Lección: Áreas de Nómina
1. Áreas de Nómina
Corresponde a una unidad organizativa para la ejecución de la liquidación, agrupados por periodo de tiempo y fecha de pago, ej. Mensuales, jornales, etc.
Se le asigna al empleado a través de las transacciones PA20 o PA30 y el infotipo 0001 (Asignación Organizativa).
Ø Periodos para cálculo de nominas
Se debe especificar fecha de inicio y termino de los periodos de cada área de nómina, la entrada se genera automáticamente al iniciar el programa
2. Registro de Gestión o Control de la Nómina
Antes de crear una Área de Nómina debemos crear un Registro de Gestión. Funciones:
- Define el pasado de la nómina para el reconocimiento de la retroactividad
- Bloquea los datos de tiempos y maestros durante el proceso de cálculo y se desbloquea para actualizar la Nomina
- Define la fecha de retroactividad más antigua de cada área de nómina
Ø Acceso al Registro de Gestión
Ingresamos el cálculo de nómina dependiendo del país y luego seleccionamos herramientas -> Registro de Gestión o Transacción PA03:
Ruta:
-> Recursos Humanos
-> Cálculo de nómina
-> América
-> Chile
-> Herramientas
-> PA03 - Registro de Gestión
El período de nómina con el que se crean los Registros de Control de cálculo deben ser inferiores en 1 al periodo con el que entramos en operación. Por ej. si quiero entrar en operación o productividad para el periodo 05/2016, es necesario crear el periodo 04.
3. Tratamiento del Registro de Gestión para Cálculo de la Nómina
Como vimos el registro de gestión es un “Administrador” de cada área de nómina. Contiene información sobre el periodo límite de nómina para el cálculo de la retroactividad y el periodo para el que se debe calcular la nómina.
Eventos:
- Bloqueo de los empleados de un área de nómina para ejecutar la liquidación
- Liberación del área de nómina para realizar las correcciones posteriores a la liquidación
- Finalizar el cálculo de un periodo de liquidación
Ø Ingresando al Registro de Gestión por la Transacción PA03, tendremos las siguientes opciones:
· Registro Gestión Cálculo Nómina
· Opciones para tratamiento (visualizar, editar, nuevo, borrar)
· Área de Nómina (se puede visualizar con el machcode)
El programa de cálculo de nómina lee los infotipos de los datos maestros y de tiempos, por eso el sistema provee de mecanismos de control sobre cambios en los datos maestros y de tiempos que intervienen en la nómina durante el cálculo, estos son dos que se actualizan en el infotipo 0003 (Status Nomina del Empleado):
- Registro de Gestión de Cálculo de Nómina
- Status de Nómina del empleado
Ø Se podrán realizar las siguientes tareas para el Registro de Gestión del Área de Nomina con la que debemos trabajar:
- Libre para el cálculo de Nómina: Libera el período para el cálculo y bloquea los datos maestros.
- Libre para la corrección: bloquea la nómina para la liquidación y se liberan los datos maestros para su corrección
- Fin del cálculo: El ingreso de datos y la liquidación han finalizado.
- Verificar resultados: Se bloquean el ingreso de información y la ejecución de nuevas liquidaciones para validar los resultados.
Podemos visualizar a un empleado por la T-PA20 o PA30, seleccionando el lejago, periodo de selección e infotipo 0001 de Asignación Organizativa. Ej. Si queremos modificar el periodo de enero que necesitamos liquidar, el ítem per. Cálcilo nómina 01 20015 01.01.2015 – 31.01.2015; proceso 1; cuando finalizamos el proceso debe ser 0
4- Status de Nómina
Se accede a través del infotipo 0003 - Status de Nómina del Empleado
- Cada empleado tiene un "Status de Nómina" individual
- El infotipo se crea durante la medida de contratación (PA40), los periodos de cálculo se actualizan automáticamente.
- Muy excepcionalmente debemos modificar información específica en los datos maestros
Campos más importantes del infotipo 0003:
- Calculado a: fecha del último cálculo de nómina
- Modificación más antigua: fecha generada automáticamente con cada cambio en los datos maestros. Se blanquea con cada proceso de cálculo.
- Corrección del cálculo de la nómina: Cuando se rechaza un nro de personal o se realizaron cambios en la fase de corrección. Si luego se completa con éxito el cálculo de la nómina, se quita el indicador. En caso de modificar el Customizing, no se activara el indicador “Corrección del Cálculo de la Nómina”.
- Fecha de retroactividad personal más antigua: Este campo solo se utilizara si se desea modificar la fecha que establece un límite de retroactividad distinto al establecido en el Área de Nómina.
- No contabilizar después de: Fecha que no se realizara cálculo, NO debe usarse dentro de un periodo activo.
- Calcular nómina a: cuando un empleado abandona la empresa y continúa cobrando, la fecha deberá almacenarse en este campo. No debe introducirse una fecha en este campo si estamos trabajando con remuneraciones que se hayan en el pasado de la nómina ya que estas remuneraciones se inician automáticamente durante el proceso de retroactividad.
- Número de personal bloqueado: Indica un empleado bloqueado para el cálculo de la nómina.
- Límite de retroactividad: Fecha hasta la cual pueden modificarse los datos mestros y de tiempos en el pasado de la nómina.
El Límite de Retroactividad está basado por:
- Área de Nómina (Registro de Control de Nómina): Período más antiguo susceptible a retroactividad.
- Fecha de contratación del empleado.
- Por empleado (infotipo Status de Nómina): La retroactividad más antigua.
Si la fecha para cada Área de Nómina es distinta a la fecha introducida para el empleado se toma la más reciente.
El límite de retroactividad absoluto es la fecha de alta del empleado.