✒️SAP HCM / La administración de la estructura organizativa Por Marlene Lopez Rojas

1.Organigrama de la Empresa

Observaremos como se trata la Estructura Organizativa, tendremos capacidad para administrarla, visualizarla y también conocer el Organigrama de nuestra empresa.

2.Tratamiento de la Estructura Organizativa en SAP

Por medio de la transacción PPOME podremos tratar/administrar nuestra Estructura Organizativa y Plan de Ocupación.

Ingresando en SAP encontraremos la transacción PPOME mediante la siguiente ruta de acceso:

> Recursos Humanos

|->Gestión de Organizaciones

|->Plan de Organización

|->Organización y Ocupación

|->Modificar

Para entender mejor como trabajar sobre nuestra Estructura, debemos reconocer en la pantalla 4 áreas que dispone la transacción que nos ayudaran a manejar nuestro Plan de Organización y Ocupación.

Visualizaremos las distintas áreas de trabajo que identificaremos en nuestra estructura:

1. Área de Búsqueda.
2. Área de Selección.
3. Área de Resumen de Datos o Área de Datos.
4. Área de Detalle.

La interface de usuario está dividida en 4 ámbitos:

• En el ámbito de imagen de la izquierda podremos buscar en el área de búsqueda mediante las funciones de búsqueda los distintos objetos de organización.
• En el área de selección se visualizan los resultados de la búsqueda.
• Estos objetos de organización los podemos transferir desde aquí al ámbito de imagen central, el área de resumen de datos, donde se representarán en su entorno organizativo.
• En el ámbito de imagen inferior, el área detallada, se visualiza información de cada objeto que el usuario puede tratar.

El Plan de Organización de nuestra empresa modelo ya está representado, entonces deberemos seleccionar el objeto de organización que se desee tratar mediante las funciones de búsqueda disponibles y transferirlo mediante un doble clic al área de resumen.

Si el plan de organización de nuestra empresa todavía no está representado, se deberá cambiar al modo de creación, para ello seleccionaremos en el menú SAP personal la siguiente ruta de acceso donde se debe crear una estructura de organización y unos planes de ocupación empezando por una unidad organizativa raíz.

Ingresando en SAP encontraremos la transacción PPOME mediante la siguiente ruta de acceso:

> Recursos Humanos

|->Gestión de Organizaciones

|->Plan de Organización

|->Organización y Ocupación

|->Crear

3. ¿Cómo tratar la Estructura Organizativa?

Como nuestra Estructura Organizativa ya está creada, nos detendremos en cómo se trabaja sobre ella y sumaremos experiencia exponiendo algunos ejemplos.

Recordemos que para comenzar deberemos seleccionar el objeto de organización que se desee tratar, esto lo realizamos mediante las funciones de búsqueda disponibles y luego de este paso, tenemos que transferirlo mediante un doble clic en el área de resumen.

Si seleccionamos la Unidad Organizativa Administración de Personal podremos ver detalladamente como está compuesta. También podremos visualizar o modificar una posición que se encuentra dentro de esta Unidad Organizativa, por ejemplo, nos posicionamos sobre Analista de Liquidación de Haberes.

¿Cómo identificar las principales características de un Objeto en nuestra Estructura Organizativa?

• ID de Objeto: si bien ya hemos comentado acerca de los ID de Objeto, vale recordar que cada objeto presenta un número único en el sistema y éste permanece aún, cuando la fecha de validez ha expirado.
• Fecha de Validez: permite dar un período de vida al objeto, generalmente la validez del objeto queda abierta al infinito: 31.12.9999.
• Vinculaciones: estas se ven representadas en la pertenencia de los Objetos unos con otros y en cómo se definen y comprenden.

La visualización de la Estructura Organizativa es el mejor ejemplo de cómo se especificaron las vinculaciones, aquí observaremos por ejemplo, cuantas posiciones tiene una Unidad Organizativa, que posiciones comparten la misma función, que personas ocupan ciertas posiciones, que centro de coste tenemos asociados a las unidades organizativas.

4.Creación y modificación de Objetos desde la Estructura Organizativa.

En este punto veremos cómo tratar los objetos que se han creado, podremos actualizar y visualizar los distintos objetos que conforman la Gestión Organizativa.

Por supuesto, desde la Estructura también podemos asignar y/o reasignar posiciones para la ocupación de nuestro Plan Organizativo.

Modificación de Unidad Organizativa desde la transacción PPOME.

En esta visualización podemos tratar unidades organizacionales. Adicionalmente en el área de detalle podremos administrar/visualizar los datos.

Aquí tenemos la posibilidad de modificar los datos que disponemos organizados en solapas o pestañas y entre los principales se encuentran:

• Básicos: Abreviatura, denominación y descripción breve.
• Imputación: Podremos seleccionar la Sociedad, Sociedad contable y el centro contable maestro.
• Dirección: Dirección, Teléfono, Fax y E-mail.
• Distribución Costes: Sociedad, centro de costos y área funcional.
• Horario de Trabajo: Cantidad de horas mensuales.
• Tareas: Tareas.

Visualización y modificación de Posiciones desde la Transacción PPOME.

Para la visualización y modificación de una posición, los pasos serán muy simples. Primero buscaremos la posición que deseamos tratar, desde la búsqueda en la PPOME, una vez elegida la posición podemos modificar las solapas que contienen las descripciones de los datos para el Objeto.

Como adelantamos, aquí también tenemos la posibilidad de modificar los datos que disponemos organizados en solapas o pestañas y entre los principales se encuentran:

• Básicos: Abreviatura, denominación, función, vacante y descripción breve.
• Imputación: Podremos seleccionar la Sociedad, Sociedad contable y el centro contable maestro.
• Dirección: Dirección, Teléfono, Fax y E-mail.
• Distribución Costes: Sociedad, centro de costos y área funcional.
• Horario de Trabajo: Cantidad de horas mensuales, grupo y área de personal.
• Jerarquía: Superiores y subordinados de la posición.
• Tareas: Tareas.

Creación de Posiciones desde la Transacción PPOME

También es posible crear una posición dentro de nuestra Estructura Organizativa, desde la transacción PPOME. La mejor práctica para realizar este procedimiento es situarse en la Unidad Organizativa donde estará alojada la Posición y una vez que estemos dentro, oprimiendo el icono de crear nos abrirá una nueva posición para que le completemos los datos correspondientes.

Creación y modificación de Funciones desde la Transacción PPOME

En esta transacción también podemos tratar Funciones, crear, copiar, asignar y limitar funciones. La creación de una nueva Función se realiza desde la siguiente ruta: tratar-crear funciones.

Una vez que ingresamos, debemos completar la fecha para la cual se desea crear la Función, una abreviatura de su nombre y su denominación, luego grabamos y nuestra nueva función ha sido creada. Adicionalmente en el área de detalle podremos administrar/visualizar los datos, para las funciones se encuentran disponibles los siguientes:

• Básicos: Abreviatura, denominación y descripción breve.
• Tareas: Tareas.