INTRODUCCION A GESTION DE CAPACITACIONES
1 INTRODUCCION A GESTION DE EVENTOS
El componente de R/3 gestión de eventos o gestión de capacitaciones o actos, dispone de un amplio abanico de funciones muy útiles que nos permitirán planificar y gestionar fácil y eficazmente todo tipo de eventos, desde cursos de formación a convenciones, por ejemplo
Conceptos básicos
La gestión de ventos consta de un modelos de datos representados por objetos, que tiene características, abreviatura del nombre y nombre del objeto, todos los objetos tienen una validez
Algunos de estos objetos son:
· Acto (E)
· Empresa (U)
· Grupo de eventos (L)
· Recurso (G)
· Sede (F)
· Tipo de actos (D)
· Tipo de recursos (R)
Nota: una vinculación es una relación entre dos objetos, suelen ser bidireccionales, un tipo de objeto es el agrupamiento de objetos que tiene las mismas características.
Por ejemplo
Grupo de eventos -> Curso de ingles
Tipo de evento -> Ingles Básico
Evento -> Ingles Básico desde el 01/01/2020 al 31/12/2020
Integración
Si se utiliza la gestión de ventos de forma integrada con otros componentes o módulos de SAP, existe un intercambio de datos mediante las diversas interfaces, esto permite una actualización eficaz de los datos en la Gestión de actos.
También se puede usar como opción individual sin aprovechar las integraciones.
La gestión de eventos se puede integrar con:
· Gestión de organización: se puede inscribir unidades organizativas como participantes y pueden organizar eventos
· Gestión de personal: se pueden inscribir personas del registro de datos maestros de personal como participantes o instructores
· Gestión de tiempos: se almacenan los registros de participación y pueden llevarse a cabo verificaciones de compatibilidad/disponibilidad de empleados e instructores internos
· Desarrollo de la persona: se pueden verificar las cualificaciones y transferirlas a los participantes. Los usuarios también pueden utilizar las funciones de calificación del componente desarrollo personal
· Contabilidad de coste: se pueden liquidar las tasas del instructor y de participación mediante la facturación interna de actividades
· Comercial: se pueden facturar las tasas de participación y se pueden inscribir clientes y personas de contacto como tipos de participantes
· Gestión de materiales: se pueden reservar materiales del maestro de materiales como recursos para eventos; se pueden crear solicitudes de pedido y reservar materiales
· SAP Knowledge Warehouse: se pueden visualizar los objetos info documentación sobre el curso, la documentación o videos) directamente de la gestión de eventos y de sus aplicaciones self service
· Agenda R/3: cuando se inscribe a los empleados como participantes o instructores en eventos, estas citas pueden generarse automáticamente en la agenda R/3
2 CREACION DE ENTORNOS DE EVENTOS
El entorno de los eventos recoge los datos básicos necesarios para la realización de un evento: el horario, la dirección del edificio, los componentes del coste, lugar de celebración del evento, el organizador, los tipos de recursos y los recursos
Creación de una sede
Transacción S_AHR_61011841
El objeto sede indica el lugar donde se celebra el acto
Una vez entramos en la transacción
Pulsamos en crear
Ponemos la fecha y población
En la siguiente pantalla completamos el nombre y abreviación
Completamos la información adicional
Pasamos a la pestaña dirección
Una vez completada la dirección podemos grabar
Creación de un componente de costos
Transacción S_AHR_61011845
Los componentes de costos son necesarios para cargar los costes de los actos y para imputaciones de actividades internas de los costes del instructor
Para crear un componente debemos hacer clic en el botón ENTRADAS NUEVAS y completar:
La propuesta de importe
La asignación de coste por participante, por acto o por unidad de tiempo
Creación de Horario
Transacción S_AHR_61011844
Un horario contiene:
El número de días
La secuencia de los números de días
Los horarios diarios individuales
Los horarios diarios se determinan las secciones diarias. Una sección diaria puede contener hasta tres bloques de secciones diarias con intervalos ininterrumpidos
Un bloque de seccionas diarias e un periodo de tiempo ininterrumpido que tiene lugar en un día, por ejemplo bloque de mañana, tarde y noche
Pasos a realizar o saber:
Se deben definir los horarios probables, primero una denominación breve y luego otra larga
Por ejemplo 1 día por semana
Haciendo clic en sección del día se realiza la definición de los distintos horarios
Por ejemplo, de 9:00 a 17:00
En programa diario, se relacionan los dos puntos anteriores, aquí es donde se realiza la combinación entre horarios y días.
Creación de Dirección de edificio
Transacción S_AHR_61011843
Proporciona información sobre la ubicación de los recursos.
Creación de Organizador – Empresa
Transacción PSVQ
Aquí se pueden crear organizadores externos. Los organizadores del tipo Empresa pueden ser los destinatarios de la correspondencia con los participantes del acto
También se puede utilizar para la asignación organizativa de participantes e instructores externos.
A las empresas se les pueden asignar tipos de objetos como tipos de actos, actos, personas externas, etc.
Al crear la empresa en necesario actualizar el infotipo dirección
Creación de Tipo de recursos
Transacción S_AHR_61011886
Mediante esta transacción se pueden crear todos los recursos que se necesiten.
Se debe indicar si el recurso corresponde a una sala, instructor, material u otro recurso
Si pulsamos la opción “dependiente de lugar” esto hará que en la planificación del acto se verifique la pertenencia de los recursos de este tipo al lugar seleccionad y si hay cantidad disponible.
También se puede asignar a un centro de coste
Creación de Recursos (otros recursos)
Transacción S_AHR_61011901
Pulsamos en crear nuevo
También podemos copiar uno ya creado
Se debe completar la abreviatura y la denominación (son obligatorios)
En la sección enlaces, se recomendada seleccionar “es especialización de”, el tipo de recurso, y en “pertenece a” la población a la que pertenece. En la sección capacidad, se debe completar en caso de que corresponda a la capacidad mínima, optima y máxima del recurso (por ejemplo, una sala)
Creación de grupos de actos
Transacción: S_AHR_61911889
Por medio de esta transacción podemos agrupar los eventos en un primer nivel
Por ejemplo, un grupo llamado idiomas
Es necesario completar los siguientes infotipo
· Objeto (abreviación, denominación)
· Descripción verbal
· Enlaces / vinculaciones
Los grupos de actos permiten categorizar los tipos de eventos
Creación de Tipos de Actos o Eventos
Transacción S_AHR_61011888
Los tipos de eventos o actos contiene gran parte de la información relevante para los eventos. Forman la estructura básica del catálogo de ventos
Los tipos de eventos desempeñan un papel muy importante en la gestión de eventos ya que se utilizan como modelos para copiar los eventos.
Cuando entramos en la transacción debemos crear el nombre y la descripción
En la pestaña contenido del evento podemos poner una descripción.
Los tipos de eventos contienen todos los datos generales y organizativos de los eventos
Modelo horario principal
Esta solapa se crean los horarios para el tipo de evento.
Para crear un horario de disponer de tres posibilidades
· Modelo horario
· Horario sin modelo: duración en días y horas del evento
· Horario definido por el usuario: numero de día y sesión diaria p odia de evento
Capacidad
Indica el número de participantes mínimo, máximo y optimo para los eventos de este tipo. La capacidad definida se compara con la capacidad del recurso. En función de esta comparación, se determina el numero de inscripciones que se permiten para el vento
Precios:
Indica un precio interno para la imputación interna de actividad y uno externo para la facturación
Información adicional del tipo de evento:
Se puede si se desea incluir el tipo de acto en el folleto de actos. Se puede especificar si el tipo de acto es un congreso que consta de varias sesiones que se celebran paralelamente
Vinculaciones
En cada tipo de evento se pueden utilizar/actualizar las siguientes vinculaciones
Pertenece al grupo de eventos: ordena el tipo de evento dentro de la jerarquía de vento
Requiere tipo de recurso: relación entre los eventos del grupo y los recursos que se necesitan para celebrarlo
Impartido por: determina los instructores que pueden celebrar este tipo de evento. El sistema los propone durante la reserva de curos
Utiliza por participante: material: especifica que materiales del maestro de materiales necesitan los participantes
Utiliza por acto: material: especifica que materias del maestro de materiales necesitan los participantes
Organizado por: determina el organizador del tipo de evento
Presupone – tipo de evento/cualificación: determina si la participación en eventos del tipo en cuestión debe tener como requisito haber asistido a otros eventos o poseer ciertas cualificaciones.
Imparte cualificación: determina que cualificaciones se transmiten al participante al participar en un evento del tipo en cuestión
Asignación de centro de coste: indica a que centro de coste le corresponden los constes de los actos que pertenecen al grupo en cuestión
Previsto para función: determina el grupo destinatario (tipo de objeto: función) de este tipo de eventos
Con modelo de calificación de participante/con modelo de calificación de evento: define modelos de calificación para este tipo
NOTA: es recomendable seleccionar do tipos de enlaces o vinculaciones para un tipo de evento
Pertenece a: grupo de actos al que pertenece el tipo de evento
Requiere: tipo de recurso: asignarle el tipo de recurso sala, ya que toto evento necesita una sala para poderse desarrollar. También es importante asignarle un tipo de recurso , que se si no se le asigne, al crear un evento si el tipo de evento al que pertenece no tiene asignado ninguno, el sistema no permite asignarle ningún recurso.