Leccion 4:
Introducción a Gestión de Capacitaciones:
1. Introducción a Gestión de Eventos
Este componente dispone de muchas funciones muy útiles que nos permitirán planificar y gestionar fácilmente todo tipo de eventos, desde cursos de formación hasta convenciones.
Dispondremos de un sistema de informes y calificaciones con lo que nos aseguraremos que los eventos sean de alta calidad y eficaces.
Conceptos básicos:
Objetos:
Actos (E) / Empres (U) / Grupor de eventos (L) / Recurso (G) / Sede (F) / Tipo de acto (D) / Tipo de recursos (R)
Una vinculación es una relación entre dos objetos. Suelen ser bidireccionales.
Un tipo de objeto es el agrupamiento de objetos que tienen la misma características.
Si se utiliza este componente en forma integrada con otros componentes SAP, Existe un intercambio de datos mediante diversas interfaces.La integración es Opcional.
Se puede integrar:
Gestión de Organiz: se pueden inscribir unidades organziativas como participantes.
Gestión de personal: se pueden inscribir personas como participantes o instructores.
Gestión de tiempos: Se alcenan los registros de participación.
Desarrollo de pers: Se pueden verificar las cualificaciones y transferirlas a los participantes.
Contabilidad de costes: Se pueden liquidar las tasas de instructor y de participación.
Comercial: Se pueden inscribir clientes.
Gestión de materiales: Se pueden reservar materiales como recursos de eventos.
2. Creación de entornos de Eventos:
El entorno de los eventos recoge datos básicos necesarios para la realización de un evento: horario, dirección, componentes de costes, lugar de celebración, organizador, tipos de recursos y recursos.
* Creación de una Sede:
Transacción S_AHR_61011841 - Sede
Pantalla: Población: Acceso - Seleccionar la fecha y luego el botón Crear.
Siguiente pantalla: Nombre de la Sede y la información adicional Sede Acto (primer solapa)
Después (segunda solapa): Dirección.
Luego grabar.
* Creación de un componente de Costos:
Transacción S_AHR_61011845 - Componentes coste
Aparece la lista de componentes de costes que tenemos creados.
Para crear un componente de coste hacemos clik en Entradas Nuevas y completamos la "propuesta de importe" y la "asignación de costo" por participante, por acto o por unidad de tiempo.
* Creación de Horario:
Número de días, secuencia de los números de días y horarios diarios individuales.
Los Horarios Diarios se determinan mediante las Secciones Diarias. Una Sección Diaria puede contener hasta tres bloques de secciones diarias con intervalos ininterrumpidos.
Un bloque de secciones diarias es un período de tiempo ininterrumpido que tiene lugar un día (ej: bloque de mañana, de tarde o de día entero)
Transacción S_AHR_61011844 - Horario
Siguientes pasos:
- Se deben definir los horarios probables (denominación breve y otra larga) (Ej: 1 DIA: 1 Día por semana)
- En Sección del día: definición de los distintos horarios (inicio 1, fin 1,...,Duración)
- Finalmente, en Programa Diario: se relacionan los dos puntos anteriores, combinación de horarios y secciones del día.
* Creación de Dirección de Edificio:
Ubicación de los recursos.
Transacción S_AHR_61011843 - Direccion edificio
Listado de edificios. Entrada Nueva (crear uno: Nombre corto y Largo). Luego, datos de dirección, tel.
* Creación de Organizador - Empresa
Se crean Organizadores Externos.
Transacción PSVQ - Crear Organizador
Nombre . Para crear la Empresa, es necesario actualizar el Infotipo Dirección.
* Creación de Tipo de Recursos:
Se pueden crear todos los recursos que se requieran.
Transacción S_AHR_61011886 - Tipo de Recurso
Pantalla: solapa Caracterist. planif.: se debe indicar si el tipo de recurso a crear corresponde a una Sala, Instructor, Material u Otro Recurso.
(Si selecc. "depend. del lugar" depende del lugar del acto y cant. disponible 1 por evento: 1 por actividad)
Solapa enlaces: se puede asignar al tipo de acto un centro de costos.
* Creación de Recursos:
Transacción S_AHR_61011901 - Otros Recursos
Fecha . Luego, crear Nuevo (o copiando otro recurso ya creado). Abreviatura y denominación.
En enlaces, se recomiendo seleccionar en "Es particularización de", el tipo de recurso y en "Pertenece a", la población a la que pertenece.
En "Capacidad", si correponde, la capacidad mínima óptima y máxima del recurso (en Sala por ejemplo)
* Creación de Grupo de Actos:
Acá podemos agrupar los Eventos en un primer nivel.
Por ejemplo: Grupo de Actos llamado IDIOMAS (adentro Inglés, Francés, Portugués)
Transacción S_AHR_61011889 - Grupo de actos
Fecha. Crear nuevo. Abreviatura, denominación. Descripción verbal. Enlaces/vinculaciones.
* Creación de Tipos de Actos o Eventos
Transacción S_AHR_61011888 - Tipo de eventos
Crear. Nombre. Descripción.
Solapa Modelo horario principal: se crean los horarios.
Solapa Capacidad: número de participantes mínimo, máximo y óptimo.
Solapa Precios: Precio interno para la imputación interna y un precio Externo para la facturación.
Solapa Información Adicional: Se puede especificar por ejemplo, si el tipo de acto es un congreso con varias sesiones.
Solapa Vinculaciones: Si pertenece a un grupo de eventos, si requiere tipo de recurso, se puede determinar los instructores, el organziador, los materiales, centro de coste y los modelos de calificación. Se recomienda seleccionar dos tipos de enlaces: Pertenece a (grupo de actos) / Requiere (tipo de recurso: SALA)