✒️SAP / El sistema SAP Business One Por Andrea Campero Pérez

El sistema SAP Business One

Es una plataforma y gestión que ha sido diseñada especialmente para las pymes.

Es una solución integrada de gestión empresarial, que permite la automatización de los procesos y que ofrece una visión veraz y unificada de la información empresarial actualizada y crítica que requieren las empresas en tosas sus áreas funcionales.

Representa una solución ERP pensada para las empresas sometidas a un constante cambio. Es una manera accesible de gestionar toda la empresa.

Es un sistema integrado de información que mediante una base de datos centralizada, optimiza los procesos en tiempo real.

Los números de SAP Business One

• Actualmente se encuentra implementado en más de 65,000 clientes en todo el mundo.
• Se encuentra implementado en empresas de más de 170 países.
• Se encuentra disponible en 28 idiomas
• Posee 44 localizaciones y cuenta con asistencia multidivisa.
• Existen más de 500 complemento que pueden ser añadidos al sistema para mejorar las capacidades del ERP.

Las características de SAP Business One

• Tiene un precio accesible y tiene un costo de propiedad total reducido.
• Es una solución única capaz de satisfacer las necesidades de todos los departamentos de la empresa
• Es fácil de implementar en cualquier momento
• Es potente y tiene un impacto directo en el crecimiento del negocio
• Se puede implementar on-premise o en la nube
• Posee las funcionalidades de Business Intelligence integradas
• Brinda la integración con la plataforma SAP HANA

Un poco de la historia de SAP Business One

SAP adquiere SAP Business One en el año 2002, anteriormente el producto se llamaba Mehanel o Topmanage en inglés debido a que sus diseñadores eran israelitas.

Existen difrerentes versiones de SAP Business One, cada una con su particularidad:

°SAP Business One 10:

Lanzado en el 2020. Aquí se incorporan mejoras del cliente web, mejoras en la impresión de documentos, mejoras en documentos de referencia, mejoras en el proceso de aprobación, el Diagrama de Gantt interactivo, la interfaz de usuario mejorada, la integración de Microsoft Office 365 y las siguientes funcionalidades solo para SAP HANA: nuevo estilo de máscara, mejoras de la plataforma, IU de configuración de la capa de servicio y el soporte SLES 15.

°SAP Business One 9.3

Lanzado al mercado en el 2017, se incorporan mejoras de producción, mejoras de gestión de proyectos, características de RMA (Gestión de autorización de devolución de mercancía), mejoras de usabilidad.

°SAP Business One 9.2

Lanzado en el 2016, se incorpora la gestión de proyectos, el acceso al navegador y las siguientes funcionalidades solo para SAP HANA: MRP (pronósticos inteligentes), recomendación de artículos, Costumer 360 y la aplicación de venta móvil.

°SAP Business One 9.1

Lanzado en 2014, se incorpora el módulo de recursos y las sucursales.

°SAP Business One 8.82

Lanzado en 2012, incorpora el Single sign-on, las bin locations y el cliente de 64 bits.

°SAP Business One 8.81

Lanzada en 2011, se incorporan mejoras de usabilidad, el soporte para SAP HANA y el cockpit.

°SAP Business One 8.8

Lanzado en 2010, se incorpora la integración con Crystal Reports y el código unificado

°SAP Business One 2007

Lanzado en el 2008, se incorpora un nuevo motor de reconciliación

°SAP Business One 2005

Lanzado en 2006, se incorporan mejoras en la usabilidad y en el reporting

°SAP Business One 2004

Lanzado en el 2004, es la primera versión global lanzada por SAP.

La interfaz de usuario de SAP Business One

SAP Business One proporciona todas las funciones necesarias para gestionar la empresa de manera eficaz, simplificando los procesos como la creación automática de órdenes de producción o la creación de solicitudes de pedido.

Es posible analizar y controlar el rendimiento de los procesos del negocio mediante la utilización de los indicadores y de los tableros de control de análisis adecuados, también es posible detectar los puntos críticos y los procesos relacionados.

Ofrece un mejor servicio a los clientes accediendo a la información de forma rápida utilizando inclusive los dispositivos móviles.

Los beneficios de utilizar SAP Business One

• Información centralizada y accesible
• Interfaz sencilla, intuitiva y adaptable
• Mejora el servicio al cliente
• Mayor flexibilidad del tiempo
• Accesibilidad desde cualquier dispositivo móvil
• Eficacia en tiempo real
• Reducción de los costos
• Incrementa el activo de la empresa

Las razones para implementar SAP Business One

1.-Diseñado para pymes en crecimiento

Creado para solucionar los requerimientos de empresas pequeñas y medianas.

2.-La innovación y la mejora constante de SAP Business One

Está en constante desarrollo e invirtiendo en nuevas características del software para dar a los usuarios la mejor experiencia y más resultados para la organización.

3.-Solución escalable

La empresa no estará abarcando más de lo que pueda manejar y una vez que haya crecido, el sistema podrá proporcionarle el marco de referencia para un negocio aún más grande.

4.- La empresa no se adapta al software, sino que el software se adapta a la empresa

5.- Podemos elegir la opción que mejor se adapte a la empresa

Las principales funcionalidades de SAP Business One

1.-Gestión financiera

Permite mejoras de los márgenes de ganancias, reducir los errores e impulsar una toma de decisiones más rentable.

Sus sub módulos son:

• Contabilidad
• Control
• Gestión de activos fijos
• Banca y conciliación
• Informes y análisis financieros

2.-Gestión de ventas y clientes

Permite supervisar todo el proceso de ventas y los ciclos de vida de los clientes.

Sus sub módulos son:

• Gestión de ventas y oportunidades
• Gestión de campañas de marketing
• Gestión de clientes
• Gestión de servicios
• Informes y análisis
• Ventas móviles

3.-Control de compras e inventario

Optimizamos las prácticas de compra y controlar los costos gestionando el ciclo completo.

Sus sub módulos son:

• Compras
• Gestión de datos maestros
• Integración de depósitos y contabilidad
• Cuentas por pagar
• Informes

4.-Business Intelligence

Podremos crear informes puntuales y precisos basados en daros de toda la empresa con herramientas analíticas.

Las herramientas de Business Intelligence disponibles son las siguientes:

• Creación y personalización de informes
• Análisis interactivos
• Herramientas intuitivas
• Analíticas con métricas predefinidas
• Visualizaciones de datos poderosas

5.- Analíticas e informes

Permite empoderar a los empleados para que tomen decisiones inteligentes y confiables con mayor rapidez, capturando información crítica y poniéndola a la disposición de toda la empresa.

Las herramientas que tendremos disponibles son:

• Tableros e informes
• Analíticas en tiempo real

6.-Funcionalidades específicas de la industria

Permite aprovechar las funcionalidades ampliables específicas de la industria, las mejores prácticas y los procesos con herramientas diseñadas para para pequeñas y medianas empresas.

Algunas de sus funcionalidades específicas son:

• Productos de consumo
• Manufactura
• Servicios personales
• Comercio minorista
• Distribución mayorista

7.-Movilidad

Mediante las apps de SAP Business One obtendremos acceso inmediato a la información más relevante para ayudar a operar el negocio desde cualquier lugar.

Las apps que tendremos disponibles son las siguientes:

• App móvil SAP Business One Sales
• App móvil SAP Business One Service

Las opciones de implementación de SAP Business One

SAP Business One puede implementarse de dos maneras diferentes:

°En la nube o Cloud:

Tiene una tarifa de licencia mensual para la empresa que lo implementa. Tiene la posibilidad de extender sus funcionalidades en el momento y lugar en que el negocio crezca, sin la intervención del departamento de TI de la empresa.

°On-premise

La empresa obtiene el control directo de sus datos del ERP. La desventaja es que la empresa necesita contar con los recursos humanos y el hardware necesario para llevar a cabo la implementación.

Las ventajas de implementar SAP Business One en la nube

1. Flexibilidad
2. Escalabilidad
3. Opciones de almacenamiento
4. Accesibilidad
5. Eficiencia
6. Mejoras al servicio
7. Seguridad de datos
8. Ahorro en equipos
9. Trabajo simplificado
10. Actualizaciones regulares
11. Mantenimiento

SAP Business One HANA vs SAP Business One SQL

Con SAP Business One HANA la empresa dispone de una solución accesible en cuanto a costos.

La plataforma SAP HANA se diseñó para ofrecer escalabilidad, gestionar fácilmente más datos y proporcionar un rendimiento todavía mejor cuando se incremente el número de usuarios que acceden al software simultáneamente.

Las empresas pequeñas se pueden beneficiar de estas solución, especialmente las que operan en industrias que manejan grandes volúmenes de datos.

Las funcionalidades de SAP Business One HANAH que no están presentes con SQL

Algunas de las funcionalidades adicionales que ofrece SAP Business One en su versión para SAP HANA son:

• Datos analíticos sobre las transacciones realizadas en SAP Business One
• Reportes predefinidos, como análisis de inventario y estatus mensual de clientes
• Todas las funcionalidades de SAP Business One con un tiempo de respuesta con mayor rapidez
• Plataformas predefinidas, incluyendo aquellas soluciones de SAP Crystal Reports
• Búsqueda personalizada que facilita la ubicación de datos en SAP Business One
• Análisis interactivo a través de una interface con tablas dinámicas de Microsoft Excel
• Gestión del ciclo de vida, incluyendo una inicialización y duplicación del mecanismo, respaldo y recuperación, monitoreo y consola de administración
• Funcionalidades añadidas para la aplicación móvil de SAP Business One, incluyendo búsqueda empresarial integrada, disponibilidad al crear órdenes, flujo de efectivo y más.

Los costos de SAP Business One HANA vs SQL

Es costo de ambas son similares para SAP Business One.

La única diferencia entre los costos asociados a SAP Business One respecto de SQL, tiene que ver con los requerimientos de hardware para SAP HANA son un poco superiores en comparación con la versión SQL.

Los beneficios de SAP Business One HANA

• Búsquedas rápidas en los datos de la aplicación, para ofrecer las respuestas que la empresa necesita de forma inmediata y poder tomar decisiones más rápidas y efectivas.
• Generación de reportes en tiempo real y que cumplan con los datos requeridos sin la asistencia de otras departamentos.
• Procesos de transacciones rápidas que permiten a las personas encontrar la información que necesitan, cuando la necesitan.
• El retorno de inversión ROI es mayor al tomar mejores decisiones.