✒️SAP / El sistema SAP Business One Por Nataly Huallanca Parra

LECCION: El sistema SAP Business One

Que es SAP Business One?

Es una plataforma de administracion y gestion que ha sido disenada especialmente para las pymes. Es una solucion integrada de gestion empresarial que permite la automatizacion de procesos y ofrece un visio veraz y unificada de la informacion empresarial actualizada.

Es un sistema integrado de informacion que mediantes una base de datos centralizada optimiza los procesos en tiempo real. Por lo que agiliza los tiempos de respuesta para la toma de decisiones inteligentes eimpulsa un crecimiento rentable.

Los numero de SAP Business One

• Se encuentra implementado en mas de 65000 clientes en todo el mundo. Por lo que tiene mas 1 millon de usuarios finales
• Se encuentra implementado en empresas de mas de 170 paises
• Se encuentra disponible en 28 idiomas
• Posee 44 localizaciones, es decir, el sistema ha sido adpatado para 44 paises
• Existen masde 500 componentes que pueden ser anadidos al sistema SAP.

Las caracteristicas de SAP Business One

• Es accesible en precio y tiene un costo de propiedad reducido.
• Es una solucion unica capaz de satisfacer las necesidades de todas las areas de la empresa.
• Es facil y sencillo de implementar
• Es potente y tiene un impacto directo en el crecimeinto del negocio
• Se puede implementar on-premise o en la nube.
• Posee las funcionalidades de Business intelligence integradas
• Brinda la integracion de la plataforma SAP HANA.

Un poco de historia de SAP Business One

Existen versiones cada una con sus particularidades:

• SAP Business One 10: lanzada al mercado en 2020. Mejoras del cliente web, mejoras en la impresion de documentos, mejoras en el proceso de aprobacion, integracion de Microsoft Office 365.
• SAP Business One 9.3: lanzada en 2017. Mejoras en produccion, gestion de proyectos, mejoras de usabilidad (menu CRM)
• SAP Business One 9.2: lanzada en 2019. Se incorpora la gestion de proyectos, acceo al navegador.
• SAP Business One 9.1: lanzada en 2014. Se incorpora el modulo de rcursos y sucursales
• SAP Business One 8.82: lanzada en 2012
• SAP Business One 8.81: lanzada en 2011
• SAP Business One 8.8: lanzada en 2010
• SAP Business One 2007: lanzada en 2008
• SAP Business One 2005: lanzada en 2006
• SAP Business One 2004: lanzada en 2004. Primera version global lanzada por SAP

Los beneficios de utilizar Business One

• Informacion centralizada y accesible: las actividades se integran en un sistema unico, uniendo datos y haciendolos mas accesibles. Se evitan perdidas y duplicidad de informacion, reduciendo costos.
• Interfaz sencilla, intuitiva y adaptable: esta adaptado y optimizado para las demandas de las pymes, como las soluciones rapidas y sencillas.
• Mejora el servicio al cliente: el proceso de analisis de datos es mas rapido y accesible por lo que se puede encontrar mas facilmente puntos en los que no se rinde al potencial optimo o deseado. Corregir errores supone mejorar el servicio.
• Mayor flexibilidad del tiempo: optimiza las tareas, reduciendo el tiempo empleado en cada uno de ellas. Se ve reflejado en que hay mayor tiempo disponible para ser empleado en la toma de decisiones.
• Accesibilidad desde cualquier dispositivo movil: optimizado para moviles y tablets mediante su app.
• Eficacia en tiempo real: todos los datos estan acualizados, por lo que nos permite saber cuando un productoes entregado o una factura es emitida en tiempo real. Esto lleva a menos costos de coordinacion y una mejora en la gestion de operaciones.
• Reduccion de los costos
• Incrementa el activo de la empresa: potencia el prestigio de la empresa, implementando las mas avanzadas y modernas herramientas tecnologicas.

Las razones para implementar SAP Business One

1. Disenada para Pymes en crecimiento: soluciona los requerimientos de las pymes en crecimiento. Algunos problemas comunes que las pymes experimentan y con el sistema SAP se puede solucionar son: dificultad de acceder ainformacion exacta, relevante y en tiempo real; la falta comunicacion entre departamentos; procesos ineficientes y prolongados que restan motivacion de los empleados para sobresalir en sus funciones; sistemas complejos que no tienen integracion entre ellos lo que genera procesos largos; falta de flexibilidad para trabajar de forma remota; imposibilidad de tomar la mejores y rapidas decisiones por no contar informacion en tiempo real.
2. La innovacion y la mejora constante de SAP Business One: SAP esta constantemente desarrollando e invirtiendo en nuevas caracteristicas del software para dar a los usuarios la mejor experiencia y mas resultados en la empresa.
3. Solucion escalable: la empresa no estara abrcando mas de lo que pueda manejar y una vez que la empresa haya crecido, el sistema podra proporcionarle el marco de referencia para un negocio aun masgrande.
4. La empresa no se adapta al software, sino que el software se adapta a la empresa: las empresas buscan simplificar su sprocesos y hacerlos mas eficientes. Existen procesos que son iguales en todas las empresas, pero siempre hay pasos que cada empresa hace de forma diferente, por lo queel sistema se adapta a cada uno de ellos
5. Podemos elegir la opcion que mas se adapte a la empresa: se puede elegir implementar el sistema SAP on-premise (utilizanod las instalaciones e infraestructura disponible de la empresa); en la nube o de forma hibrida.

Las principales funcionalidades de SAP Business One

• Gestion financiera: permite mejorar los margenes de ganancia, reducir los errores e impulsar una toma de decisiones mas rentable. Submodulos: Contabilidad, Control, gestion de activos fijos, banca y conciliacion, informes y analisis financieros
• Gestion de ventas y clientes: permite supervisar con mayor eficiencia todo el proceso de ventas y los ciclos de vida de los clientes. Desde el contacto inicial hasta la venta final, el servicio posventa y el soporte Modulos: gestion de ventas y oportunidades, gestion de campanas de marketing, gestion de clientes, gestion de servicios; informes y analisis, ventas moviles
• Control de compras e inventario: optmiza las practicas de compra y controlar los costos gestionando el ciclo completo desde la orden de pago, incluyendo recibos, facturas, devoluciones y pagos. Submodulos: Compras, gestion de datos maestros, integracion de depositos y contabilidad, cuentas por pagar, informes
• Business Intelligence: podremos crear informes puntuales y precisos basados en datos de toda la empresacon herramientas analiticas y de generacion de informes. Herramientas:creacion y personalizacion de informes, analisis interactivos, herramientas intuitivas, analiticas con metricas predefinidas, visualizaciones de datos poderosas
• Analiticas e informes: permite empoderar a los empleados paraque tomen decisiones inteligentes y confiables con mayor rapidez. Herramientas: tableros e informes, analiticas en tiempo real
• Funcionalidades especificas de la industria: permite aprovechar las funcionalidades ampliables especificas de la industria, las mejores practicas y los procesos con herramientas disenadas para pymes. Funcionalidades especificas: productos de consumo, manufactura, servicios profesionales, comercio minorista, distribucion mayorista
• Movilidad: mediante las apps moviles, se obtendran acceso inmediato a la informacion mas relevante para ayudar a operar el negocio desde cualquier lugar. Apps disponibles: App movil SAP Business One Service, App movil SAO Business One Service

Las opciones de implementacion de SAP Business One

Se puede implementar de dos formas diferentes:

• En la nube o Cloud: Toda la infraestructura y lo servicios los pone SAP y el cliente solamente consume este servicio. La gran ventaja es que hay posibilidad de extender sus funcionalidades en el momento y lugar en que el negocio crezca.
• On-premise: se utilizan las instalaciones e infraestructura de la empresa cliente. Con esta opcion, la empresa obtiene el control directo de sus datos del ERP. La desventaja es que la empresa necesita contar con RH y el hardware necesario para llevar a cabo la implementacion.

En ambas opciones de implementacion, la empresa dispone de la posibilidad de gestionar el negocio sobre la marcha con acceso al instante a analiticas integradas para toma de decisiones en tiempo real desde cualquier dispositivo movil.

Ventajas de implementar SAP Business One en la nube

1. Flexibilidad: permite escalar los servicios para adaptarlos a las necesidades, personalizar SAO a conveniencia de la empresa y acceder a servicios desde cualquier lugar con conexion a internet.
2. Escalabilidad: permite aumentaelas cargas de trabajo segun se vaya necesitando.
3. Opciones de almacenamiento: se adaptan a las posibilidades y necesidades tanto de capacidad, almacenamiento, seguridad y presupuesto. Entre las opciones de almacenamiento estan la nube publica, privada e hibrida.
4. Accesibilidad: las aplicaciones y datos basado en la nube son accesibles con cualquier dispositivo conectado a internet, la empresa siempre contara con informacion disponible cuando la necesite en tiempo real.
5. Eficiencia: la empesa tendra la capacidad de responder ante las emergencias, tomar decisiones correctas e informadas.
6. Mejoras al servicio: mentiene actualizados los inventarios, los status de las oportunidades de venta y le relacion con los clientes y proveedores
7. Seguridad de datos: se pueden mantener los datos seguros ya que las fallas en el hardware no afectaran a la base de datos ni a la configuracion del sistema ERP.
8. Ahorro en equipos: la empresa ahorra en el costode los servidores fisicos
9. Trabajo simplificado: la informacion de distintas areas de la empresa se mantiene integrada en un mismo sistema
10. Actualizaciones regulares: los proveedores de servicios actualizan regularmente las ofertas para otorgar a los usuarios la tecnologia mas actualizada.
11. Mantenimiento: la empresa se olvida del mantenimiento de los servidores fisicos

SAP Business One HANA vs SAP Business One SQL

Cuando una pyme decide implementar SAP Business One puede optar entre utilizar a SAP HANA o Microsoft SQL como base de datos

Con SAP HANNA, la empresa dispone de una solucion accesible en cuanto a costos, ofrece escalabilidad, gestionar facilmente mas datos y proporcionar un rendimiento mejor a medida que se incremente el numero de usuarios.

Las funcionalidades de SAP Business One HANA que no estan presentes con SQL

• Datos analiticos sobre las transacciones realizadas en SAP Business One
• Reportes predefinidos, como analisis de inventario y estatus mensual de clientes
• Todas las funcionalidades de Business One con un tiempo de respuesta con mayor rapidez
• Plataformas predefinidas
• Busqueda personalizada que facilita la ubicacion de datos
• Analisis interactivo a traves de uns interface con tablas dinamicas de MS Excel
• Gestion del ciclo de vida
• Funcionalidades anadidas para la aplicacion movil de SAP

Los costos de SAP Business One HANA vs SQL

El costo de ambas es similar para SAP Business One; La unica difernecia entre los costos, es que los requerimientos de hardware para SAP HANA son un poco superiores con la version SQL.

Los beneficios de SAP Business One HANA

• Busquedas rapidas en los datos de la aplicacion, para ofrecer las respuestas que la empresa necesita de forma inmediata y poder tomar decisiones mas rapidas y efectivas
• Generacion de reportes en tiempo real
• Revoluciona todos los informes empresariales criticos
• Procesos de transacciones rapidas que permiten a las personas encontrar la informacion que necesitan
• El retorno de inversion RO es mayor al tomar mejores decisiones

SAP Business One HANA es la herramienta ideal para cualquier pyme que quiere controlar su crecimeinto, tener analisis veraces y poder tomar decisiones que ayuden a lograrel crecimiento que se desee.