✒️El sistema SAP Business One

SAP BUSINESS ONE

Plataforma de administración y gestión que ha sido diseñada especialmente para las pymes. Es una solución integrada de gestión empresarial, que permite la automatización de los procesos y que ofrece una visión veraz y unificada de la información empresarial actualizada y crítica que requieren las empresas en todas sus áreas funcionales.

SAP Business One representa una solución ERP pensada para las empresas de hoy, sometidas a un constante cambio. Se podría decir que es una manera accesible de gestionar toda la empresa: desde las finanzas y la contabilidad, las compras, el inventario, las ventas y relaciones con clientes y la gestión de proyectos, hasta las operaciones y los recursos humanos.

Es un sistema integrado de información que, mediante una base de datos centralizada, optimiza los procesos en tiempo real. Así, se agilizan los tiempos de respuesta para la toma de decisiones inteligentes, lo cual ayuda a la empresa a impulsar un crecimiento rentable.

Algunos números de SAP Business One:

- Actualmente se encuentra implementado en más de 65000 clientes en todo el mundo. SAP Business One contribuye con al menos la mitad de todas las adquisiciones de nuevos clientes para SAP en el mundo de las pymes con más de 1000 nuevos clientes cada trimestre, esto implica que SAP Business One tiene más de un millón de usuarios finales.

- Se encuentra implementado en empresas de más de 170 países.

- Se encuentra disponible en 28 idiomas.

- Posee 44 localizaciones y cuenta con asistencia multidivisa. Cuando hablamos de localizaciones nos referimos a que el sistema ha sido adaptado para un país en particular.

- Existen más de 500 complementos o Add-ons que pueden ser añadidos al sistema SAP Business One para mejorar o potencializar las capacidades del ERP.

Características de SAP Business One:

• Accesible en precio y con un costo de propiedad total reducido.
• Es una solución única capaz de satisfacer las necesidades de todos los departamentos de la empresa.
• Es fácil y sencillo de implementar en cualquier momento.
• Es potente y tiene un impacto directo en el crecimiento del negocio.
• Se puede implementar on-premise o en la nube.
• Posee las funcionalidades de Business intelligence integradas.
• Brinda la integración con la plataforma SAP HANA.

Historia de SAP Business One:

SAP adquiere SAP Business One en el año 2002 (antes Mehanel o Topmanage, diseñado por israelitas). A partir de ese momento al día de hoy SAP ha rediseñado por completo el sistema, existiendo diferentes versiones de SAP Business One, las más relevantes son:

- SAP Business One 10: lanzada en 2020. Se incorporaron mejoras del cliente web (basadas en SAP Fiori), mejoras en la impresión de documentos, mejoras en documentos de referencia, mejoras en el proceso de aprobación, el Diagrama de Gantt interactivo, la interfaz de usuario mejorada, la integración de Microsoft Office 365, la nueva localización del Reino Unido (Brexit) y las siguientes funcionalidades solo disponibles para SAP HANA: nuevo estilo de máscara, mejoras de la plataforma, IU de configuración de la capa de servicio y el soporte SLES 15.

- SAP Business One 9.3: lanzada en 2017. Se incorporaron mejoras de producción, mejoras de gestión de proyectos, características de RMA (gestión de autorización de devolución de mercancía), mejoras de usabilidad (menú CRM unificación de preferencia de usuario).

- SAP Business One 9.2: lanzada en 2016. Se incorpora la gestión de proyectos, el acceso al navegador y las siguientes funcionalidades solo disponibles para SAP HANA: MRP(pronósticos inteligentes), recomendación de artículos, Customer 360 y la aplicación de venta móvil.

- SAP Business One 9.1: lanzada en 2014. Incorpora el módulo de recursos y las sucursales.

- SAP Business One 8.82: lanzada en 2012. Incorpora el Single sign-on (inicio de sesión único), las bin locations y el cliente de 64 bits.

- SAP Business One 8.81: lanzada en 2011. Se incorporan mejoras de usabilidad, el soporte para SAP HANA y el cockpit (cabina de mando).

- SAP Business One 8.8: lanzada en 2010. Incorpora la integración con Crystal Reports (aplicación que pertenece a la Suite BO, adquirida por SAP) y el código unificado.

- SAP Business One 2007: lanzada en 2008. Se incorpora un nuevo motor de reconciliación.

- SAP Business One 2005: lanzada en 2006. Incorpora mejoras en la usabilidad y en reporting (identificación de las actividades de gestión y ejecución de listados de documentos o datos maestros).

- SAP Business One 2004: lanzada en 2004. Primera versión global lanzada por SAP.

Beneficios de usar SAP Business One:

• Información centralizada y accesible: compras, ventas, clientes, contabilidad, nivel de inventario y las operaciones realizadas son algunos de los ejemplos de actividades que se integran en un sistema único, aunando datos y haciéndolos más accesibles. Con ellos evitamos pérdidas y duplicación de información, reduciendo los costos derivados de errores de gestión de la misma. Las herramientas tecnológicas de business intelligence y analíticas suponen un valor añadido a este ERP accesible para las pymes.
• Interfaz sencilla, intuitiva y adaptable: al ser un programa totalmente enfocado en la pequeña y mediana empresa, SAP Business One está perfectamente adaptado y optimizado para las demandas de este nicho. Y es que, si las pymes demandan soluciones rápidas y sencillas, SAP Business One está ahí para ofrecérselas. Por ello, pone a disposición del usuario una gran variedad de herramientas fáciles de usar para generar análisis lo más completos posibles, permitiendo su exportación en Word, Excel, PDF, etc. El objetivo es ofrecer la mejor experiencia de usuario posible sin recurrir a estructuras complejas y difícilmente entendibles. Su instalación es rápida y su interfaz es libremente personalizable por el usuario.
• Mejora el servicio al cliente: al unificar todos los datos en una misma plataforma, no sólo se reducen los costos de gestión, sino también se mejora el servicio al cliente. ¿Cómo? El proceso de análisis de datos es más rápido y accesible, permitiéndonos encontrar más fácilmente puntos en los que no se rinde al potencial óptimo o deseado. Corregir errores supone mejorar nuestro servicio.
• Mayor flexibilidad del tiempo: aunque sea una ventaja indirecta, este sistema supone una optimización de las tareas, reduciendo así el tiempo empleado en cada una de ellas. Esto se traduce en un mayor tiempo disponible para ser empleado en la toma de decisiones.
• Accesibilidad desde cualquier dispositivo móvil: SAP Business One también está optimizado para móviles y tablets mediante su app. Esto brinda un punto a su favor en cuanto a movilidad se refiera si nos encontramos de viaje o fuera de nuestro lugar de trabajo y necesitamos acceder a datos de la empresa o realizar análisis.
• Eficacia en tiempo real: todos los datos están actualizados, lo cual nos permite saber a tiempo real cuando un producto es entregado o una factura es recibida. Esto se traduce en menos costos de coordinación y una mejora en la gestión de operaciones. El fácil acceso a la información en tiempo real en todo el sistema ayuda a la empresa a identificar nuevas oportunidades de ventas.
• Reducción de los costos: con SAP Business One evitamos las actualizaciones y las personalizaciones costosas para conservar la compatibilidad del sistema al añadir funciones nuevas.
• Incrementa el activo de la empresa: potencia el prestigio de la empresa, implementando las más avanzadas y modernas herramientas tecnológicas. Todos los analistas y expertos coinciden en que las mejores empresas utilizan SAP.

Razones para implementar SAP Business One:

• SAP Business One fue diseñado por SAP específicamente para solucionar los requerimientos de empresas pequeñas y medianas en crecimiento. Algunos de los problemas comunes que las pymes experimentan y que con este sistema ERP se pueden solucionar son

- La dificultad para acceder a información exacta, relevante y en tiempo real, para saber más sobre el desempeño del negocio.

- La falta de comunicación entre departamentos debido al uso de varios sistemas.

- Los procesos ineficientes y prolongados que restan la motivación de los empleados para sobresalir en sus funciones.

- Los sistemas complejos que no tienen integración entre ellos, generando procesos largos y dolorosos, en lugar de procesos rápidos, automatizados y racionales.

- La falta de flexibilidad para trabajar en forma remota, sin oportunidad de llevar a cabo actualizaciones sin tener que estar en la organización.

- La imposibilidad de toma de mejores y más rápidas decisiones por no contar con información en tiempo real.

• La innovación y la mejora constante de SAP Business One: SAP está constantemente desarrollando e invirtiendo en nuevas características del software para dar a los usuarios la mejor experiencia y más resultados para la organización. Junto con cada nueva versión del sistema se agregan muchas mejoras a las funcionalidades ya existentes.
• Solución escalable: esto quiere decir que la empresa no estará abarcando más de lo que pueda manejar y una vez que la misma haya crecido, el sistema podrá proporcionarle el marco de referencia para un negocio aún más grande.
• La empresa no se adapta al software, el software se adapta a la empresa: las empresas requieren simplificar sus procesos y hacerlos más eficientes. Existen procesos que son iguales en todas empresas, pero dentro de ellos hay pasos que cada empresa realiza de forma diferente y aquí es donde SAP Business One se adapta a cada uno de ellos para agilizar y optimizar materiales y tiempo.
• Podemos elegir la opción que mejor se adapte a la empresa: existe la posibilidad de implementar el sistema SAP Business One on-premise(utilizando las instalaciones e infraestructura disponibles en la empresa cliente), en la nube(los servicios son consumidos a través de la web) o de manera híbrida (una parte de los servicios se encuentran instalados en la empresa y otra parte se consumen desde la nube).

Las principales funcionalidades de SAP Business One:

• Gestión financiera: permite mejorar los márgenes de ganancias, reducir los errores e impulsar una toma de decisiones más rentable con un conjunto completo de herramientas para operaciones financieras optimizadas.

Los submódulos que componen la gestión financiera son:

- Contabilidad: automatiza la gestión de todos los procesos contables básicos, como asientos en el libro diario, cuentas a cobrar y cuentas a pagar.

- Control: permite gestionar el flujo de efectivo, hacer un seguimiento de los activos fijos, controlar los presupuestos y monitorear los costos de los proyectos con mayor precisión y eficiencia.

- Gestión de activos fijos: simplifica la gestión de los activos fijos con una función virtual, eliminando la necesidad del ingreso de datos manual y repetitivo.

- Banca y conciliación: permite procesar de forma más rápida las conciliaciones, los resúmenes bancarios y los pagos a través de diversos métodos, incluidos los cheques, el efectivo y las transferencias bancarias.

- Informes y análisis financieros: nos brinda la posibilidad de crear informes estándar o personalizados a partir de datos en tiempo real para mejorar la planificación del negocio y auditar los procesos de revisión.

• Gestión de ventas y clientes: permite supervisar con mayor eficiencia todo el proceso de ventas y los ciclos de vida de los clientes, desde el contacto inicial hasta la venta final, el servicio posventa y el soporte.

Los submódulos que componen la gestión de ventas y clientes son:

- Gestión de ventas y oportunidades: permite realizar un seguimiento de todas las oportunidades de ventas y conducir las actividades a lo largo de todo el ciclo de ventas, desde el primer contacto hasta el cierre del trato.

- Gestión de campañas de marketing: podremos crear, gestionar y analizar las actividades de marketing para convertir a los prospectos en clientes y hacer crecer las ventas y la rentabilidad.

- Gestión de clientes: almacena todos los datos críticos de clientes en un lugar sincronizando y gestionando los contactos de clientes almacenados en Microsoft Outlook.

- Gestión de servicios: permite la elaboración y gestión de contratos de garantía y acuerdos de servicio de manera eficiente e ingresar y responder a las llamadas de servicio rápidamente.

- Informes y análisis: podremos diseñar informes detallados sobre todos los aspectos del proceso de ventas, desde las proyecciones hasta el seguimiento del pipeline, usando plantillas.

- Ventas móviles: brinda la posibilidad de empoderar a toda la organización de ventas para gestionar información sobre la marcha en cualquier momento, lugar y desde cualquier dispositivo móvil.

• Control de compras e inventario: podremos optimizar las prácticas de compras y controlar los costos gestionando el ciclo completo desde la orden al pago, incluyendo recibos, facturas, devoluciones y pagos.

Los submódulos que componen el control de compras e inventarios son:

- Compras: permite optimizar los procesos de compras como las solicitudes de requisición, la creación de órdenes de compra y recibos de bienes y la gestión de devoluciones. Mejora las auditorías emparejando documentos, visualizando rastros de información y gestionando múltiples divisas.

- Gestión de datos maestros: centraliza los procesos de compras gestionando los datos detallados en una interfaz fácil de usar. Podremos ver el balance de cuenta y los análisis de compra al tiempo que tendremos la posibilidad de mantener una detallada información de compra de artículos con listas de precios e información de impuestos.

- Integración de depósitos y contabilidad: podremos beneficiarnos de la sincronización en tiempo real de los recibos de bienes y los niveles de inventario en el depósito para realizar la planificación de compras con facilidad y crear automáticamente una factura de cuentas por pagar a partir de una orden de compra o un recibo de bienes.

- Cuentas por pagar: reduce los costos y optimiza las relaciones de cadena de suministro. Nos permite procesar las facturas de cuentas por pagar, las cancelaciones y los memorandos de crédito con una referencia de orden de compra, planificar las necesidades de material y programar las compras en consecuencia.

- Informes: podremos generar informes integrados con datos en tiempo real y mostrarlos en varios formatos de informes o tableros para obtener una visión general de qué es lo que más importa del negocio, ya sea que estemos utilizando un dispositivo de escritorio o móvil.

• Business Intelligence: podremos crear informes puntuales y precisos basados en datos de toda la empresa con herramientas analíticas y de generación de informes.

Las herramientas de Business Intelligence son:

- Creación y personalización de informes: podremos acceder a los datos de múltiples fuentes, generar nuevos informes y personalizar los existentes en una variedad de diseños con mínimos gastos generales de TI.

- Análisis interactivos: permite ver el negocio desde una variedad de perspectivas usando SAP Business One integrado con las funcionalidades estándar de Microsoft Excel.

- Herramientas intuitivas: nos brinda la posibilidad de obtener información estratégica más rápido con la capacidad para arrastrar, relacionar y desglosar datos y usar ayuda para la búsqueda y alertas basadas en el flujo de trabajo.

- Analíticas con métricas predefinidas: permite mejorar drásticamente la visibilidad del saldo de caja y el rendimiento de las ventas con analíticas e indicadores clave de rendimiento predefinidos.

- Visualizaciones de datos poderosas: podremos tomar mejores decisiones optimizando los informes con visualizaciones poderosas.

• Analíticas e informes: permite empoderar a los empleados para que tomen decisiones inteligentes y confiables con mayor rapidez capturando toda la información crítica y poniéndola a disposición de toda la empresa al instante.

Las herramientas de analíticas e informes son:

- Tableros e informes: podremos diseñar tableros e informes intuitivos e interactivos que respondan a las preguntas más apremiantes. Los gerentes también pueden realizar un seguimiento preciso de los ingresos, los costos y el flujo de efectivo, evaluar el rendimiento y tomar medidas correctivas rápidamente.

- Analíticas en tiempo real: brinda la posibilidad de acceder a la información con mayor rapidez y evaluarla con analíticas poderosas en tiempo real. Con SAP Business One se puede simplificar la búsqueda de datos y la creación on-demand de informes estándar.

• Funcionalidades específicas de la industria: permite aprovechar las funcionalidades ampliables específicas de la industria, las mejores prácticas y los procesos con herramientas diseñadas para pequeñas y medianas empresas.

Algunas de las principales funcionalidades específicas de la industria son:

- Productos de consumo: permite alinear cada aspecto de las operaciones con las necesidades de los consumidores modernos. Podemos anticipar, planificar y gestionar la demanda para brindar los bienes de consumo y productos que los compradores ansían.

- Manufactura: permite satisfacer la demanda de los clientes y desarrollar nuevos flujos de ingresos reduciendo los costos de la cadena de suministro, acelerando la obtención de ingresos, reduciendo los tiempos de los ciclos y minimizando los desperdicios y la repetición de tareas.

- Servicios profesionales: brinda servicios coherentes y de alto valor estableciendo un proceso repetitivo para la prestación de servicios al tiempo que mejora la planificación de recursos, la gestión de proyectos y la facturación.

- Comercio minorista: brinda a los consumidores los productos, la información y las experiencias personalizadas que desean. Permite aprovechar la información estratégica sobre clientes y puntos de venta en tiempo real y optimizar operaciones de punta a punta.

- Distribución mayorista: permite responder a la demanda de clientes y proveedores con procesos flexibles y totalmente integrados. Mejora todo el negocio, desde la planificación hasta la gestión del inventario y de la cadena de suministro.

• Movilidad: mediante las apps móviles de SAP Business One obtendremos acceso inmediato a la información más relevante para ayudar a operar el negocio desde cualquier lugar y en cualquier momento.

Las apps que tendremos disponibles son las siguientes:

- App móvil de SAP Business One sales: diseñada para equipos de ventas en constante movimiento. Maneja leads (hace referencia a aquellos contactos que nos han dejado sus datos a través de una de nuestras landing pages a cambio de contenido de su interés), cuentas de clientes, permite ver el almacén y realizar pedidos.

- App móvil SAP Business One service: permite trabajar de manera más inteligente y rápida. Administra y resuelve los tickets de servicio fácilmente, sobre la marcha.

Las opciones de implementaciones de SAP Business One

SAP Business One puede implementarse de dos formas diferentes:

1. En la nube o cloud: donde toda la infraestructura y los servicios los pone SAP o un partner y el cliente solamente consume este servicio. SAP Business One cloud tiene una tarifa de licencia mensual para la empresa que lo implementa. La gran ventaja tiene que ver con la posibilidad de extender sus funcionalidades en el momento y lugar en que el negocio crezca, sin la intervención del departamento de TI de la empresa.
2. On-premise: utilizando las instalaciones e infraestructura de la empresa cliente. Mediante la implementación on-premise la empresa obtiene el control directos de sus datos del ERP. La gran desventaja tiene que ver con que la empresa que lo implementa necesita contar con los recursos humanos y el hardware necesario para llevar a cabo la implementación.

Ventajas de implementar SAP Business One en la nube

1. Flexibilidad: la flexibilidad en la nube permite escalar los servicios para adaptarlos a las necesidades, personalizar SAP Business One a conveniencia de la empresa y acceder a sus servicios desde cualquier lugar con conexión a internet.
2. Escalabilidad: la infraestructura de la nube permite aumentar las cargas de trabajo según se vaya necesitando, de tal forma que la empresa siempre tenga la capacidad de mantener la operación sin interrupción.
3. Opciones de almacenamiento: las ofertas de almacenamiento en la nube brindan opciones que se adaptan a las posibilidades y necesidades tanto de capacidad, almacenamiento, seguridad y presupuesto como de otras consideraciones. Entre las opciones de almacenamiento están la nube pública, la privada y la híbrida.
4. Accesibilidad: las aplicaciones y los datos basados en la nube son accesibles desde prácticamente cualquier dispositivo conectado a internet, por lo que la empresa siempre tendrá su información disponible para cuando la necesite, ya sea para revisar el estado real de la empresa o para tomar una decisión importante sustentada en datos actualizados.
5. Eficiencia: con acceso a los datos vitales de la empresa en tiempo real, la empresa tendrá la capacidad de responder ante las emergencias, tomar decisiones correctas e informadas y acceder fácilmente desde cualquier lugar para lograr una eficiencia extraordinaria en la gestión de la empresa.
6. Mejoras al servicio: implementar SAP Business One en la nube permite mantener actualizados los inventarios, los estatus de las oportunidades de venta y la relación con los clientes y proveedores, de tal forma que la empresa puede anticiparse a los requerimientos de los clientes y satisfacer sus necesidades.
7. Seguridad de datos: se pueden mantener los datos seguros ya que las fallas en el hardware no afectarán a la base de datos ni a la configuración del sistema ERP, por lo que los datos siempre estarán disponibles.
8. Ahorro en equipos: trabajar con SAP Business One en la nube hace que la empresa ahorre en el costo de los servidores físicos, por lo que puede invertir en otro tipo de infraestructura como equipos de cómputo más actualizados.
9. Trabajo simplificado: trabajar en la nube simplifica el trabajo, pues la información de distintas áreas de la empresa se mantiene integrada en un mismo sistema y la creación de reportes se vuelve mucho más sencilla.
10. Actualizaciones regulares: los proveedores de servicios actualizan regularmente las ofertas para otorgar a los usuarios la tecnología más actualizada.
11. Mantenimiento: trabajando en la nube con un sistema ERP la empresa se olvida del mantenimiento de los servidores físicos y de invertir en un equipo de TI que se mantenga al tanto de ese tipo de tareas.

- Una razón extra, a las mencionadas anteriormente, para trabajar con SAP Business One en la nube tiene que ver con el medio ambiente. Mantener un centro de cómputos de una empresa requiere, a parte de invertir mucho capital en la compra de hardware y software necesarios, también invertir dinero en el consumo eléctrico y como se sabe eso impacta en el medio directamente en el medio ambiente, por lo tanto implementando el sistema SAP Business One en la nube estaremos contribuyendo con no dañar el medio ambiente.

SAP Business One HANA vs SAP Business One SQL

Tal como se mencionó anteriormente cuando una pyme decide implementar SAP Business One puede optar entre utilizar a SAP HANA o Microsoft SQL como base de datos.

Con SAP Business One HANA la empresa dispone de una solución accesible en cuanto a costos, que está diseñada para ofrecer más valor a medida que crezca el negocio.

La plataforma SAP HANA se ha diseñado para ofrecer escalabilidad, gestionar fácilmente más datos y proporcionar un rendimiento todavía mejor a medida que se incremente el número de usuarios que acceden al software simultáneamente.

Cualquier empresa pequeña puede beneficiarse de utilizar esta solución, especialmente aquellas que operan en industrias que manejan grandes volúmenes de datos.

Con esta solución, SAP está logrando que la tecnología de almacenamiento esté disponible a todos los negocios, incluyendo los pequeños, a un precio razonable.

Veamos algunas funcionalidades adicionales que ofrece SAP Business One en su versión para SAP HANA:

• Datos analíticos sobre transacciones realizadas en SAP Business One.
• Reportes predefinidos, como análisis de inventario y estatus mensual de clientes.
• Todas las funcionalidades de SAP Business One con un tiempo de respuesta de mayor rapidez.
• Plataformas predefinidas, incluyendo aquellas con las soluciones en SAP Crystal Reports.
• Búsqueda personalizada que facilita la ubicación de datos en SAP Business One.
• Análisis interactivo a través de una interface con tablas dinámicas de Microsoft Excel.
• Gestión del ciclo de vida, incluyendo una inicialización y duplicación del mecanismo, respaldo y recuperación, monitoreo y consola de administración.
• Funcionalidades añadidas para la aplicación móvil de SAP Business One, incluyendo búsqueda empresarial integrada, disponibilidad al crear órdenes, flujo de efectivo y más.

Los costos de SAP Business One HANA vs SQL:

Si hablamos de costos entre SAP Business One HANA vs SQL podemos decir que, actualmente, los usuarios necesitan comprar sus licencias correspondientes, ya sea que utilicen SAP HANA o Microsoft SQL y el costo de ambas es similar para SAP Business One. La única diferencia entre los costos asociados a SAP Business One HANA respecto de SQL tiene que ver con que los requerimientos de hardware para SAP HANA son un poco superiores en comparación con la versión SQL.

Para SAP Business One en la nube, la suscripción mensual que pagan las empresas no es diferente entre la versión de SAP HANA o la de SQL.

Beneficios de SAP Business One HANA:

• Búsquedas rápidas en los datos de la aplicación, para ofrecer las respuestas que la empresa necesita de forma inmediata y poder tomar decisiones más rápidas y efectivas.
• Generación de reportes en tiempo real y que cumplan con los datos requeridos sin la asistencia de otros departamentos.
• Revoluciona todos los informes empresariales críticos con un solo clic.
• Procesos de transacciones rápidas que permiten a las personas encontrar la información que necesitan, cuando la necesitan.
• El retorno de inversión ROI es mayor al tomar mejores decisiones.