✒️El sistema SAP Business One

1.¿Qué es SAP Business One?

Es una plataforma de administración y gestión que ha sido diseñada para las pymes. Representa una solución ERP pensada para las empresas de hoy, sometidas a un cambio constante. Es una manera accesible de gestionar toda la empresa, desde las finanzas hasta la contabilidad, las compras, el inventario, las ventas, y relaciones con los clientes, la gestión de proyectos, hasta las operaciones y los recursos humanos,

Es un sistema integrado de información que mediante una base de datos centralizada, optimiza los procesos en tiempo real. Así, se agilizan los tiempos de respuesta para la toma de decisiones inteligentes, lo cual ayuda a la empresa a impulsar un crecimiento rentable.

• Actualmente se encuentra implementado en más de 65.000 clientes en todo el mundo. SAP Business One contribuye al menos la mitad de todas las adquisiciones de nuevos clientes para SAP en el mundo de las pymes, teniendo más de un millón de usuarios finales.
• Se encuentra implementado en empresas de más de 170 países.
• Disponible en 28 idiomas
• Posee 44 localizaciones y cuenta con asistencia multidivisa, nos referimos a localizaciones a cuando el sistema ha sido adaptado para un país en particular.
• Existen más de 500 complementos o Addons que pueden ser añadidos al sistema SAP Business One para mejorar o potenciar las capacidades de ERP.

1.2 Las características de SAP Business One.

• Es accesible en precio y tiene un costo de propiedad total reducido.
• Solución única capaz de satisfacer las necesidades de todos los departamentos de la empresa.
• Fácil y sencillo de implementar
• Es potente y tiene un impacto directo en el crecimiento del negocio.
• Se puede implementar onpremise o en la nube.
• Posee las funcionalidades de Business Intelligence integradas.
• Brinda la integración con la plataforma SAP HANA.

1.3 Un poco de la Historia de SAP Business One.

SAP adquiere SAP Business One en el año 2002, anteriormente se llamaba Mahanel o Topmanage debido a que sus diseñadores eran israelitas.

A partir de ese momento, hasta el día de hoy, SAP rediseña completamente el sistema, para llegar a convertirse hoy en uno de los productos más vendidos por la empresa. Existen diferentes versiones de SAP, analizaremos cada una de ellas:

• SAP Business One 10: Lanzada en el 2020, se incorporan mejoras del cliente Web (basadas en SAP Fiori), mejoras en la impresión de documentos, en los documentos de referencia, en el proceso de aprobación, el diagrama de Gantt interactivo (gestión de proyectos), la interfaz de usuario mejorada, la integración de Office 365, la nueva localización del Reino Unido (Brexit) y las siguientes funcionalidades sólo disponibles para SAP HANA; nuevo estilo de máscara, mejoras de la plataforma, IU de configuración de la capa de servicio y el soporte SLES 15.
• SAP Business One 9.3: Lanzada en el 2017, incorporan mejoras de la producción, mejoras de gestión de proyectos, características de RMA, mejoras de usabilidad (mejoras CRM unificación de preferencias de usuario).
• SAP Business One 9.2: Lanzada en el 2016, incorpora la gestión de proyectos, el acceso al navegador, y las siguientes funcionalidades disponibles para SAP HANA: MRP (Pronósticos inteligentes), recomendación de artículos, Customer 360 y la aplicación de venta móvil.
• SAP Business One 9.1: Lanzada en el 2014, se incorpora el módulo de recursos y las sucursales.
• SAP Business One 8.82: lanzada al mercado en el 2012, incorporando el single sing on, las bin locations y el cliente de 64 bits.
• SAP Business One 8.81: Lanzada en el 2011, se incorporan mejoras de usabilidad, el soporte para SAP HANA y el cockpit.
• SAP Business One 8.8: lanzada en el año 2010, se incorpora la integración con Crystal Reports y el código unificado.
• SAP Business One 2007: Lanzada al mercado en el año 2008, incorporando un nuevo motor de reconciliación.
• SAP Business One 2005: 2006, se incorporan mejoras en la usabilidad y en el reporting.
• SAP Business One 2004: Lanzada en el año 2004, es la primera versión global lanzada por SAP.

2. Los beneficios de Utilizar SAP Business One.:

Son similares a los ya analizados previamente para las grandes empresas:

• Información centralizada y accesible: toda la información relevante se integra en un sistema único, aunando datos y haciéndolos más accesibles, evitando pérdidas y duplicación de la información, reduciendo los costos derivados de errores de la gestión de la misma. Las herramientas tecnológicas de Business Intelligence y analíticas suponen un valor añadido a este ERP accesible para las pymes.
• Interfaz sencilla y adaptable: Pone a disposición del usuario una gran variedad de herramientas fáciles de usar para generar análisis lo más completos posibles, permitiendo su exportación en Word, Excel, PDF, etc.
• Mejora el servicio al cliente: Unifica todos los datos en una misma plataforma, reduciendo los costos de gestión ya que brinda un proceso de análisis de datos más rápido y confiable, permitiendo encontrar más fácilmente puntos en los que no se rinde al potencial óptimo o deseado, así pudiendo corregir errores de forma más eficiente.
• Mayor flexibilidad del tiempo: Este sistema supone una optimización de las tareas, reduciendo así el tiempo empleado en cada una de ellas, pudiéndolo ocupar en la toma de decisiones.
• Eficacia en tiempo real: todos los datos están actualizados, lo cual nos permite saber a tiempo real cuando un producto es entregado o una factura recibida. Se traduce en menor costos de coordinación y una mejora en la gestión de operaciones. El fácil acceso a la información en tiempo real ayuda a la empresa a identificar nuevas oportunidades de ventas.
• Reducción de los costos: Se evitan actualizaciones y las personalizaciones costosas para conservar la compatibilidad del sistema al añadir nuevas funciones.

3. Las razones para implementar SAP Business One.

a. Diseñado para pymes en crecimiento: Para solucionar determinados problemas, más específicamente :

• La Dificultad para acceder a información exacta, relevante y en tiempo real, para saber más del desempeño del negocio
• La falta de comunicación entre departamentos debido al uso de varios sistemas.
• Los procesos ineficientes y prolongados que restan la motivación de los empleados para sobresalir en sus funciones.
• Los sistemas complejos que no tienen integración entre ellos, generando procesos largos, en lugar de procesos rápidos, automatizados y racionales.
• La falta de flexibilidad para trabajar en forma remota, sin oportunidad de llevar a cabo actualizaciones sin tener que estar en la organización.
• La imposibilidad de toma de decisiones mejores y más rápidas por no contar con información en tiempo real.

b. La Innovación y la mejora constante de SAP Business One: SAP está constantemente desarrollando e invirtiendo en nuevas características de software, para dar a los usuarios una mejor experiencia y mejores resultados a la organización. Junto con cada nueva versión del sistema, se agregan muchas mejoras a las funcionalidades ya existentes.

c. Solución escalable: Esta solución es totalmente escalable, esto quiere decir que la empresa no estará abarcando más de lo que pueda manejar y una vez que la empresa haya crecido, el sistema podrá proporcionarle el marco de referencia para un negocio aún más grande.

d. La empresa no se adapta al hardware, sino que el hardware se adapta a la empresa: No sólo brinda un precio accesible, sino permite simplificar los procesos y hacerlos más eficientes

e. Se puede elegir la opción que mejor se adapte a la empresa: Tal como se ve más adelante, existe la posibilidad de implementar SAP Business One on premise, es decir utilizando las instalaciones e infraestructura disponibles en la empresa cliente. O sino en la nube, de modo de consumir los servicios del sistema a través de la web. También existe una opción híbrida en donde parte de los servicios se encuentran instalados en la empresa y otra parte se consumen desde la nube.

En lo que se refiere al sistema de gestión de la base de datos, cuando se implementa SAP Business One, se puede optar entre utilizar SAP HANA o Microsoft SQL.

4. Las principales funcionalidades de SAP Business One.

• Gestión financiera: Permite mejorar los márgenes de ganancia, reducir los errores, e impulsar una toma de decisiones más rentable que un conjunto completo de herramientas para operaciones financieras optimizadas. Los submódulos de la misma son los siguientes:

1. Contabilidad: Automatiza la gestión de todos los procesos contables básicos.
2. Control: Gestiona el flujo de efectivo, hace un seguimiento de los activos fijos, controla los presupuestos y monitorea los costos de los proyectos con mayor precisión y eficiencia.
3. Gestión de activos Fijos: La simplifica con una función virtual, eliminando la necesidad de ingresar los datos manualmente.
4. Banca y Conciliación: Procesa más rápidamente las conciliaciones, los resúmenes bancarios, y los pagos a proveedores a través de diversos métodos, incluyendo los cheques, transferencias y efectivo.
5. Informes y análisis financieros: Nos brinda la posibilidad de crear informes estándar o personalizados a partir de datos en tiempo real, para mejorar la planificación del negocio y auditar los procesos de revisión.

• Gestión de Ventas y Clientes: Permite supervisar con mayor eficiencia todo el proceso de ventas y ciclos de vida de los clientes, desde el contacto inicial hasta la venta final, incluyendo el servicio de post venta y soporte:

1. Gestión de ventas y oportunidades: Permite realizar un seguimiento de todas las oportunidades de ventas y conducir las actividades a lo largo de todo el ciclo de ventas, desde el primer contacto hasta el cierre del trato.
2. Gestión de Campañas de MKT: Podemos crear, gestionar y analizar actividades de mkt para convertir a los futuros contactos en clientes y hacer crecer las ventas y la rentabilidad.
3. Gestión de Clientes: Almacena todos los datos críticos de clientes en un lugar sincronizado y gestiona el contacto con los clientes almacenados con M. Outlook.
4. Gestión de Servicios: permite la elaboración y gestión de contratos de garantía y acuerdos de servicio de manera eficiente e ingresar y responder las llamadas de servicio rápidamente.
5. Informes y Análisis: podemos diseñar informes detallados sobre todos los aspectos del proceso de ventas, desde las proyecciones hasta el seguimiento del pipeline, usando plantillas.
6. Ventas Móviles: brinda la posibilidad de empoderar a toda la organización de ventas para gestionar información sobre la marcha en cualquier momento y lugar y cualquier dispositivo móvil.

• Control de compras e Inventario: Podremos optimizar las prácticas de compra y controlar los costos gestionando el ciclo completo, desde la orden de pago, incluyendo recibos, facturas, devoluciones y pagos.

1. Compras: permite optimizar los procesos de compras como las solicitudes de requisición, la creación de órdenes de compra y recibos de bienes y la gestión de devoluciones. Mejora las auditorías emparejando documentos, visualizando rastros de información y gestionando múltiples divisas.
2. Gestión de Datos Maestros: Centraliza los procesos de compras gestionando los datos detallados en una interfaz fácil de usar. Podremos ver el balance de cuenta y los análisis de compra al tiempo que tendremos la posibilidad de mantener una detallada información de compra de artículos con listas de precios e información de impuestos.
3. Integración de depósitos y contabilidad: podremos beneficiarnos de la sincronización en tiempo real de los recibos de bienes y niveles de inventario en el depósito, para realizar la planificación de compras con facilidad y crear automáticamente una factura de cuentas por pagar a partir de una orden de compra o un recibo de bienes.
   
4. Cuentas por pagar: reduce los costos y optimiza las relaciones de cadena de suministro. Nos permite procesar las facturas de las cuentas por pagar, las cancelaciones, y los memorandos de crédito con una referencia de orden de compra, planificar las necesidades de material y programar las compras en consecuencia.
5. Informes: podremos generar informes integrados con datos en tiempo real y mostrarlos en varios formatos de informes, o tableros, para obtener una visión general de qué es lo que más importa del negocio, ya sea cualquiera sea el dispositivo que estemos usando, sea de escritorio o móvil.

• Business Intelligence: Podremos crear informes puntuales y precisos basados en datos de toda la empresa, con herramientas analíticas y de generación de informes.

1. Creación y personalización de informes: podremos acceder a los datos de múltiples fuentes, generar nuevos informes y personalizar los existentes en una variedad de diseños con mínimos gastos generales de TI.
2. Análisis Interactivos: permite ver el negocio, desde una variedad de perspectivas usando SAP Business One, integrado con las funcionalidades estándar de Microsoft Excel.
3. Herramientas intuitivas: nos brinda la posibilidad de obtener información estratégica más rápido con la capacidad de arrastrar, relacionar, y desglosar datos, y usar ayuda para la búsqueda y alertas basadas en el flujo de trabajo.
4. Analíticas con métricas predefinidas: Permite mejorar drásticamente la visibilidad del saldo de caja y el rendimiento de las ventas con analíticas e indicadores clave de rendimiento predefinidos.
5. Visualizaciones de datos poderosas: Podremos tomar mejores decisiones optimizando los informes con visualizaciones poderosas.

• Analíticas e Informes: Permite empoderar a los empleados para que tomen decisiones inteligentes y confiables con mayor rapidez capturando toda la información crítica y poniéndola a disposición de toda la empresa al instante.

1. Tableros e Informes: Podremos diseñar tableros e informes intuitivos e interactivos que respondan a las preguntas más apremiantes. Los gerentes también pueden realizar un seguimiento preciso de los ingresos, costos, y el flujo de efectivo, evaluar el rendimiento y tomar rápidas medidas correctivas.
2. Analíticas en tiempo real: Brinda la posibilidad de acceder a la información con mayor rapidez y evaluarla con analíticas poderosas en tiempo real. Con SAP Business One, se puede simplificar la búsqueda de datos y la creación on demand de informes estándar.

• Funcionalidades específicas de la industria: permite aprovechar las funcionalidades ampliables específicas de la industria, las mejores prácticas y los procesos con herramientas diseñadas para pequeñas y medianas empresas.

1. Productos de consumo: permite alinear cada aspecto de las operaciones con las necesidades de los consumidores modernos. Podremos anticipar, planificar y gestionar la demanda para brindar los bienes de consumo y productos que los compradores ansían.
2. Manufactura: permite satisfacer la demanda de los clientes y desarrollar nuevos flujos de Ingresos, reduciendo los costos de la cadena de suministro, acelerando la obtención de ingresos, reduciendo los tiempos de los ciclos y minimizando los desperdicios y la repetición de tareas
3. Servicios profesionales: brinda servicios coherentes y de alto valor estableciendo un proceso repetitivo para la prestación de servicios al tiempo que mejora la planificación de recursos, la gestión de proyectos y la facturación
4. Comercio minorista: brinda a los consumidores los productos, la información y las experiencias personalizadas que desean. Permite aprovechar la información estratégica sobre clientes y puntos de venta en tiempo real y optimizar las operaciones de punta a punta.
5. Distribución mayorista: permite responder a la demanda de clientes y proveedores con procesos flexibles y totalmente integrados. Mejora todo el negocio desde la planificación hasta la gestión del inventario y de la cadena de suministro.

• Movilidad: Mediante las apps móviles de SAP Business One, obtendremos acceso inmediato a la información más relevante para ayudar a operar el negocio desde cualquier momento y lugar:

1. App móvil SAP Business One Sales: diseñada para equipos de ventas en constante movimiento Maneja leads, cuentas de clientes, permite ver el almacén y realizar pedidos.
2. App móvil SAP Business One Service: permite trabajar de manera más inteligente y rápida. Administra y resuelve los tickets de servicio fácilmente sobre la marcha

5. Las opciones de implementación de SAP Business One.

Puede implementarse en la empresa de dos formas diferentes:

• En la nube o Cloud: donde toda la infraestructura y los servicios los pone SAP o un partner de SAP y el cliente solamente consume este servicio. SAP Business One Cloud tiene una tarifa de licencia mensual para la empresa que lo Implementa. La gran ventaja tiene que ver con la posibilidad de extender sus funcionalidades en el momento y lugar en que el negocio crezca, sin la intervención del departamento de TI de la empresa.
• On-premise: utilizando las instalaciones e infraestructura de la empresa cliente. Mediante la implementación on-premise la empresa obtiene el control directo de sus datos del ERP. La gran desventaja tiene que ver con que la empresa que lo implementa necesita contar con los recursos humanos y el hardware necesario para llevar a cabo la implementación.

Tecnología móvil

En ambas opciones de implementación la empresa dispone de la posibilidad de gestionar el negocio sobre la marcha con acceso al instante a analíticas integradas para una toma de decisiones en tiempo real, en cualquier momento, lugar y desde cualquier dispositivo móvil"

5.1 Las ventajas de implementar SAP Business One en la nube

Hoy en día, son cada vez más las empresas que deciden implementar sus sistemas E.R.P. en la nube. La razón de esta decisión tiene que ver con las ventajas que implica para la empresa, en contraposición con las desventajas que cada vez son menos.

1. Flexibilidad: la flexibilidad en la nube permite escalar los servicios para adaptarlos a las necesidades, personalizar SAP Business One a conveniencia de la empresa y acceder a sus servicios desde cualquier lugar con conexión a Internet.

2. Escalabilidad: la infraestructura de la nube permite aumentar las cargas de trabajo según se vaya necesitando, de tal forma que la empresa siempre tenga la capacidad de mantener la operación sin interrupción

3. Opciones de almacenamiento: las ofertas de almacenamiento en la nube brindan diversas opciones que se adaptan a las posibilidades y necesidades tanto de capacidad. almacenamiento, seguridad y presupuesto como de otras consideraciones. Entre las opciones de almacenamiento están la nube pública, la privada y la híbrida.

4. Accesibilidad: las aplicaciones y los datos basados en la nube son accesibles desde prácticamente cualquier dispositivo conectado a Internet, por lo que la empresa siempre tendrá su información disponible cuando la necesite, ya sea para revisar el estado real de la empresa o para tomar una decisión importante sustentada en datos actualizados.

5. Eficiencia: con acceso a los datos vitales de la empresa en tiempo real, la empresa tendrá la capacidad de responder ante las emergencias, tomar decisiones correctas e informadas y acceder fácilmente desde cualquier lugar para lograr una eficiencia extraordinaria en la gestión de la empresa.

6. Mejoras al servicio: implementar SAP Business One en la nube permite mantener actualizados los inventarios los estatus de las oportunidades de venta y la relación con los clientes y proveedores, de tal forma que la empresa puede anticiparse a los requerimientos de los clientes y satisfacer sus necesidades.

7. Seguridad de datos: se pueden mantener los datos seguros ya que las fallas en el hardware no afectarán a la base de datos ni a la configuración del sistema ERP por lo que los datos siempre estarán disponibles.

8. Ahorro en equipos: trabajar con SAP Business One en la nube hace que la empresa ahorre en el costo de los servidores físicos, por lo que puede invertir en otro tipo de infraestructura, como equipos de cómputo más actualizados.

9. Trabajo simplificado: trabajar en la nube simplifica el trabajo, pues la información de distintas áreas de la empresa se mantiene integrada en un mismo sistema y la creación de reportes se vuelve mucho más sencilla.

10. Actualizaciones regulares: los proveedores de servicios actualizan regularmente las ofertas para otorgar a los usuarios la tecnología más actualizada.

11. Mantenimiento: trabajando en la nube con un sistema ERP la empresa se olvida del mantenimiento de los servidores físicos y de invertir en un equipo de Tl que se mantenga al tanto de ese tipo de tareas.

Una razon no menor hoy en dia para implementar sap B O en la nube tiene que ver con el medio ambiente, mantener un centro de computos de una empresa, ademas de requerir mucho capital para soft y hard, tambien invertir mucho dinero para costear la energia electrica para que el mismo opere."

6.SAP Business One HANA vs SAP Business One SQL

Tal como mencionamos anteriormente, cuando una pyme decide implementar SAP BUSINESS ONE puede optar entre utilizar a SAP HANA o Microsoft SQL como base de datos.

Con SAP Business One HANA, la empresa dispone de una solución accesible en cuanto a costos, que está diseñada para ofrecer más valor a medida que crezca el negocio.

La plataforma SAP HANA se ha diseñado para ofrecer escalabilidad, gestionar fácilmente más datos y proporcionar un rendimiento todavía mejor a medida que se incremente el número de usuarios que acceden al software simultáneamente.

Cualquier empresa pequeña puede beneficiarse de utilizar esta solución, especialmente aquéllas que operan en industrias que manejan grandes volúmenes de datos.

Con esta solución, SAP está logrando que la tecnología de almacenamiento esté disponible a todos los negocios incluyendo los pequenosila un precio razonable.

6.1 Las funcionalidades de SAP Business One HANA que no están presentes con SQL

Veamos algunas de las funcionalidades adicionales que ofrece SAP Business One, en su versión para SAP HANA

• Datos analíticos sobre las transacciones realizadas en SAP Business One.
• Reportes predefinidos, como análisis de inventario y estatus mensual de clientes
• Todas las funcionalidades de SAP Business One con un tiempo de respuesta con mayor rapidez
• Plataformas predefinidas incluyendo aquellas con las soluciones de SAP Crystal Reports
• Búsqueda personalizada que facilita la ubicación de datos en SAP Business One
• ✓ Análisis interactivo a través de una interface con tablas dinámicas de Microsoft Excel
• Gestión del ciclo de vida incluyendo una inicialización y duplicación del mecanismo respaldo y recuperación, monitoreo y consola de administración
• Funcionalidades añadidas para la aplicación móvil de SAP Business One, incluyendo búsqueda empresarial integrada disponibilidad al crear órdenes, flujo de efectivo y más..

algunas de las herramientas analiticas incluidas en Sap Business One Hana son: ATP avanzado para controlar el inventario en tiempo real, diariamente, con capacidad para la gestión de pedidos instantáneos. ATP o "Disponible para prometer" es una función comercial que proporciona una respuesta a las consultas de los pedidos de los clientes en función a la disponibilidad de los recursos, y que generan cantidades disponibles del producto solicitado para ser entregados antes o al vencimiento de la fecha de entrega. Luego tenemos la previsión del cash flow, en tiempo real y utilizando niveles de certeza, mientras se controlan todas las actividades de negocio relevantes; el flujo de caja o cash flow, es el flujo de entrada y salida de efectivo de una empresa durante un período de tiempo determinado. Por último, tenemos las analíticas intensivas, de visualización rápida,y sencillas de consultas personalizadas de datos maestros o transacciones de SAP Business One."

6.2| Los costos de SAP Business One HANA vs. SQL.

Si hablamos de costos entre SAP Business One HANA vs. SQL, podemos decir que actualmente, los usuarios necesitan comprar sus licencias correspondientes, ya sea que utilicen SAP HANA o Microsoft SQL, y el costo de ambas es similar para SAP Business One.

La única diferencia entre los costos asociados a SAP Business One HANA respecto de SQL, tiene que ver con que los requerimientos de hardware para SAP HANA son un poco superiores en comparación con la versión de SQL.

Para Sap Business One en la nube, la suscripción mensual que pagan las empresas no es diferente entre la versión de SAP HANA o la de SQL.

6.3 | Los beneficios de SAP Business One HANA

Estos son algunos de los beneficios que vienen de la mano de la utilización de SAP Business One HANA en la empresa

• Búsquedas rápidas en los datos de la aplicación, para ofrecer las respuestas que la empresa necesita de forma inmediata y poder tomar decisiones más rápidas y efectivas.

• Generación de reportes en tiempo real y que cumplan con los datos requeridos sin la asistencia de otros departamentos

• Revoluciona todos los informes empresariales críticos con un solo clic.
• Procesos de transacciones rápidas que permiten a las personas encontrar la información que necesitan, cuando la necesitan

• El retorno de inversión Rol es mayor al tomar mejores decisiones

SAP Business One Hana es la herramienta ideal, para cualquier pyme que quiera controlar su crecimiento, contar con análisis veraces del funcionamiento de la empresa, además de poder tomar decisiones que ayuden a lograr el crecimiento que desee.