INTRODUCCION A LA GESTION DE CAPACITACIONES
1- Introducción a la gestión de eventos
El componente de R/3 Gestión de eventos o Gestión de capacitaciones o actos, dispone de un amplio abanico de funciones muy útiles que nos permitirá planificar y gestionar fácil y eficazmente todo tipo de eventos, desde cursos de formación a convenciones por ejemplo
Disponemos de un sistema de informes y de calificación flexible, que nos proporcionaran un importante apoyo para la toma de decisiones en nuestra organización, con lo que nos aseguramos también, que los eventos que ofrecemos sean tanto de alta calidad, como eficaces
· Conceptos básicos
La gestión de eventos consta de un modelo de datos representado por objetos, que tienen características, abreviatura del nombre, y nombre del objeto. Así mismo, todos los objetos tienen validez
Algunos de los objetos son:
o Acto (E)
o Empresa (U)
o Grupo de eventos (L)
o Recurso (G)
o Sede (F)
o Tipo de actos (D)
o Tipo de recursos (R)
· Integración
Si se utiliza la gestión de eventos de forma integrada con otros componentes SAP, existe un intercambio directo de datos mediante las diversas interfaces, lo que permite una actualización eficaz de los datos en la gestión de actos
La integración con estos componentes es opcional. La gestión de eventos puede utilizarse como opción individual, sin aprovechar las ventajas que ofrece esa integración
2- La creación de entornos de eventos
El entorno de los eventos recoge los datos básicos necesarios para la realización de un evento: el horario, la dirección del edificio, los componentes del coste, el lugar de celebración del evento, el organizador, los tipos de recursos y los recursos
· Creación de una sede
El tipo de objeto sede indica el lugar donde se celebrara el acto
· Creación de un componente de costos
Los componentes de costos son necesarios para cargar los costes de los actos y para imputaciones de actividades internas de los costees del instructor
· Creación de horario
Un horario contiene la siguiente información: el numero de días, la secuencia de los números de días, los horarios diarios individuales
Los horarios diarios se determinan mediante las secciones diarias. Una sección diaria puede contener hasta 3 bloques de secciones diarias con intervalos ininterrumpidos
Un bloque de secciones diarias es un periodo de tiempo ininterrumpido que tiene lugar en un día, como por ejemplo los bloques de mañana, tarde, o día entero
· Creación de dirección de edificio
La dirección de edificio proporciona información sobre ubicación de los recursos
· Creación de organizador – Empresa
En esta etapa, se crean organizadores externos. Los organizadores del tipo Empresa pueden ser los destinatarios de la correspondencia con los participantes al acto
También se pueden utilizar para la asignación organizativa de participantes e instructores externos
A las empresas se les puede asignar tipos de objeto, como ser: tipos de actos, actos, personas externas, etc.
· Creación de tipo recursos
Mediante esta actividad se pueden crear todos los recursos que se requieran.
· Creación de recursos
· Creación de grupo de actos
Por medio de esta transacción podemos agrupar los eventos en in primer nivel
Por ejemplo, podemos crear un grupo de actos llamado idiomas y dentro del mismo se crearán los tipos de eventos inglés, francés, portugués
· Creación de tipos de actos o eventos
Los tipos de eventos desempeñan un papel muy importante en la gestión de eventos, ya que se utilizan como modelos para copiar los eventos
Los tipos de eventos contienen todos los datos generales y organizativos de los eventos
· Modelo horario principal
En esta solapa se crean horarios para el tipo de evento. Al crear o planificar una fecha de evento, puede copiar el modelo de horario del tipo de evento y utilizarlo como horario para el evento
Para crear un horario se dispone de tres posibilidades:
o Modelo con horario
o Horario sin modelo: duración de días y horas del evento
o Horario definido por el usuario: número de día y sesión por día de evento
· Capacidad
El infotipo capacidad indica el numero de participantes mínimo, máximo y optimo para los eventos de este tipo. La capacidad definida para un evento se compara con la capacidad del recurso (capacidad de la sala reservada para el evento). N función de esta comparación, se determina el numero de inscripciones que se permiten para el evento
· Precios
Este infotipo indica un precio interno para la imputación interna de actividad y uno externo para la facturación
· Información adicional del tipo de evento
Con este infotipo, se puede especificar si se desea incluir el tipo de acto en el folleto de actos. Así mismo, se puede especificar si el tipo de acto es un congreso que consta de varias sesiones que se celebran paralelamente
· Vinculaciones
En cada tipo de evento se pueden actualizar las siguientes vinculaciones:
o Pertenece al grupo de eventos: ordena al tipo de evento dentro de la jerarquía de evento
o Requiere tipo de recurso: constituye la relación entre eventos del grupo y los recursos que se necesitan para celebrarlos
o Impartido por: determina los instructores que pueden celebrar este tipo de eventos. El sistema los propone durante la reserva de recursos
o Utiliza por participante: material: especifica que materiales necesitan los participantes
o Utiliza por: material: especifica que materiales del maestro de materiales necesitan los participantes
o Organizado por: determina el organizador de tipo de evento
o Presupone – tipo de evento/cualificación: determina si la participación en eventos
o Imparte cualificación: determina que cualificaciones se transmiten al participante al participar en un evento del tipo en cuestión
o Asignación de centros de coste: indica a que centro de coste le corresponden los costes de los actos que pertenecen al grupo en cuestión
o Previsto para función: determina el grupo destinatario (tipo de objeto: función) de este tipo de eventos
o Con modelo de calificación de participante/con modelo de calificación de evento: define modelos de calificación para eventos de este tipo
· Es recomendable seleccionar 2 tipos de enlaces o vinculaciones para un tipo de evento:
o Pertenece a: grupo de actos al que pertenece el tipo de evento
o Requiere: tipo de recurso: asignarle el tipo de recurso Sala, ya que todo evento necesita una sala para poderse desarrollar. Asimismo, es importante asignarle un tipo de recurso, ya que si no se le asigna, al crear el evento si el tipo de evento al que pertenece no tiene asignado ningún tipo de recurso, el sistema no permite asignarle ningún recurso