INTRODUCCION A GESTION DE CAPACITACIONES
Introducción a gestión de eventos
También gestión de capacitaciones o actos que permite planificar y gestionar fácil y eficazmente todo tipo de eventos desde cursos de formación (capacitaciones) a convenciones. Dispone de un sistema de informes y de calificación flexible.
*** Conceptos básicos
Representado por objetos, como son:
° ACTO (E)
° EMPRESA (U)
° Grupo de eventos (L)
° Recurso (G)
° Sede (F)
° Tipo de actos (D)
° Tipo de recursos (R)
Nota: Una VINCULACION es una relación entre dos objetos. Suelen ser bidireccionales.
Un tipo de objeto es el agrupamiento de objetos que tiene las mismas características.
TIPO DE OBJETO >> OBJETO
Grupo de eventos > Cursos de ingles
Tipo de evento > Ingles básico
Evento > Ingles básico desde 01/01/2015 al 31/12/2015
*** Integración
Forma integrada con otros componentes de SAP, con intercambio directo de datos mediante las diversas interfaces, permite una actualización de datos en la gestión de actos.
Creación de entornos de eventos
El entorno de los eventos recoge los datos básicos para la realización de un evento como HORARIO, DIRECCION, COMPONENTES COSTE, LUGAR CELEBRACION EVENTO, ORGANIZADOR, TIPOS DE RECURSOS Y RECURSOS.
*** Creación de una sede
El lugar donde se celebra un acto.
Transacción S_AHR_61011841, crear una sede.
*** Creación de un componente de costos
Cargar los costes de los actos y para imputaciones de actividades internas de los costes del instructor.
Transacción S_AHR_61011845, crear un componente de costo.
*** Creación de Horario
Contiene NUMERO DE DIAS, SECUENCIA # DIAS, HORARIOS DIARIOS INDIVIDUALES.
° Los horarios diarios se determinan mediante las secciones diarias. Una sección diaria puede contener hasta 3 bloques de secciones diarias con intervalos interrumpidos.
° Un bloque de secciones diarias es un periodo de tiempo interrumpido que tiene lugar a un día, bloques mañana, tarde, día entero.
Transacción S_AHR_61011844, crear Horario.
*** Creación de Dirección de edificio
Ubicación de los recursos.
Transacción S_AHR_61011843.
*** Creación de Organizador empresa
Se crean organizadores externos, pueden ser los destinatarios de la correspondencia con los participantes al acto.
Se puede utilizar para la asignación organizativa de participantes.
Tipos de Objeto como tipos de actos, actos, personas externas.
Transacción PSVQ crear organizador.
Al crear la empresa es necesario actualizar el infotipo dirección.
*** Creación de Tipo de Recursos
Transacción S_AHR_61011886.
Puede ser sala, instructor, material u otro.
*** Creación de Recursos
Transacción S_AHR_61011901.
Los tipos de recursos engloban a recursos.
En enlaces se recomienda seleccionar:
ES PARTICULACION DE: el tipo de recurso
PERTENECE A: la población a la que pertenece
En Capacidad la mínima, optima y máxima del recurso.
*** Creación de Grupo de actos
Se puede agrupar los eventos en primer nivel.
Grupo de acto IDIOMAS y dentro del mismo tipo de eventos INGLES, FRANCES, PORTUGUES.
Transacción S_AHR_61011889.
*** Creación de Tipos de actos o eventos
Contienen gran parte de la información relevante para los eventos.
Forman la estructura básica del catalogo de eventos.
Transacción S_AHR_61011888.
Los tipos de eventos desempeñan en la gestión de eventos, como modelos para copiar los eventos.
°° Solapa Modelo HORARIO PRINCIPAL
Dispone de 3 posibilidades:
° Modelo con horario
° Horario sin modelo: Duración en días y horas del evento
° Horario definido por el usuario: Numero de día y sesión diaria por día de evento.
°° Capacidad
Numero de participantes mínimo, máximo, optimo para los eventos de este tipo.
La capacidad definida para un evento se compara con la capacidad del recurso (sala reservada para evento).
Se determina el número de inscripciones que se permite para el evento.
°° Precios
Precio interno para la imputación interna de actividad y una externo para facturación.
°° Información adicional del tipo de evento
Se puede especificar si se desea incluir el tipo de acto en el folleto de actos. Si el tipo de acto es un congreso que consta de varias sesiones paralelamente.
>> Dos tipos de enlaces o vinculaciones
° Pertenece a: Grupo de actos al que pertenece el tipo de evento.
° Requiere: Tipo de recurso como puede ser una sala. Si no se asigna un tipo de recurso el sistema no permite asignarle ningún recurso.