Introducción a Gestión de Capacitación
1.- Introducción a Gestión de Eventos
El componente de R/3 Gestión de eventos o Gestión de Capacitaciones o Actos, nos permitirá planificar y gestionar fácil y eficazmente todo tipo de eventos, desde cursos de formación a convenciones
La Gestión de Eventos consta de un modelo de datos representado por objetos, que tienen características, abreviatura del nombre, y nombre del objeto y algunos son:
· (E) Acto
· (U) Empresa
· (L) Grupo de eventos
· (G) Recursos
· (F) Sede
· (D) Tipo de actos
· (R) Tipo de Recursos
** Una vinculación es una relación entre 2 objetos. Suelen ser bidireccionales.
** Un tipo de objeto es el agrupamiento de objetos que tienen las mismas características.
Integración
Si se utiliza la Gestión de eventos de forma integrada con otros componentes SAP, existe un intercambio directo de datos mediante las diversas interfaces, lo que permite una actualización eficaz de los datos en la Gestión de actos.
2.- Creación de entornos de eventos
Recoge los datos básicos necesarios para la realización de un evento: el horario, la dirección, los componentes del costo, el lugar de celebración del evento, el organizador, los tipos de recursos etc. Son los siguientes:
Creación de una Sede: El tipo de objeto sede indica el lugar dónde se celebrará un acto, y para la creación de una Sede se utilizará la transacción S_AHR_61011841 – Sede.
Creación de un componente de Costos: Son necesarios para cargar los costes de los actos y para imputaciones de actividades internas de los costes del instructor, la transacción a utilizar es S_AHR_61011845 - Componentes costo.
Creación de Horario: Un horario contiene la siguiente información: el número de días, la secuencia de los números de días, los horarios diarios individuales. Los horarios diarios se determinan mediante las secciones diarias. Una sección diaria puede contener hasta tres bloques de secciones diarias con intervalos ininterrumpidos. Utilizamos la transacción S_AHR_61011844 - Horario.
Creación de dirección del edificio: Proporciona información sobre la ubicación de los recursos. Usamos la transacción S_AHR_61011843 - Dirección de Edificio. Realizamos el ingreso de las nuevas sucursales.
Creación de Organizador-Empresa: Se crean organizadores externos, también se utiliza para la asignación organizativa de participantes e instructores externos. Utilizamos la transacción PSVQ- Crear Organizador. Al crear la empresa es necesario actualizar el infotipo dirección.
Creación de tipo de recursos: Se pueden crear todos los recursos que se requieran mediante la transacción S_AHR_61011886-Tipo de Recurso. En la sección "características de planificación" debemos indicar si el tipo de recurso a crear es una sala, instructor, material u otro recurso. En enlaces asignamos al tipo de acto un centro de costos.
Creación de recursos: Usamos la transacción S_AHR_61011901 - Otros Recursos, En la pantalla seleccionamos crear nuevo o podemos copiar el modelo de otro recurso ya creado. Debemos completar obligatoriamente la abreviatura y la denominación del recurso. En enlaces se recomienda seleccionar en "es especialización de", el tipo de recurso, y en "pertenece a" la población a la que pertenece.
Creación de Grupo de Actos: Agrupamos los eventos en un primer nivel, lo hacemos mediante la transacción S_AHR_61011889 Grupo de actos. Al crear grupo de actos, se actualizan los siguientes infotipos: objeto, descripción verbal y enlaces/vinculaciones. ** Permiten categorizar los tipos de eventos**.
Creación de Tipos de Actos o Eventos: Estos contienen gran parte de la información relevante para los eventos, forman la estructura básica del catálogo de eventos. Y usaremos la transacción S_AHR_61011888 - Tipo de eventos, los tipos de eventos contienen todos los datos generales y organizativos de los eventos como:
- Modelo horario principal:
En esta solapa se crean los horarios para el tipo de evento. Para crear un horario se dispone de tres posibilidades:
- Modelo con horario.
- Horario sin modelo: duración en días y horas del evento.
- Horario definido por el usuario: número de día y sesión diaria por día de evento.
El Infotipo Capacidad indica el número de participantes mínimo, máximo y óptimo para los eventos de este tipo.
Este Infotipo indica un precio interno para la imputación interna de actividad y uno externo para la facturación.
- Información adicional del tipo de evento:
Con este Infotipo, se puede especificar si se desea incluir el tipo de acto en el folleto de actos. Asimismo, se puede especificar si el tipo de acto es un congreso que consta de varias sesiones que se celebran paralelamente.
En cada tipo de evento se pueden actualizar las siguientes vinculaciones:
- Pertenece al grupo de eventos: ordena al tipo de evento dentro de la jerarquía de evento.
- Requiere tipo de recurso: constituye la relación entre los eventos del grupo y los recursos que se necesitan para celebrarlos.
- Impartido por: determina los instructores que pueden celebrar este tipo de eventos. El sistema los propone durante la reserva de recursos.
- Utiliza por participante: Material: especifica qué materiales del maestro de materiales necesitan los participantes.
- Utiliza por acto: Material: especifica qué materiales del maestro de materiales necesitan los participantes.
- Organizado por: determina el organizador del tipo de evento.
- Presupone – tipo de evento/cualificación: determina si la participación en eventos del tipo en cuestión debe tener como requisito haber asistido a otros eventos o poseer ciertas cualificaciones.
- Imparte cualificación: determina qué cualificaciones se transmiten al participante al participar en un evento del tipo en cuestión.
- Asignación de centros de coste: indica a qué centro de coste le corresponden los costes de los actos que pertenecen al grupo en cuestión.
- Previsto para función: determina el grupo destinatario (tipo de objeto: función) de este tipo de eventos.
Con modelo de calificación de participante/con modelo de calificación de evento: define modelos de calificación para eventos de este tipo.
** Importante: Es recomendable seleccionar dos tipos de Enlaces o Vinculaciones para un Tipo de Evento.
- Pertenece a: Grupo de actos al que pertenece el tipo de evento.
- Requiere: Tipo de recurso: asignarle el tipo de recurso Sala, ya que todo evento necesita una sala para poderse desarrollar.