades específicas de la industria.

Sub módulos: Productos de Consumo, Manufactura, Servicios Profesionales, Comercio Minorista, Distribución Mayorista.

· Movilidad. Mediante apps móviles de SAP Business One, tenemos acceso ilimitado a la información más relevante.

Las apps disponibles son las siguientes: App Movil SAP Business One Sales, App Movil SAP Business One Service.

Las opciones de implementación de SAP Business One

· ON CLOUD

La infraestructura y los servicios los pone SAP o un partner de SAP y el cliente solo consume este servicio. Tiene una tarifa de licencia mensual.

· ON PREMISE

Utiliza la infraestructura y las instalaciones del cliente. La empresa obtiene control directo de sus datos del ERP. La empresa debe contar con los recursos humanos y con el hardware necesario.

· TECNOLOGIA MOVIL

Disponible para ambas opciones de implementación.

Ventajas de SAP Business One en la nube

Flexibilidad, Escalabilidad, Opciones de almacenamiento, Accesibilidad, Eficiencia, Mejoras al servicio, Seguridad de datos, Ahorro de equipos, Trabajo simplificado, Actualizaciones regulares, Mantenimiento.

Otra opción para implementar SAP Business One on-cloud, es el medio ambiente. Mantener el centro de cómputos de una empresa implica, además de invertir mucho capital en la compra de hardware y software necesarios, sino también invertir dinero en consumo eléctrico, y como todos sabemos, eso impacta directamente en el medio ambiente.

SAP Business One HANA vs SAP Business One SQL

Como dijimos anteriormente, cuando una pyme decide implementar SAP Business One puede optar entre usar SAP HANA o Microsoft SQL como base de datos.

SAP HANA se ha diseñado para ofrecer escalabilidad, gestionar fácilmente más datos y proporcionar rendimiento todavía mejor a medida que se incremente el número de usuarios que accedan al software simultáneamente.

1. Las funcionalidades de SAP Business One HANA que no están presentes con SQL son:

Datos analíticos sobre las transacciones realizadas en SAP Business One, Reportes predefinidos como análisis de inventario y estatus mensual de clientes, todas las funcionalidades de SAP Business One con un tiempo de respuesta menor, plataformas predefinidas incluyendo aquellas con las soluciones de SAP Crystal Reports, búsqueda personalizada que facilita la ubicación de datos, análisis interactivo a través de una interface con tablas dinámicas de Microsoft Excel, gestión del ciclo de vida incluyendo una inicialización y duplicación del mecanismo respaldo y recuperación monitoreo y consola de administración, funcionalidades añadidas para la aplicación móvil de SAP Business One incluyendo búsqueda empresarial integrada, disponibilidad al crear ordenes, flujo de efectivo, etc.

Algunas de las herramientas analíticas añadidas en SAP Business One HANA son: ATP avanzado para controlar el inventario en tiempo real diariamente con capacidad para la gestión de pedidos instantáneos, AT eo disponible para prometer es una función comercial que proporciona una respuesta a las consultas de pedidos de los clientes en función a la disponibilidad de los recursos y que genera cantidades disponibles del producto solicitado y las fechas de vencimiento de entrega. Previsión del cash-flow, entrada y salida de dinero e una empresa en un tiempo determinado, en tiempo real y utilizando niveles de certeza, mientras se controlan todas las actividades de negocio relevantes. Las analíticas intensivas de visualización rápida y sencilla de datos personalizados o datos maestros de SAP Business One.

2. Los costos de SAP Business One HANA vs SQL.

Los costos son similares para ambos, la única diferencia entre los costos asociados a SAP Business One HANA respecto de SQL, tiene que ver con los requerimientos de hardware para SAP HANA que son un poco superiores en comparación con la versión SQL.

3. Los beneficios de SAP Business One HANA

Búsquedas rápidas en los datos de la aplicación para ofrecer las respuestas que la empresa necesita de forma inmediata y poder tomar decisiones mas rápidas y efectivas, generación de reportes en tiempo real y que cumplan con los datos requeridos sin la asistencia de otros departamentos, revoluciona todos los informes empresariales críticos con un solo clic, procesos de transacciones rápidas que permiten a las personas encontrar la información que necesitaran, cuando la necesitan, el retorno de inversión ROI es mayor al tomar mejores decisiones.

SAP Business One HANA en acción

Demostración de cómo trabaja día a día la gerente de una empresa de tecnología con el sistema SAP Business One utilizando SAP HANA como base de datos y aprovechando muchas de las funcionalidades que ofrece el sistema para las pymes.

Los casos de éxito de empresas que utilizan SAP Business One

Ejemplo River Plate.