Introducción a Gestión de Eventos
El componente de R/3 Gestión de eventos o Gestión de Capacitaciones o actos, dispone de un amplio abanico de funciones muy útiles que nos permitirán planificar y gestionar fácil y eficazmente todo tipo de eventos, desde cursos de formación a convenciones, por ejemplo.
Dispondremos de un sistema de informes y de calificación flexible, que nos proporcionaran un importante apoya para la toma de decisiones en nuestra organización, con lo que nos aseguramos también, que los eventos que ofrecemos sean tanto de alta calidad, como eficaces.
Conceptos Básicos
La gestión de eventos consta de un modelo de datos representado por objetos, que tienen características, abreviatura del nombre, y nombre del objeto. Asimismo, todos los objetos tienen una validez.
Algunos de los objetos son:
· Acto (E).
· Empresa (U).
· Grupo de eventos (L).
· Recursos (G).
· Sede (F).
· Tipo de actos (D).
· Tipo de recursos (R).
Una vinculación es una relación entre dos objetos. Suelen ser bidireccionales. Un tipo de objeto es el agrupamiento de objetos que tienen las mismas características.
Un ejemplo para estos objetos podría ser el siguiente:
Tipo de Objeto - Objeto
Grupo de eventos – Cursos de Inglés.
Tipo de Evento – Ingles Básico.
Evento – Ingles Básico desde el 01/01/2015 al 31/12/2015.
Integración
Si se utiliza la gestión de eventos de forma integrada con otros componentes de SAP, existe un intercambio directo de datos mediante las diversas interfaces, lo que permite actualización eficaz de los datos en la gestión de actos.
La integración con estos componentes es opcional. La gestión de eventos puede utilizarse como opción individual, sin aprovechar las ventajas que ofrece esa integración.
Se puede integrar la gestión de eventos con los componentes de aplicación siguiente:
Creación de Entornos de Eventos
El entorno de los eventos recoge los datos básicos necesarios para la realización de un evento:
· El horario.
· La dirección del edificio.
· Los componentes del coste.
· El lugar de celebración del evento.
· El organizador.
· Los tipos de recursos.
· Los recursos.
Creación de una Sede
El tipo de objeto sede indica el lugar donde se celebrará un acto.
Para crear una nueva sede ingresaremos en la siguiente transacción.
Transacción S_AHR_61011841 – Sede
Es la transacción que utilizaremos para crear una Sede.
Cuando ingresamos nos encontraremos con la siguiente transacción:
En la pantalla completaremos el nombre de la nueva Sede.
Luego de integrar los campos solicitados en esta primer pantalla que es la de información adicional Sede Acto, pasamos a integrar la segunda etapa que detallamos a continuación.
Una vez integrados los campos solicitados en la solapa de dirección procedemos a grabar, de esta manera queda creada la nueva sede.
Creación de un Componente de Costos
Los componentes de costos son necesarios para cargar los costes de los actos y para imputaciones de actividades internas de los costes del instructor.
Transacción S_AHR_61011845 – Componentes Coste
Es la transacción que utilizaremos para crear un componente de Coste.
Al momento tenemos creados los siguientes componentes de coste.
Para la creación de un componente de coste debemos hacer un clic en Entradas Nuevas y completar.
· La propuesta de importe.
· La asignación de costo por participante, por acto o por unidad de tiempo.
Creación de Horario
Un horario contiene la siguiente información:
- El número de días.
- La secuencia de número de días.
- Los horarios diarios individuales.
Los horarios diarios se determinan mediante las secciones diarias. Una sección diaria puede contener hasta tres bloques de secciones diarias con intervalos ininterrumpidos. Que tiene lugar en un día, como por ejemplo los bloques de mañana, tarde o de día entero.
Transacción S_AHR_61011844 – Horario
Para definir el horario se deben realizar los siguientes pasos, a saber:
En primer lugar, debe definir los horarios probables, primero una denominación breve y luego otra larga, por ejemplo.
Luego hacemos clic en la sección del día, se realiza la definición de los distintos horarios. Por ejemplo.
Finalmente, en programa diario, se relacionan los dos puntos anteriores, es decir que aquí es donde se realiza la combinación entre los horarios y las secciones del día.
Creación de Dirección de Edificio
La dirección de edificio proporciona información sobre la ubicación de los recursos.
Transacción S_AHR_61011843 – Dirección Edificio
Transacción que utilizaremos para la creación de una dirección.
De esta manera se realiza el ingreso de las nuevas sucursales.
Ingresando al detalle correspondiente, se completan los datos de dirección solicitados.
Creación de Organizador – Empresa
En esta etapa, se crean organizadores externos. Los organizadores del tipo empresa pueden ser los destinatarios de la correspondencia con los participantes al acto.
También se puede utilizar para la asignación organizativa de participantes e instructores externos.
A las empresas se les pueden asignar tipos de objeto, como, por ejemplo.
- Tipos de actos.
- Actos.
- Personas externas.
Transacción PSVQ – Crear Organizador
Transacción que utilizaremos para crea un Organizador – Empresa.
Al crear la empresa, es necesario actualizar el Infotipo dirección.
Creación del Tipo de Recursos
Mediante esta actividad se pueden crear todos los recursos que se requieran. A continuación, se detalla la lista de recursos disponibles.
Transacción S_AHR_61011886 – Tipo de Recurso
Transacción que se utiliza para crear el tipo de recurso.
En la sección características de planificación, se debe indicar si el tipo de recurso a crear corresponde a una sala, instructor, material u otro recurso.
Se podría seleccionar la opción “dependiente del lugar” y esto hará que en la planificación del acto se verifique la pertenecía de los recursos de este tipo al lugar del acto seleccionado y “cantidad disponible” 1 por la unidad Evento, ya que como mínimo se necesitara 1 por cada actividad.
Asimismo, en la sección enlaces, se puede asignar al tipo de acto un centro de costos.
Como ejemplo, en nuestro sistema tenemos creados los siguientes tipos de recursos
Creación de Recursos
Transacción S_AHR_61011901 Otros Recursos
Transacción que utilizaremos para crear otros recursos.
Por medio del menú funcional, los pasos para crear recursos son los siguientes:
Al ingresar a la pantalla para crear un nuevo recurso, puede seleccionarse crear nuevo, o simplemente crear un recurso, copiando el modelo de otro recurso ya creado.
Como se puede observar en la pantalla, se debe completar obligatoriamente la abreviatura y la denominación del recurso que se quiere crear.
En la sección enlaces, se recomienda seleccionar, en “es especialización de”, el tipo de recursos, y en “Pertenece a” la población a la que pertenece. En la sección capacidad, se debe completar en caso que corresponda, la capacidad mínima, optima y máxima del recurso. (ejemplo sala).
Video
Creación de Grupo de Actos
Por medio de esta transacción podemos agrupar los eventos en un primer nivel.
Por ejemplo, podemos crear un grupo de actos llamado idiomas y dentro del mismo se crearán los tipos de eventos inglés, francés, portugués.
Transacción S_AHR_61011889 – Grupo de Actos
Transacción que utilizaremos para la creación de grupos de actos.
Al crear un grupo de actos, se actualizan los siguientes infotipos:
· Objeto (abreviación, denominación).
· Descripción verbal.
· Enlaces / vinculaciones.
Creación de Tipo de Actos o Eventos
Los tipos de eventos o actos contienen gran parte de la información relevante para los eventos. Forman la estructura básica del catálogo de eventos.
Transacción S_AHR_61011888 – Tipos de Eventos
Transacción que utilizaremos para crear tipos de eventos o actos.
Los tipos de eventos desempeñan un papel muy importante en la gestión de eventos, ya que se utilizan como modelos para copiar los eventos.
Si bien ingresamos a la transacción crearemos el nombre y su descripción para el tipo de acto o evento.
Luego podremos ingresar una descripción sobre el evento, lo que nos permitirá comentar el objetivo del mismo.
Los tipos de eventos contienen todos los datos generales y organizativos de los eventos.
Modelo Horario Principal
En esta solapa se crean los horarios para el tipo de evento. Al crear o planificar una fecha de evento, puede copiar el modelo de horario del tipo de evento y utilizarlo como el horario para el evento.
Para crear un horario se dispone de tres posibilidades:
· Modelo con horario.
· Horario sin modelo, duración en días y horas del evento.
· Horario definido por el usuario, numero de día y sección diaria por día de evento.
Capacidad
El Infotipo capacidad indica el número de participantes mínimo, máximo y óptimo para los eventos de este tipo. La capacidad defina para un evento se compara con la capacidad del recurso (capacidad de la sala reservada para el evento). En función de esta comparación, se determina el número de inscripciones que se permiten par el evento.
Precios
Este Infotipo indica un precio interno para la imputación interna de actividad y uno externo para la facturación.
Información Adicional del Tipo de Evento
Con este Infotipo, se puede especificar si se desea incluir el tipo de acto en el folleto de actos. Asimismo, se puede especificarse el tipo de acto es un congreso que consta de varias sesiones que se celebran paralelamente.
Vinculaciones
En cada tipo de evento se pueden actualizar las siguientes vinculaciones.
· Pertenece al Grupo de Eventos: Ordena el tipo de evento dentro de la jerarquía de evento.
· Requiere Tipo de Recurso: Constituye la relación entre los eventos del grupo y los recursos que se necesitan para celebrarlos.
· Impartido Por: Determina los instructores que pueden celebrar este tipo de eventos. El sistema los propone durante la reserva de recursos.
· Utiliza por participante, Material: Especifica que materiales del maestro de materiales necesitan los participantes.
· Utiliza por acto, Materiales: especifica que materiales del maestro de materiales necesitan los participantes.
· Organizado por: Determina el organizador del tipo de evento.
· Presupone – Tipo de Evento/cualificación: Determina si la participación en eventos del tipo en cuestión debe tener como requisito haber asistido a otros eventos o poseer ciertas cualificaciones.
· Imparte Cualificación: Determina que cualificaciones se trasmiten al participante en un evento del tipo en cuestión.
· Asignación del Centro de Coste: Indica a que centro de coste le corresponden los costes de los actos que pertenecen a grupo en cuestión.
· Previsto para Función: Determina el grupo destinatario (tipo de objeto, función) de este tipo de eventos.
· Con Modelo de Calificación de Participante / con Modelo de Calificación de Evento: Define modelos de calificación para eventos de este tipo.
· Pertenece a: Grupo de actos al que pertenece el tipo de evento.
· Requiere: Tipo de recurso, asignarle el tipo de recurso Sala, ya que todo evento necesita una sala para poderse desarrollar. Asimismo, es importante asignarle un tipo de recurso, ya que, si no se le asigna, a crear un evento si el tipo de evento al que pertenece no tiene asignado ningún tipo de recurso, el sistema no permite asignarle ningún recurso.
A continuación, visualizaremos un ejemplo de los enlaces o vinculaciones nombradas anteriormente.