INTRODUCCION A LA GESTION DE CAPACITACIONES
INTRODUCCION A GESTION DE EVENTOS
Es para planificar y gestionar eventos, desde cursos de formación a convenciones, por ejemplo.
CONCEPTOS BASICOS
La gestión de eventos consta de un modelo de datos representado por objetos, que tienen características, abreviatura del nombre, y nombre del objeto. Así mismo, todos los objetos tienen validez
Algunos de los objetos son:
· Acto (E)
· Empresa (U)
· Grupo de eventos (L)
· Recurso (G)
· Sede (F)
· Tipo de actos (D)
· Tipo de recursos (R)
Una vinculación es una relación entre 2 objetos. Suelen ser bidireccionales y un tipo de objeto es el agrupamiento de objetos que tienen las mismas características.
Un ejemplo para estos objetos podría ser el siguiente:
TIPO DE OBJETO>>>>>>>>>>>OBJETO
GRUPO DE EVENTOS>>>>>>>>>CURSO DE INGLES
TIPO DE EVENTO>>>>>>>>>>>>INGLES BASICO
EVENTO>>>>>>>>>>>>>>>>>>>INGLES BASICO DESDE EL 01/01/2015 AL 31/12/2015
INTEGRACIÓN
Si se utiliza la gestión de eventos de forma integrada con otros componentes SAP, existe un intercambio directo de datos mediante las diversas interfaces. Igualmente, la gestión de eventos puede utilizarse como opción individual, sin aprovechar las ventajas que ofrece esa integración.
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COMPONENTE
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FUNCIONES
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G. DE ORG.
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se puede inscribir unidades organizativas como participantes y organizar eventos
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G. DE PERSONAL
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Se pueden inscribir personal como participantes o como instructores
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GESTION TIEMPOS
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Se almacenan los registros de participación y pueden llevarse a cabo verificaciones de compatibilidad/disponibilidad de empleados e instructores internos
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DESARROLLO DEL PERSONAL
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Se pueden verificar las cualificaciones y transferirlas a los participantes.
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CONTABILIDAD DE COSTES
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Se pueden liquidar las tasas de instructor y de participación mediante la facturación interna de actividades
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COMERCIAL
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Se pueden facturar las tasas de participación y se pueden inscribir clientes y personas de contacto como tipos de participante
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GESTION DE MATERIALES
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Se pueden reservar materiales del maestro de materiales como recursos para eventos.
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SAP KNOWLEDGE WAREHOUSE
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Se pueden visualizar los objetos info(documentación sobre el curso, la documentación o videos) directamente de la gestión de eventos y de sus aplicaciones self service.
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AGENDA R/3
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Cuando se inscribe a los empleados como participantes o instructores en eventos, estas citas pueden generarse automáticamente en la agenda R/3
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CREACION DE ENTORNOS DE EVENTOS
El entorno de los eventos recoge los datos básicos necesarios para la realización de un evento: el horario, los costos, el lugar, el organizador, los tipos de recursos y los recursos
CREACION DE UNA SEDE: transacción S_AHR_61011841. Es para indicar el lugar dónde se celebrará un acto.
CREACION DE UN COMPONENTE DE COSTOS: transacción S_AHR_61011845. Los componentes de costos son necesarios para cargar los costes de los actos y para imputar actividades.
CREACION DE HORARIO: TRANSACCION S_AHR_61011844
Un horario contiene el número de días, la secuencia de días y los horarios diarios.
CREACION DE DIRECCION DE EDIFICIO: TRANSACCION S_ARH_61011843.
CREACION DE ORGANIZADOR-EMPRESA: TRANSACCION PSVQ Se crean organizadores externos. Los organizadores del tipo Empresa pueden ser los destinatarios de la correspondencia con los participantes al acto
CREACION DE TIPO DE RECURSOS: TRANSACCION S_ARH_61011886
Así mismo en la sección de enlaces, se puede asignar al tipo de acto un centro de costos.
CREACION DE RECURSOS: TRANSACCION S_AHR_61011901
CREACION DE GRUPOS DE ACTOS: TRANSACCION S_AHR_61011889
Por medio de esta transacción podemos agrupar los eventos en in primer nivel. Los grupos de actos permiten categorizar los tipos de eventos.
Por ejemplo, podemos crear un grupo de actos llamado idiomas y dentro del mismo se crearán los tipos de eventos inglés, francés, portugués
CREACION DE TIPOS DE EVENTOS: TRANSACCION S_ARH_61011888
Los tipos de eventos se utilizan como modelos para copiar los eventos. Forman la estructura básica del catálogo de eventos.
Los tipos de eventos contienen todos los datos generales y organizativos de los eventos
· Modelo horario principal
En esta solapa se crean horarios para el tipo de evento. Al crear o planificar una fecha de evento, puede copiar el modelo de horario del tipo de evento y utilizarlo como horario para el evento
· Capacidad
El infotipo capacidad indica el número de participantes mínimo, máximo y óptimo para los eventos de este tipo. La capacidad definida para un evento se compara con la capacidad del recurso (capacidad de la sala reservada para el evento). En función de esta comparación, se determina el número de inscripciones que se permiten para el evento
· Precios
Este infotipo indica un precio interno para la imputación interna de actividad y uno externo para la facturación
· Información adicional del tipo de evento
· Vinculaciones
En cada tipo de evento se pueden actualizar las siguientes vinculaciones:
· Pertenece al grupo de eventos: ordena al tipo de evento dentro de la jerarquía de evento
· Requiere tipo de recurso
· Impartido por: determina los instructores que pueden celebrar este tipo de eventos.
· Utiliza por participante: material: especifica que materiales necesitan los participantes
· Utiliza por acto: material: especifica que materiales del maestro de materiales necesitan los participantes
· Organizado por: determina el organizador de tipo de evento
· Presupone – tipo de evento/cualificación: determina si la participación requiere un requisito previo.
· Imparte cualificación: determina que cualificaciones se transmiten al participante al participar en un evento del tipo en cuestión.
· Asignación de centros de coste: indica a que centro de coste corresponde.
· Previsto para función: determina el grupo destinatario de este tipo de eventos.
· Con modelo de calificación de participante/con modelo de calificación de evento: define modelos de calificación para eventos de este tipo