✒️SAP / El sistema SAP Business One Por Adriana Lucuara Arenas

1. Definición SAP Business One (pequeñas empresas)

• Plataforma de administración y gestión diseñada para las Pymes.
• Solución integrada de gestión empresarial que permite:

1. Automatización de procesos
2. Visión veraz y unificada de la información empresarial (actualizada y crítica) para toma de decisiones.

1.1. Los números de SAP Business One

• Implementado en más de 65000 clientes en todo el mundo, más de 170 países
• Disponible en 28 idiomas.
• 44 Localizaciones: el sistema ha sido adaptado para un país particular.
• Más de 500 complementos o Add-ons (ej. software de punto de venta) añadidos a SAP Business One para mejorar funcionalidades.

1.2. Características de SAP Business One

• Accesible: bajo costo total de propiedad
• Solución única para satisfacer necesidades de los departamentos de la empresa.
• Implementación fácil y rápida en cualquier momento, on-premise o en la nube.
• Es potente y tiene impacto directo en el crecimiento.
• Funcionalidades de Business intelligence integradas.
• Integración con la plataforma SAP HANA.

1.3. Historia de SAP Business One

• 2002 SAP adquiere SAP Business One a israelitas (Mehanel o Topmanage)
• Rediseña constantemente este sistema (producto más vendido)
• Versiones:

1. Año 2020 SAP Business One 10: mejoras del cliente web (basadas en SAP Fiori) mejoras impresión de documentos, mejoras en documentos de referencia, en proceso de aprobación el diagrama de Gantt interactivo (gestión de proyectos), la interfaz de usuario mejorada, la integración de Microsoft Office 365, la nueva localización del Reino Unido (Brexit) y las funciones solo disponibles para SAP HANA: nuevo estilo de máscara, mejoras de la plataforma, IU de configuración de la capa de servicio y soporte SLED 15 (sistema operativo basada en Linux).
2. Año 2017 SAP Business One 9.3: mejoras de producción, mejoras de gestión de proyectos, características de RMA (gestión de autorización devolución de mercancía), mejoras de usabilidad (menú CRM unificación de preferencia de usuario).
3. Año 2016 SAP Business One 9.2.: incorpora gestión de proyectos, acceso al navegador, funcionalidades solo disponibles para SAP HANA: MRP (pronósticos inteligentes), recomendación de artículos, Customer 360 y la aplicación de venta móvil.
4. Año 2014 SAP Business One 9.1.: se incorpora el módulo de recursos y las sucursales.
5. Año 2012 SAP Business One 8.82.: incorora single sign-on, las bin locations y el cliente de 64 bits.
6. Año 2011 SAP Business One 8.81: mejoras de usabilidad, el soporte para SAP HANA y el cockpit.(lugar donde se puede manejar todo el sistema).
7. Año 2010 SAP Business One 8.8: integración con Crystal Reports y el código unificado.
8. Año 2007 SAP Business One: nuevo motor de reconciliación,
9. Año 2005 SAP Business One: mejoras en la usabilidad y en reporting.
10. Año 2004 SAP Business One: primera versión global lanzada por SAP.

1.4. Interfaz de usuario de SAP Business One

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2. Beneficios de utilizar SAP Business One

• Información centralizada y accesible: valor añadido por las herramientas de Business intelligence y analíticas.
• Interfaz sencilla, intuitiva y adaptable: adaptado para la demandas de las PYMES, el usuario tiene gran variedad de herramientas para generar análisis lo más completos posibles, exportándolos a Word, Excel, PDF, etc. Instalación rápida y su interfaz personalizable al usuario.
• Mejora el servicio al cliente: todos los datos en la misma plataforma, más rápido y accesible el proceso de análisis de datos y corregir errores.
• Mayor flexibilidad de tiempo: optimización de tareas y mayor tiempo toma de decisiones
• Accesibilidad desde cualquier dispositivo móvil: mediante la app
• Eficacia en tiempo real: datos actualizados, identificando oportunidades de venta.
• Reducción de costos: evitar actualizaciones y personalizaciones costosas.
• Incrementa el activo de la empresa

3. Razones para implementar SAP Business One

1. Diseñado para Pymes en crecimiento: acceder a información veraz en tiempo real, comunicación asertiva entre departamentos, procesos eficientes y rápidos, sistemas integrados y automatizados, flexibilidad para trabajar remotamente y fáciles actualizaciones, mejor proceso de toma de decisiones.
2. La innovación y la mejora constante de SAP Business One: nuevas características del software, mejoras en las funcionalidad existentes y nuevas funcionalidades.
3. Solución escalable: la empresa abarcara lo que pueda manejar y a medida que crezca el sistema le ayuda como marco de referencia para su nuevo negocio.
4. La empresa no se adapta al software, si que que el software se adapta a la empresa.
5. Podemos elegir la opción que mejor se adapte a la empresa: on-premise (usando las instalaciones e infraestructura disponibles en la empresa cliente. En la nube (consumir los servicios del sistema a través de la web). Hibrida (parte de los servicios se encuentran instalados en la empresas y la otra parte se consumen desde la nube).

• Gestión de base de datos: cuando se implementa SAP Business One se puede optar por SAP HANA o Microsoft SQL.

4. Principales funcionalidad de SAP Business One

• Gestión financiera: submódulos: contabilidad (asientos en el libro diario, cxc, cxp), control (flujo de efectivo, activos fijos, controlar presupuesto y monitorear costos de los proyectos), gestión de activos fijos, banca y conciliaciones, informes y análisis financieros.
• Gestión de ventas y clientes: submódulos: gestión de ventas y oportunidades, gestión de campañas de marketing, gestión de clientes, gestión de servicios, informes y análisis, ventas móviles.
• Control de comprar e inventarios: submódulos: compras, gestión de datos maestros, integración de depósitos y contabilidad, cuentas por pagar, informes.
• Business Intelligence: crear informes puntuales y precisos basados en datos con herramientas analíticas y de generación de informes. Herramientas: creación y personalización de informes, análisis interactivos (excel), herramientas intuitivas, analíticas con métricas predefinidas, visualizaciones de datos poderosas.
• Analíticas e informes: herramientas: tableros e informes, analíticas en tiempo real.
• Funcionalidades específicas de la industria como: productos de consumo, manufactura, servicios profesionales, comercio minorista, distribución mayorista.
• Movilidad: apps disponibles: App Móvil SAP Business One sales (equipos de ventas), App móvil SAP Business One Service.

5. Opciones de implementación de SAP Business One

1. En la nube o cloud

• Infraestructura y servicios los pone SAP o un partner de SAP y el cliente solamente consume este servicio.
• Tarifa de licencia mensual
• ventaja: extender funcionalidades en el momento que lo requiera la empresa.

Ventajas:

• Flexibilidad: escalar los servicios para adaptarlos a las necesidades y personalizar SAP, acceso desde cualquier lugar con conexión a internet.
• Escalabilidad: la infraestructura de la nube permite aumentar las cargas de trabajo cuando se necesite sin interrupción.
• Opcione de almacenamiento: nube pública, nube privada y la híbrida.
• Accesibilidad: desde cualquier dispositivo conectado a internet.
• Eficiencia: tomar decisiones correctas, respuesta ante emergencias, acceso fácil.
• Mejoras al servicio: mantener actualizados la información de la empresa.
• Seguridad de datos: fallas no afecta a la base de datos y ala configuración del ERP.
• Ahorro en equipos: ahorre costo de los servidores
• Trabajo simplificado: información integrada y creación de reportes sencilla
• Actualizaciones regulares
• Mantenimiento: ahorro mantenimiento servidores e invertir en equipo de TI.

2. On-premise

• Instalaciones e infraestructura de la empresa cliente.
• la empresa obtiene el control directo de sus datos del ERP.
• Desventaja necesita contar con los recursos humanos y el hardware para la implementación.

6. SAP Business One Hana vs SAP Business One SQL

SAP HANA

• Solución accesible en cuanto a costos con posibilidad de ser ampliada a medida que crezca la empresa.
• Escalabilidad, gestionar facilmente los datos

Microsoft SQL