INTRODUCCIÓN A GESTIÓN DE CAPACITACIONES
Introducción a Gestión de Eventos
Modelo de datos representado por objetos, algunos de ellos:
- Acto (E)
- Empresa (U)
- Grupo de eventos (L)
- Sede (F)
- Tipo de actos (D)
- Tipo de recursos (R)
Una vinculación es una relación entre dos objetos. Suelen ser bidireccionales. Un tipo de objeto es el agrupamiento de objetos que tienen las mismas características.
- Integración
Al utilizar la Gestión de eventos de forma integrada con otros componentes de SAP, existe un intercambio directo de datos mediante las diversas interfaces, lo que permite una actualización eficaz de los datos en la Gestión de actos.
Creación de entornos de Eventos
El entorno de los eventos recoge los datos básicos necesarios para la realización de un evento: el horario, la dirección del edificio, los componentes del coste, el lugar de celebración del evento, el organizador, los tipos de recursos y los recursos
- Creación de una Sede
El objeto SEDE indica el lugar a dónde se celebrará un acto.
Transacción S_AHR_61011841 - Creación Sede
- Creación de un Componente de Costos
El objeto COMPONENTE DE COSTOS es necesario para cargar los costes de los actos y para imputaciones de actividades internas de los costes del instructor.
Transacción S_AHR_61011845 - Creación Componentes Coste
- Creación de Horario
Un HORARIO contiene la siguiente información: el número de días, la secuencia de los números de días, los horarios diarios individuales.
Los horarios diarios se determinan mediante las secciones diarias. Una sección diaria puede contener hasta tres bloques de secciones diarias con intervalos ininterrumpidos.
Un bloque de secciones diarias es un período de tiempo ininterrumpido que tiene lugar en un día. (Ej: mañana, tarde o día entero).
Transacción S_AHR_61011844 - Creación Horario
- Creación de Dirección de Edificio
La DIRECCION DE EDIFICIO proporciona información sobre la ubicación de los recursos.
Transacción S_AHR_61011843 - Creación de Dirección Edificio
- Creación de Organizador - Empresa
A las EMPRESAS se les pueden asignar tipos de objetos, como ser: tipos de actos, actos, personas externas, etc..
Transacción PSVQ - Crear Organizador
- Creación de Tipo de Recursos
Transacción S_AHR_61011886 - Crear Tipos de Recursos
- Creación de Recursos
Transacción S_AHR_61011901 - Crear Otros Recursos
- Creación de Grupo de Actos
Por medio de esta transacción podemos agrupar los Eventos en un primer nivel. Ej: Grupo de Actos llamado IDIOMAS, y dentro del mismo se crearán los Tipos de Eventos: Inglés, Frances, Portugués.
Los grupos de actos permiten categorizar los tipos de eventos.
Transacción S_AHR_61011889 - Crear Grupo de Actos
- Creación de Tipos de Actos o Eventos
Los tipos de Eventos o Actos contienen gran parte de la información relevante para los eventos. Forman la estructura básica del catálogo de Eventos..
Transacción S_AHR_61011888 - Crear Tipo de Eventos
Los tipos de Eventos o actos contienen gran parte de la información relevante para los eventos. Forman la estructura básica del catálogo de Eventos Se utilizan como modelos para copiar los eventos.
Los tipos de eventos contienen todos los datos generales y organizativos de los eventos.
- Modelo horario principal: En esta solapa se crean los horarios para el tipo de evento. Para crear un horario se dispone de tres posibilidades.
- Modelo con horario.
- Horario sin modelo: duración en días y horas del evento.
- Horario definido por el usuario: número de día y sesión diaria por día de evento.
- Capacidad: El infotipo Capacidad indica el número de participantes mínimo, máximo y óptimo para los eventos de este tipo. La capacidad definida para un evento se compara con la capacidad del recurso (capacidad de la sala reservada para el evento). En función de esta comparación, se determina el número de inscripción que se permiten para el evento.
- Precios: Precio interno, para la imputación interna de actividad y uno externo para la facturación.
- Información adicional del tipo de evento: Permite especificar si se desea incluir el tipo de acto en el folleto de actos, además especificar si el tipo de acto es un congreso que consta de varias sesiones que se celebran paralelamente.
- Vinculaciones: En cada tipo de evento se pueden actualizar las siguientes vinculaciones:
- Pertenece al grupo de eventos: ordena al tipo de evento dentro de la jerarquía de evento
- Requiere tipo de recurso: constituye la relación entre los eventos del grupo y los recursos que se necesitan para celebrarlos.
- Impartido por: determina los instructores que pueden celebrar este tipo de eventos. El sistema los propone durante la reserva de recursos.
- Utiliza por participante - Material: especifica qué materiales del maestro de materiales necesitan los participantes.
- Utiliza por acto - Material: especifica qué materiales del maestro de materiales necesitan los participantes.
- Organizado por: determina el organizador del tipo de evento.
- Presupone - tipo de evento/cualificación: determina si la participación en eventos del tipo en cuestión debe tener como requisito haber asistido a otros eventos o poseer ciertas cualificaciones.
- Imparte cualificaciones: determina qué cualificaciones se transmiten al participante al participar con un evento del tipo en cuestión.
- Asignación de centros de coste: indica a qué centro de coste le corresponden los costes de los actos que pertenecen al grupo en cuestión.
- Previsto para función: determina el grupo destinatario (tipo de objeto: función) de este tipo de eventos.
- Con modelo de calificación de participante / con modelo de calificación de evento: define modelos de calificación para eventos de este tipo.
Es recomendable seleccionar dos tipos de Enlaces o Vinculaciones para un Tipo de evento.
- Pertenece a: Grupo de actos al que pertenece el tipo de evento.
- Requiere - Tipo de recurso: asignarle el tipo de recurso Sala, ya que todo evento necesita una sala para poderse desarrollar. Asimismo es importante asignarle un tipo de recurso, ya que si no se le asigna, al crear un evento si el tipo de evento al que pertenece no tiene asignado ningún tipo de recurso, el sistema no permite asignarle ningún recurso.