La administración de la estructura organizativa:
1| El Organigrama de la empresa:
Una organización matriz por sectores
Por ejemplo: Una empresa de bienes de consumo con más de doscientos empleados está organizada en una jerarquía funcional. Donde con el tiempo se han formado tres grupos de productos o sectores: el área de los equipos complejos, la de los electrodomésticos y la de motocicletas.
La organización matriz por sectores se basa en una organización por sectores superpuesta por una organización con una jerarquía funcional en forma de áreas centralizadas. Los jefes de cada sector son responsables de sus sectores respectivos, que deben considerarse como empresas independientes desde el punto de vista económico.
En estos sectores están integradas tanto las funciones básicas de los procesos de creación y ventas como el marketing, el desarrollo o la producción como las funciones secundarias como la gestión financiera, las finanzas o los recursos humanos, aunque también existen en las áreas centralizadas.
Esto produce una doble subordinación de empleados. De este modo, por ejemplo, el jefe de finanzas y de gestión financiera está, por un lado, subordinado a su jefe de sector y, por el otro, sigue las directrices de las áreas de finanzas y de gestión financiera.
2 | El tratamiento de la estructura organizativa en SAP
Por medio de la Transacción PPOOME en SAP, vamos a poder tratar la Organización y Ocupación de nuestra Estructura Organizacional.
Para la Actualización de Organización y Ocupación de la Estructura Organizativa nos vamos a la siguiente ruta:
-> Recursos humanos
-->Gestión de Organizaciones
--->Plan de Organización
---->Organización y Ocupación
----->Modificar
Transacción PPOME
Por medio de esta transacción podremos tratar / administrar nuestra Estructura Organizativa y Plan de Ocupación.
Para entender mejor cómo trabajar sobre nuestra Estructura, debemos reconocer en la pantalla cuatro áreas que dispone la transacción que nos ayudarán a manejar nuestro Plan de Organización y Ocupación.
Como referencias para la imagen siguiente visualizaremos las distintas Áreas de Trabajo que identificaremos en nuestra Estructura:
- Área de Búsqueda
- Área de Selección
- Área de Resumen de Datos o Área de Datos
- Área de Detalle
- El Plan de Organización de nuestra Empresa modelo ya está representado, entonces deberemos seleccionar el objeto de organización que se desee tratar mediante las funciones de búsqueda disponibles y transferirlo mediante un doble clic al área de resumen
- Si el plan de organización de nuestra Empresa todavía no está representado, se deberá cambiar al modo de creación.
Para ello, seleccionaremos en el menú SAP Personal la siguiente ruta de acceso, donde se debe crear una estructura de organización y unos planes de ocupación empezando por una unidad organizativa raíz.
-> Recursos humanos
-->Gestión de Organizaciones
--->Plan de Organización
---->Organización y Ocupación
----->Crear
3 | ¿Cómo tratar la estructura organizativa?
Como nuestra Estructura Organizativa ya está creada, nos detendremos en cómo se trabaja sobre ella, y sumaremos experiencia exponiendo algunos ejemplos claros que nos servirán en nuestro aprendizaje.
Recordemos que para comenzar deberemos seleccionar el objeto de organización que se desee tratar, esto lo realizamos mediante las funciones de búsqueda disponibles y luego de este paso, tenemos que transferirlo mediante un doble clic al área de resumen.
¿Cómo identificar las principales características de un Objeto en nuestra Estructura Organizativa?
ID de Objeto: Si bien ya hemos comentado acerca de los ID de Objeto, vale recordar que cada objeto presenta un número único en el sistema y éste permanece aún, cuando la fecha de validez ha expirado
Fecha de Validez: Permite dar un período de vida al objeto. Generalmente la validez del objeto queda abierta al infinito: 31.12.9999
Vinculaciones: Estas se ven representadas en la pertenencia de los Objetos unos con otros y en cómo se definen y comprenden
4 | La creación y modificación de objetos desde la Estructura Organizativa
En este punto veremos como tratar los objetos que se han creado, podremos actualizar y visualizar los distintos objetos que conforman la Gestión Organizativa.
Las alternativas para crear los principales Objetos dependerán de dónde nos posicionemos antes de presionar el botón CREAR/MODIFICAR según la tarea que deseamos hacer.
Esto puede ser a nivel de una Unidad Organizativa o bien a nivel de la Posición y también tenemos la posibilidad de crear o modificar Funciones.
Por supuesto, desde la Estructura también podemos asignar y/o reasignar Posiciones para la Ocupación de nuestro Plan Organizativo
La modificación de Unidad Organizativa desde la Transacción PPOME.
Tenemos la posibilidad de modificar los datos que disponemos organizados en solapas o pestañas de los principales son:
Básicos: Abreviatura, denominación y descripción breve.
Imputación: Podremos seleccionar la Sociedad, Sociedad contable y el centro contable maestro.
Dirección: Dirección, Teléfono, Fax y E-mail.
Distribución Costes: Sociedad, centro de costos y área funcional.
Horario de trabajo: Cantidad de horas mensuales.
Tareas: Tareas.
La visualización y modificación de Posiciones desde la Transacción PPOME
Para la visualización y modificación de una Posición, los pasos serán muy simples.
Primero buscaremos la Posición que deseamos tratar, desde la búsqueda en la PPOME. Una vez elegida la Posición, podemos modificar las solapas que contienen las descripciones de los datos para el Objeto. (como vimos en el ejemplo anterior de las Unidades Organizacionales).
También aqui podemos de modificar los datos que disponemos organizados en solapas o pestañas, y entre los principales se encuentran:
- Básicos: Abreviatura, denominación, función, vacante y descripción breve.
- Imputación: Podremos seleccionar la Sociedad, Sociedad contable, y el centro contable maestro.
- Dirección: Dirección, Teléfono, Fax y E-mail.
- Distribución Costes: Sociedad, centro de costos y área funcional.
- Horario de trabajo: Cantidad de horas mensuales, grupo y área de personal.
- Jerarquía: Superiores y subordinados de la posición.
- Tareas: Tareas.
La creación y modificación de Funciones desde la transacción PPOPME
En esta transacción también podemos tratar Funciones.
Podemos crear, copiar, asignar y limitar funciones.
Adicionalmente, en el área de detalle podremos administrar/visualizar los datos. Para las Funciones se encuentran disponibles los siguientes:
- Básicos: Abreviatura, denominación y descripción breve.
- Tareas: Tareas.
--Fin--.