✒️SAP HCM / Los absentismos Por Hugo Sanchez Cervantes

Definición de Conceptos

Absentismo

Los absentismos son horas de trabajo teórico no trabajados, que pueden ser remunerados o no. Supone por lo tanto una desviación del plan de horario de trabajo mensual que se establece para un trabajador de nuestra Empresa.

En SAP las ausencias son clasificadas mediante un Catálogo de Absentismos, en el cual cada una de las mismas contiene su respectiva definición, como topes en número de días, si son anuales o esporádicas, días hábiles o naturales, etc.

El infotipo 2001 – Absentismos, es el que nos permitirá realizar la carga de los Ausentismos de los Empleados.

Como ya mencionamos, el ausentismo puede ser pago o no, dependiendo de los motivos que lo originan.

En la mayoría de las organizaciones se tiene como practica que aquellas ausencias que se informaron, siempre y cuando el jefe lo solicite y justifique y modifique y viceversa.

También en muchas empresas, por lo general las que disponen de un departamento médico o de medicina del trabajo, los ausentismos generados por una licencia médica serán informados por el departamento médico. Y la revisión de licencias médicas como justificadas solo podrá ser realizada por medicina laboral.

Otra manera de cargar los ausentismos que podemos encontrar es la Autogestión, claro que para esto es necesario que la compañía tenga un portal desarrollado que permita que sus empleados gestionen por el mismo. En este sentido aquellos ausentismos que quieran la presentación de una constancia (como vacaciones, Examen, Mudanza), pueden llegar a ser informados por el empleado a través del portal y tendrán un workflow de aprobación por parte del jefe.

Si bien por el momento nos centraremos en los absentismos, es importante que conozcamos otros conceptos e infotipos relacionados a Gestión de tiempos del Personal, como son:

Presencias – Infotipo 2002

Mediante este infotipo se realizará la carga de las Presencias. Las presencias proporcionan la descripción exacta del horario de trabajo realizado.

Un ejemplo de una presencia es cuando se cargan las presencias de un empleado en una capacitación, es decir que la persona asiste a un curso de especialización. Esta carga tiene como fin, que se registre que el empleado estuvo presente en un curso, a pesar de no haber asistido a su trabajo. Y de manera tal de que quede el registro de las horas de capacitación del empleado.

La descripción detallada de las presencias del empleado permite también, por ejemplo, asignar horas de trabajo a determinadas ordenes/centros de costos o registrar viajes de negocios.

Estas presencias, por lo general, no tendrán impacto en la nómina y son cargadas a titulo meramente informativo.

Suplencias – Infotipo 2003

Mediante este infotipo se cargarán los datos referentes a las suplencias, para de esta manera poder reflejar cuando un empleado presta servicios en otra unidad de negocios, subdivisión de personal y/u oficina.

La mayoría de las compañías optan porque el encargado de registrar las suplencias sea el jefe del empleado, o por lo menos es el jefe del empleado que realiza la suplencia quien informa la misma.

Las suplencias las utilizaremos siempre y cuando la duración de las misma sea inferior al mes.

Las suplencias por lo general no tienen impacto en la liquidación de haberes.

Tratamiento de Absentismos

Como ya mencionamos en este infotipo se cargarán todos aquellos desvíos al plan de horario de trabajo teórico correspondientes con ausencias del personal.

Se mostrará algunos de los absentismos creados para este curso.

Vamos a trabajar sobre la transacción PA30, que como ya conocemos, nos permitirá realizar un tratamiento de los datos, visualizarlos, crearlos y modificarlos.

Creación de un nuevo Registro, Crear un Absentismo

Para la creación de un registro de absentismo deberá indicarse lo siguiente.

Seguido de la opción crear indicar:

- Fecha de Valdez desde – hasta.

- Deberá grabarse a través de la opción Grabar

Además podremos utilizar la opción de “creación con copia” seleccionando el siguiente botón

Video

Modificar un Registro: Modificar un Absentismo

Si fuera necesario modificar los datos de tiempos ya existentes debemos seleccionar la opción “editar” y luego realizar los cambios correspondientes.

Borrar un Registro: Borrar un Absentismo

Cuando seleccionamos la opción de borrar el sistema preguntara si estamos seguros de realizar la operación a través de los mensajes que se muestran en las pantallas que sigan.

Vista Resumen de Absentismos

Como ya hemos visto también tenemos la opción de vista resumen seleccionando el siguiente botón , donde encontraremos listados todos los Absentismos que fueron cargados para el empleado.

Colisiones de Ausencias

Pueden producirse colisiones entre registros de ausencias.

Denominamos colisión de ausencias al solapamiento de licencias en un mismo periodo de tiempo.

Esto sucede cuando ante el ingreso de una novedad de ausencia, las misma se superpone en su fecha/hora con una existente en el sistema. Ante esta colisión el sistema puede reaccionar de 2 maneras: limitando la ausencia existente y prevaleciendo la nueva o enviando un mensaje de advertencia sobre la existencia de un registro de ausencia que se superpone en las fechas.

Por ejemplo, un empleado se encuentra por licencia por enfermedad, la cual ya cargamos, y le ingresamos una licencia por mudanza en el mismo periodo o en parte del periodo de la primera licencia, entonces el sistema emitirá una pantalla de aviso donde nos informará sobre dicho solapamiento, para que podamos analizarlo y así realizar las correcciones necesarias.

Esto se da ya que el empleado tiene cargada una enfermedad desde el 01.11.2014 al 03.11.2014, y pretendemos cargarle una licencia por mudanza el día 02.11.2014. aquí el sistema detecta la colisión y envía el mensaje.

Otra Manera de Tratar Absentismos Actualizar Datos de Tiempos Transacción PA61

Dicha transacción podremos utilizarla para gestionar los datos de tiempos del personal, a la cual podemos acceder de las siguientes maneras:

- Desde el campo de comandos escribimos PA61 y oprimimos ENTER o bien sobre la tilde verde.

- Ingresamos desde el menú de Recursos Humanos:

o Recursos Humanos – Gestión de Tiempos – Gestión – Datos de Tiempos – Actualizar.

Por medio de esta transacción, podremos actualizar y visualizar los datos de tiempos del personal.

En la pantalla “actualizar datos de tiempos” se debe ingresar el número de personal y el periodo que se desee visualizar, luego se debe seleccionar el infotipo absentismo y subtipo que corresponda de la tabla que se despliega al abrir el match code.

Siempre tener en cuenta, si es una modificación de un ausentismo ya asignado o si es una nueva asignación de ausentismo, para crear un nuevo registro o modificar el actual. Recordar la utilización de los respectivos iconos:

- Cuando se modifique el absentismo asignado.

- Cuando se asigne un nuevo absentismo.

Una vez dentro del infotipo absentismos podremos grabarlo de manera tal que considere el día entero, o especificar el rango horario en el cual el empleado estuvo ausente.

Visualizar Datos de Tiempos Transacción PA51

Dicha transacción podremos utilizarla para visualizar los datos de tiempos del personal, al a cuál podremos acceder de las siguientes maneras:

- Desde el campo comandos escribimos PA51 y damos ENTER o en la tilde verde.

- Ingresamos desde el menú de Recursos Humanos

o Recursos Humanos – Gestión de Tiempos – Gestión – Datos de Tiempos – Visualizar.

Por medio de esta transacción podremos visualizar los datos de tiempos del personal.

En la pantalla “visualizar datos de tiempos” se debe ingresar el número de personal y el periodo que se desee visualizar, luego el correspondiente infotipo y presionar el icono Visualizar o ver el resumen de todos los registros, haciendo clic en el botón resumen.