✒️SAP HCM / La áreas de nómina Por Maria Ramirez Martinez

LECCION 2 AREAS DE NOMINA

1 AREAS DE NOMINA

Las áreas de nómina constituyen una unidad organizativa para la ejecución de la liquidación, se agrupan todos los empleados con la misma fecha de pago y el mismo intervalo de liquidación.

Adicionalmente por medio de este agrupador se pueden separar a los empleados que cobran en el mismo periodo de tiempo pero que tienen conceptos de pago o descuentos específicos del área de nómina.

SAP HR utiliza las áreas de nómina para agrupar a los empleados cuyas nominas deben calcularse en el mismo momento y para determinar el periodo de calculo de nomina por fechas.

Los empleados que tengan personnel areas distintas pueden pertenecer a la misma área de nomina porque son agrupaciones diferentes.

Por ejemplo una empresa puede pagar a sus empleados nomina semanal o mensualmente, por esto se deberán crear como mínimo un área de nomina semanal y un área de nomina mensual.

En caso de que se desee seleccionar menos empleados para un calculo se nómina, se pueden utilizar criterios como el personnel area o el centro de costos, esto solo para fines de prueba o simulación.

El área de nomina o Payroll area lo vamos a observar en el infotipo 0001 Organizational Assignment, en la Personnel Structure o Estructura personal.

Periodos para el calculo de Nomina

El periodo de calculo de nomina es el periodo para el que se obtiene el resultado del calculo de nomina, defe especificar las fechas de inicio y fin del periodo para cada área de nómina.

La longitud de estos periodos puede variar, puede ser mensual, semanal, quincenal etc.

2 REGISTRO DE GESTION O CONTROL DE LA NOMINA

Registro de Gestión o Control del Cálculo de Nómina

Antes de poder utilizar un area de nomina se debe haber creado con anticipacion un registro de gestion o control para las areas de nomina.

El registro de control de personal lleva a cabo las siguientes funciones:

• Define el pasado de la nómina para el reconocimiento de la retroactividad.
• Bloquea los datos maestros y los datos de tiempos para que no puedan introducirse cambios durante el proceso de cálculo de nómina, el bloqueo afecta al pasado y presente de la nomina pero no afecta el futuro, por ende son posibles las modificaciones en el futuro.
• Define la fecha de retroactividad más antigua para cada área de nómina.

Para acceder al registro de gestión o control

Transaccion PA03 Principal transaccion para tratar el registro de gestión para el calculo de nomina

Ejemplo path:

Human Resources -> Payroll->Americas->Colombia->Herramientas->PA03 - Registro de gestión

El registro de control se actualiza se actualiza en el menu del calculo de la nomina, mediante herramientas, pa03 registro de gestión, donde solo puede seleccionarse los pasos permitidos en cada momento en el paso del calculo de la nomina.

Para todos los paises es la transaccion PA03.

El periodo de nomina con el cual se crean los registro de control de calculo de la nomina debe ser inferior en 1 unidad al periodo con el que entramos en operacion: por ejemplo

Deseamos utilizar el sistema SAP de calculo de la nomina para entrar en productividad en el periodo 05-2014, para ello debemos introducir el periodo 04 en el registro de control del calculo de la nómina.

3 TRATAMIENTO DEL REGISTRO DE GESTIÓN PARA EL CALCULO DE LA NOMINA

El registro de gestión es un administrador de cada área de nómina.

Especifica los distintos eventos del calculo de nomina:

• Bloquear los empleados de un area de nomina para ejecutar la liquidación.
• Liberar el area de nomina para realizar correcciones posteriores a la liquidación.
• Finalizar el calculo de un periodo de liquidación

Contiene información sobre el periodo limite de nomina para el calculo de la retroactividad y el periodo para el cual se debe calcular la nómina.

Cuando se entra a la transacción pa03:

En el icono de crear registro de gestión para un area de nomina, tener en cuenta que este proceso se realiza cuando se va a liquidar un area de nomina por primera vez o en el caso que se haya borrado el mismo.

Y no es recomendable el borrado de los registros de gestión.

Durante el proceso de calculo de la nomina no deben efectuarse cambios en los datos maestros o cambios en los datos de tiempos que afecten el pasado o el presente de la nomina. El programa para el calculo de la nomina lee los infotipos de datos maestros y de tiempos, si no existieran mecanismos de control no se podria garantizar que la nomina quede bien calculada, los mecanismos de control son los registros de gestión del calculo de la nomina y el otro es el status de la nomina del empleado, infotipo 0003

Una vez los calculos de nomina se consideren corrector antes de finalizar podemos ejecutar la simulacion de la contabilización, se debe verificar como impactaron nuestros sueldos en la contabilidad, ya que cada concepto de pago o descuento que usamos esta asociado a una cuenta contable,

En la transacción PA03 se podran realizar las siguientes tareas para el registro de gestión del area de nomina con la que deseamos trabajar:

1. Libre para calculo de nomina / Released for payroll: liberar el periodo para el calculo de nomina, bloquear los datos maestros para la modificación
2. Libre para corrección / Rel for correction; Bloquear la nomina para la liquidación, se liberan los datos maestros para la modificación de estos.
3. Fin de calculo de nomina / Exit payroll: Finalizar para determinado periodo el proceso de ingreso como asi el de liquidación
4. Verificar los resultados de la nomina / Check payroll results: bloquear tanto el ingrego de la informacion como la posibilidad de ejecutar nuevas liquidaciones a efectos de verificar los resultados de la nomina que se acaba de liquidar.

4 STATUS DE NOMINA

Cada empleado tiene un status de nomina individual, los datos necesarios se almacenan en el infotipo 0003, este infotipo se crea automaticamente con una medida u accion de Hiring o Contratación y todos los periodos de calculo de nomina se actualizan automaticamente.

Es posible que debamos introducir informacion especifica del empleado relacionada con el calculo de nomina o la gestion de tiempos para que podamos modificar manualmente algunos campos del infotipo 0003.

Campos infotipo 0003:

• liquidado a / Accounted to : El driver de nomina Introduce la fecha fin del ultimo periodo para el que se calculó la nómina.
• Modificación mas antigua de datos maestros / Earliest MD change : En caso de modificarse los datos maestros el sistema introduce la fecha correcta en este campo (modificacion mas antigua de datos maestros) . Esta fecha se borra despues de completar cada proceso de calculo de nomina.
• Corrección del calculo de la nómina / Payroll correction: Es un check, el driver de nomina indica cuando se rechaza un numero de personal o cuando se han realizado entradas durante la fase de corrección del cálculo de nómina. El empleado se introduce en el proceso de calculo de la nómina con este check y si despues de completa con exito el calculo de la nomina, se quita el indicador, En el caso de modificaciones en el customizing, no se activa el indicador "Corrección del calculo de la nómina".
• Fecha de retroactividad personal más antigua: Este campo solo se usa si desea establecer para un empleado un limite de retroactividad distinto de la fecha especificada en el area de nómina.
• No contabilizar despues de: Podemos introducir una fecha despues de la cual ya no se rechazara el calculo de la nomina para un empleado. Esta fecha no debe hallarse dentro de un periodo activo.
• Calcular la nómina a: Si un empleado ha abandonado la empresa y continua siendo remunerado despues de la fecha de baja, la fecha debera almacenarse en este campo. No debemos introducir una fecha en este campo si estamos trabajando con remuneraciones que se hallan en el pasado de la nómina, esto se debe a que estas remuneraciones se inician automaticamente durante la retroactividad.
• Numero de personal bloqueado: Es un check, si marcamos este campo podemos bloquear a un empleado para la nómina, el numero de personal no sera seleccionado para el calculo de la nómina.
• Limite de retroactividad: El limite de retroactividad especifica la fecha exacta hasta la cual pueden modificarse los datos maestros y de tiempos en el pasado de la nomina. El limite de retroactividad se basa en los siguientes valores:
• Por area de nómina (registro de control del calculo de nomina): el periodo mas antiguo susceptible de retroactividad.
• La fecha de contratación del empleado.
• Por empleado (infotipo status de nómina): la retroactividad personal mas antigua.

Si la fecha determinada para el area del calculo de nómina difiere de la introducida por el empleado, se aplocara la fecha mas reciente.

El limite de retroactividad absoluto para un empleado es su fecha de alta o contratación.