1| INTRODUCCION A GESTIÓN DE EVENTOS
Componente para la Gestión de eventos o Gestión de Capacitaciones o Actos, el cual dispone de un sistema de informes y de calificación flexible.
Se maneja a través de objetos con sus propias características.
Ejemplo de algunos objetos:
- (E) Acto
- (U) Empresa
- (L) Grupo de eventos
- (G) Recursos
- (F) Sede
- (D) Tipo de actos
- (R) Tipo de Recursos
Las vinculaciones entre los objetos son bidireccionales, como por ejemplo
Grupo de Evento >> Curso de inglés
Tipo de Evento >> inglés básico
Evento >> inglés básico desde el 01/01/2021 al 31/03/2021
INTEGRACIÓN
La Gestión de eventos se integra con otros componentes de SAP, el cuál existe un intercambio directo de datos mediante diversas interfaces que permiten una actualización de los datos en la Gestión de actos.
- Componentes con los que se conecta.
- Gestión de Organización
- Gestión de Personal
- Gestión de Tiempos
- Desarrollo de Personal
- Contabilidad de Costes
- Comercial
- Gestión de Materiales
- SAP Knowledge Warehouse
- Agenda R/3
2| CREACIÓN DE ENTORNOS DE EVENTOS
Refiere a los datos básicos para la realización de un evento, (Horario, Dirección, Costos, Lugar, Organizador, Tipos de Recursos y los Recursos.
Sede (lugar dónde se celebrará un acto, contenido de Nombre Sede, Fechas y Dirección)
Para crear la Sede utilizaremos la transacción S_AHR_61011841 - Sede
Costos (Cargar los costos de los actos, de las actividades internas y los costos del instructor, costos por participante, por acto o unidad de tiempo).
Para crear el componente de costos utilizaremos la transacción S_AHR_61011845 - Componentes coste.
Horarios (se carga la información de días, secuencia de días, horarios diarios individuales).
Los horarios son determinados mediante secciones diarias las cuales pueden tener hasta 3 bloques de sesiones diarias sin interrupciones.
Secciones diarias en un período de tiempo ininterrumpido que tiene lugar en un día, ejemplo de mañana, de tarde o de día entero.
Para crear un Horario utilizaremos la transacción S_AHR_6101844 -Horario.
donde creamos la definiciones de los distintos horarios con las secciones diarias.
Dirección Edificio (proporciona información sobre la ubicación de los recursos).
Para crear una dirección utilizaremos la transacción S_AHR_61011843 - Dirección edificio.
Organizador - Empresa (crear organizadores externos, organizativa de participantes e instructores externos).
A las empresas de les puede asignar tipos de objeto, actos, personas externas, etc.
Nota* ara crear una empresa es necesario actualizar el infotipo Dirección.
Para crear en Organizador - Empresa utilizaremos la transacción PSVQ - Crear Organizador
Tipo de Recursos (Actividad para crear todos los recursos requeridos).
Características de Planificación: (Sala, Instructor, Material y Otro Recurso).
Enlace: (Asig. de centro de coste vinculado con el Departamento).
Para crear el Tipo de Recursos utilizaremos la transacción S_AHR_61011886 Tipo de Recurso
Creación de Recursos (Libros, Material, cuadernos etc.)
Para la creación de Recursos utilizaremos la transacción S_AHR_61011901 Otros Recursos.
Grupo de Actos (aquí agruparemos los eventos en un primer nivel)
ejemplo Grupo de Acto "Idiomas", Tipo de Eventos "Inglés, Francés, Portugués etc."
Utilizaremos la transacción S_AHR_6111889 - Grupo de actos
Nota* Al crear Grupos de actos, se actualizan los siguientes Infotipos:
- Objeto (abreviación, denominación).
- Descripción verbal
- Enlaces / Vinculaciones
Los grupos de actos permiten categorizar los tipos de eventos.
Tipos de Actos o Eventos (contienen gran parte de la información relevante para los eventos, forman la estructura básica del catálogo de eventos.
Los tipos de evento contiene toda la información general de la organización de los eventos.
Modelo horario principal
(existen 3 posibilidades de horario)
- - Modelo con horario
- - Horario sin modelo
- - Horario definido por el usuario
Capacidad
Infotipo que indica el número de participantes (mínimo, máximo y óptimo) para los eventos de ese tipo.
Precios
Infotipo que indica el precio interno para la imputación interna de actividad y uno externo para facturación.
Información adicional del tipo de evento
infotipo donde podemos indicar si se desea incluir el tipo de acto en el folleto de actos, se puede especificar se se trata de un congreso el cuál consta de varias sesiones que se celebran simultáneamente.
Vinculaciones
(En cada tipo de evento se pueden actualizar las siguientes vinculaciones).
> Pertenece al grupo de eventos: (Jerarquía de evento)
> Requiere tipo de recurso: (relación entre eventos del grupo y los recursos que necesitan para celebrarlos)
> Impartido por: (determina los instructores que pueden celebrar el tipo de evento)
> Utiliza por participante; Material: (Materiales que necesitan los participantes)
> Utiliza por acto; Material: (Materiales que necesitan los participantes)
> Organizado por: (Determina el organizador del tipo de evento)
> Presupone - tipo de evento/cualificación: (determina si la participación del tipo en cuestión debe tener requisitos previos de otros eventos o tener ciertas cualificaciones.
> Asignación de centros de coste: (centros de costo que corresponden al grupo en cuestión)
> Previsto para función: (determina el grupo destinatario de este tipo de evento, "tipo de objeto {función}".
> Con modelo de calificación de participante/ con modelo de calificación de evento: (define modelos de calificación para eventos de este tipo)
Nota**
Se recomienda seleccionar dos tipo de Enlaces o Vinculaciones para un Tipo de Evento
- Pertenece a: Grupo de actos al que pertenece el tipo de evento.
- Requiere : Tipo de recurso, asignar el tipo de recurso Sala, ya que todo evento necesita una sala.