✒️El sistema SAP Business One

SAP Business ONE

Es una plataforma de administración y gestión diseñada para pymes, al ser una solución integrada permite la automatización de los procesos y ofrece una visión veraz y unificada de la información empresarial.

SAP Business One representa una solución ERP pensada para las empresas de hoy, sometidas a un constante cambio.

Es una manera de gestionar toda la empresa en su totalidad, mediante una base de datos centralizada, optimiza los procesos en tiempo real. Agilizando así los tiempos de respuesta para la toma de decisiones inteligentes.

ü Actualmente se encuentra implementado en más de 65000 clientes en todo el mundo

ü En empresas de más de 170 países

ü Disponible en 28 idiomas

ü Posee 44 localizaciones y cuenta con asistencia multidivisa.

ü Más de 500 complementos o Add-ons que pueden ser añadidos al sistema SAP Business ONE

Características

ü Es accesible en precio y tiene costo de propiedad reducido.

ü Es una solución capaz de satisfacer las necesidades de todos los departamentos de la empresa

ü Es fácil y sencillo de implementar en cualquier momento

ü Es potente y tiene un impacto directo en el crecimiento del negocio

ü Se puede implementar on-premise o en la nube

ü Posee las funcionalidades de Business intelligence integradas

ü Brinda la integración con la plataforma SAP HANA

Un poco de Historia

SAP adquiere SAP Business One en el año 2002, sus diseñadores eran israelitas.

Existen diferentes versiones con sus particularidades

· SAP Business One 10: lanzada en el año 2020.Aqui se incorporan mejoras del cliente web (basadas en SAP Fiori). Mejoras en la impresión de documentos, en el proceso de aprobación, el Diagrama de Gatt interactivo, la interfaz de usuarios mejorada, integración de Microsoft office 365, nueva localización del Reino Unido (Brexit) y las siguientes funcionalidades solo disponibles para SAP HANA, nuevo estilo de mascara, mejoras en la plataforma, IU de configuración de la capa de servicio y el soporte SLES 15.

· SAP Business One 9.3: desde 2017. Aquí se incorporan mejoras de producción, mejoras de gestión de proyectos, características de RMA, mejoras de usabilidad.

· SAP Business One 9.2: lanzada en el año 2016. Con mejoras en la gestion de proyectos, acceso al navegador y las siguientes funcionalidades solo disponibles para SAP HANA: MRP (pronósticos inteligentes), recomendación de artículos, Customer 360 y la aplicación de venta móvil.

· SAP Business One 9.1: Año 2014. Se incorpora módulo de recursos y las sucursales.

· SAP Business One 8.82: Año 2012. Se incorpora el Single sing-on, las bin locations y el cliente de 64 bits.

· SAP Business One 8.81: Año 2011. Se incorpora mejoras de usabilidad, el soporte para SAP HANA y el cockpit.

· SAP Business One 8.8: Año 2010. Se incorpora la integración con Crystal Reports y el código unificado.

· SAP Business One 2007: Año 2008. Se incorpora un nuevo motor de reconciliación.

· SAP Business One 2005: Año 2006. Se incorporan mejoras en la usabilidad y en reporting.

· SAP Business One 2004: Año 2004, es la primera versión global lanzada por SAP.

Beneficios

Son muy similares a lo analizado anteriormente.

Algunas ventajas

Ø Información centralizada y accesible

Ø Interfaz sencilla, intuitiva y adaptable

Ø Mejora el servicio al cliente

Ø Mayor flexibilidad del tiempo

Ø Accesibilidad desde cualquier dispositivo móvil

Ø Eficacia en tiempo real

Ø Reducción de costos

Ø Incrementa el activo de la empresa

SAP Business One es un optimizador de procesos que minimiza errores, reduce los gastos y mejora la coordinación en todas las áreas de la empresa.

Razones para implementar SAP Business One

1. Diseñado para Pymes en crecimiento

Para solucionar los requerimientos de empresas pequeñas y medianas en crecimiento

Algunos problemas que pueden experimentar son:

v La dificultad para acceder a información exacta, relevante y en tiempo real, para saber más sobre el desempeño del negocio.

v La falta de comunicación entre departamentos debido al uso de varios sistemas.

v Los procesos ineficientes y prolongados que restan la motivación de los empleados para sobre salir en sus funciones.

v Los sistemas complejos que no tienen integración entre ellos, generando procesos largos y dolorosos, en lugar de procesos rápidos, automatizados y racionales.

v La falta de flexibilidad para trabajar de forma remota, sin oportunidad de llevar a cabo actualizaciones sin tener que estar en la organización.

v La imposibilidad de toma de mejores y más rápidas decisiones por no contar con información en tiempo real.

2. La innovación y la mejora constante de SAP Business One

3. Solución escalable

4. La empresa no se adapta al software, si no el software se adapta a la empresa

5. Podemos elegir la opción que mejor se adapte a la empresa

Principales funcionalidades de SAP Business One

ü Gestión financiera: que permite mejorar los márgenes de ganancias, reducir los errores e impulsar una toma de decisiones más rentable.

Los sub módulos son:

· Contabilidad: Automatiza los procesos contables básicos, cuentas a cobrar y cuentas a pagar.

· Control: Permite gestionar el flujo de efectivo, seguimiento de activos, controlar los presupuestos y monitorear los costos de los proyectos con mayor precisión y eficiencia.

· Gestión de activos fijos: simplifica la gestión de los mismos con una función virtual, eliminando la necesidad del ingreso manual y repetitivo.

· Banca y conciliación: Agilización de los procesos, los resúmenes bancarios y los pagos a través de diversos métodos, incluidos los cheques, el efectivo y transferencias bancarias.

· Informes y análisis financiero: nos brinda la posibilidad de crear informes estándar o personalizados a partir de datos en tiempo real para mejorar la planificación del negocio y auditar los procesos de revisión.

ü Gestión de ventas y clientes: Mayor eficiencia en los procesos de ventas y ciclos de vida de los clientes, desde el primer contacto hasta la venta final, servicio de posventa y el soporte.

Los sub módulos son:

· Gestión de ventas y oportunidades: seguimiento en las oportunidades de ventas desde el inicio a fin.

· Gestión de campañas de marketing: crear, gestionar y analizar actividades de marketing de los clientes pata en crecimiento en las ventas y la rentabilidad.

· Gestión de clientes: Almacena todos los datos críticos de los clientes en un lugar sincronizado y gestionando los contactos de clientes almacenados en Microsoft Outlook.

· Gestión de servicios: Elabora y gestiona contratos de garantía y acuerdos de servicio de manera eficiente e ingresar y responder a las llamadas de servicio rápidamente.

· Informes y análisis: Sobre todos los procesos de ventas, desde las proyecciones hasta el seguimiento del pipeline, usando plantillas.

· Ventas móviles: Gran posibilidad para toda la organización de ventas que gestione información en cualquier lugar y en cualquier dispositivo móvil.

ü Control de compras e inventario: optimización en las prácticas de compras y controlar los costos gestionando el ciclo completo, desde la orden de pago, incluyendo recibos, facturas, devoluciones y pagos.

Los sub módulos son

· Compras: optimiza los procesos de compras como las solicitudes de requisición, la creación de órdenes de compras y recibos de bienes y gestión de devoluciones. Mejoras en la auditoria.

· Gestión de datos maestros: centraliza los procesos de compras en una interfaz de fácil utilización. Visualización de balance de cuenta, análisis de compras, detalles de información de compras de artículos con listas y precios e información de impuestos.

· Integración de depósito y contabilidad: sincronización en tiempo real de los recibos de bienes y los niveles de inventario en el depósito para realizar una planificación de compras con facilidad y crear la factura de cuentas por pagar a partir de una orden de compra o recibo de bienes.

· Cuentas por pagar: reduce costos y optimiza la cadena de suministro. Podemos procesas facturas, cancelarlas, planificar las necesidades de material y programar compras.

· Informes: generar informes en tiempo real visualizados en varios formatos de informes o tableros para obtener una visión general de lo que más importa en el negocio.

ü Business Intelligence: Podremos crear informas puntuales y precisos basados en datos de toda la empresa con herramientas analíticas y de generación de informes.

Las disponibles son las siguientes:

· Creación y personalización de informes

· Análisis interactivos

· Herramientas intuitivas

· Analíticas con métricas predefinidas

· Visualizaciones de datos poderosos

ü Analísticas e informes: permite empoderar a los empleados a tomar decisiones inteligentes y confiables con mayor rapidez.

Las disponibles son:

· Tableros e informes

· Analíticas en tiempo real

ü Funcionalidades específicas de la industria: permite aprovechar las funcionalidades ampliables específicas de la industria, las mejores prácticas y los procesos con herramientas diseñadas para pequeñas y medianas empresas.

Algunas de las principales funcionalidades específicas de la industria son las siguientes:

· Productos de consumo

· Manufactura

· Servicios profesionales

· Comercio minorista

· Distribución mayorista

ü Movilidad: gracias a las apps móviles de SAP Business One, obtendremos acceso inmediato a la información más relevante para ayudar a operar el negocio desde cualquier lugar y en cualquier momento.

· App móvil SAP Business One Sales: para las ventas en constante movimiento. Maneja leds, cuentas de clientes, permite ver el almacén y realizar pedidos.

· App móvil SAP Business One Service: permite trabajar de manera inteligente y rápida. Administra y resuelve los tickets de servicio fácilmente, sobre la marcha.

SAP Business One puede implementarse en la empresa de dos formas diferentes:

v En la nube o cloud

v On-premise

Ventajas de implementar SAP Business One en la nube

· Flexibilidad

· Escalabilidad

· Opciones de almacenamiento

· Accesibilidad

· Eficiencia

· Mejoras de servicio

· Seguridad de datos

· Ahorro de equipos

· Trabajo simplificado

· Actualizaciones regulares

· Mantenimiento

SAP Business One Hana vs SAP Business One SQL

Como mencionamos anteriormente cuando una pyme decide implementar SAP Business One puede utilizar a SAP HANA o Microsoft SQL como base de datos.

Con SAP Business One HANA, la empresa dispone de una solución accesible en cuanto a costos, diseñada para ofrecer más valor a medida que crezca el negocio

SAP HANA ofrece escalabilidad, fácil gestión de datos y rendimiento a medida que se incremente el número de usuarios que acceden al software simultáneamente. Así mismo cualquier empresa pequeña puede beneficiarse, especialmente aquellas que manejan grandes volúmenes de datos.

Las funcionalidades de SAP Business One HANA que no están presentes con SQL

o Datos analíticos sobre las transacciones realizadas en SAP Business One.

o Reportes predefinidos, como análisis de inventarios y estatus mensual de clientes

o Tiempo de respuesta con mayor rapidez

o Plataformas predefinidas, incluyendo aquellas con las soluciones de SAP Crystal Reports

o Búsqueda personalizada que facilita la ubicación de datos en SAP Business One

o Análisis interactivo a través de una interfaz con tablas dinámicas de Microsoft Excel

o Gestión de ciclo de vida, incluyendo una iniciación y duplicación del mecanismo, respaldo y recuperación, monitoreo y consola de administración.

o Funcionalidades añadidas para la aplicación móvil, incluyendo búsqueda empresarial integrada, disponibilidad de crear ordenes, flujo de efectivo y más.