Introducción a Gestión de Capacitaciones
Componente gestión de Eventos/capacitaciones o actos dispone de funciones que permiten planificar y gestionar todo tipo de eventos. Dispondremos de un sistema de informes y de calificación que proporcionan apoyo para tomar decisiones en la organización.
Consta de un modelo de datos representado por objetos, tienen características, abreviatura del nombre y nombre. También tienen una validez:
- Acto (E)
- Empresa (U)
- Grupo de eventos (L)
- Recurso (G)
- Sede (F)
- Tipo de actos (D)
- Tipo de recursos (R)
Integración:
Se puede utilizar gestión de eventos de forma integrada con otros componentes SAP, existe un intercambio directo de datos mediante diversas interfaces que permite la actualización eficaz de los datos en gestión de actos.
La integración es opcional, se puede integrar con: Gestión de Organización, Gestión de personal, Gestión de tiempos, Desarrollo de personal, Contabilidad de costes, comercial, Gestión de materiales, SAP Knowledge Warehouse y Agenda R/3.
CREACIÓN DE ENTORNO DE EVENTOS:
El entorno de eventos recoge datos básicos necesarios para realizar un evento: horario, dirección, componentes del coste, organizador, tipos de recursos y recursos.
Creación de una sede: objeto sede: indica el lugar del acto. Para crearlo ingresamos en la transacción S_AHR_61011841. En la pantalla, seleccionamos la fecha y luego el ícono CREAR para dar de alta una nueva sede. Luego completamos el nombre de la nueva sede y a continuación detallamos la dirección, grabamos y ya queda creada la nueva sede.
Creación de un componente de costos: son necesarios para cargar los costes de los actos y para imputaciones de actividades internas de los costes del instructor (persona encargada de impartir un acto). Lo realizamos mediante la transacción S_AHR_61011845. Debemos hacer clic en Entradas Nuevas y completar: la propuesta del importe y la asignación de costo por participante, por acto o por unidad de tiempo.
Creación de horario: contiene info sobre: el nº de días, la secuencia de los nº de días, horarios diarios individuales (se determinan mediante las secciones diarias). Utilizamos la transacción S_AHR_61011844. Para definir el horario, primero tenemos que definir los horarios probables, una denominación breve y una larga. Luego hacemos clic en sección del día y finalmente en programa diario relacionamos los dos puntos anteriores, se combinan horarios y secciones del día.
Creación de dirección del edificio: proporciona info sobre la ubicación de los recursos. Usamos la transacción S_AHR_61011843. Realizamos el ingreso de las nuevas sucursales.
Creación de Organizador-Empresa: se crean organizadores externos, también se utiliza para la asignación organizativa de participantes e instructores externos. Utilizamos la transacción PSVQ. Al crear la empresa es necesario actualizar el infotipo dirección.
Creación de tipo de recursos: se pueden crear todos los recursos que se requieran mediante la transacción S_AHR_61011886. En la sección "características de planificación" debemos indicar si el tipo de recurso a crear es una sala, instructor, material u otro recurso. En enlaces asignamos al tipo de acto un centro de costos.
Creación de recursos: usamos la transacción S_AHR_61011901. En la pantalla seleccionamos crear nuevo o podemos copiar el modelo de otro recurso ya creado. Debemos completar obligatoriamente la abreviatura y la denominación del recurso. En enlaces se recomienda seleccionar en "es especialización de", el tipo de recurso, y en "pertenece a" la población a la que pertenece. En sección capacidad, completamos en caso de que corresponda, la capacidad mínima, óptima y máxima del recurso.
Creación de Grupo de Actos: agrupamos los eventos en un primer nivel, lo hacemos mediante la transacción S_AHR_61011889. Al crear grupo de actos, se actualizan los siguientes infotipos: objeto, descripción verbal y enlaces/vinculaciones. PERMITEN CATEGORIZAR LOS TIPOS DE EVENTOS
Creación de Tipos de Actos o Eventos: contienen gran parte de la información relevante para los eventos y forman la estructura básica del catálogo de eventos. Utilizamos la transacción S_AHR_61011888. Primero creamos el nombre y la descripción para el tipo de acto o evento. La descripción sobre el evento nos permite comentar el objetivo del mismo. Contienen todos los datos generales y organizativos del evento.
Modelo horario principal: creamos los horarios para el tipo de evento.
Capacidad: indicamos nº de participantes mínimo, máximo y óptimo.
Precios: indica precio interno para la imputación interna de la actividad y uno externo para la facturación.
Info adicional del tipo de evento: se especifica si se desea incluir el tipo de acto en el folleto de actos.
Vinculaciones.
ES RECOMENDABLE SELECCIONAR DOS TIPOS DE ENLACES O VINCULACIONES PARA UN TIPO DE EVENTO.
- pertenece a: grupo de actos al que pertenece el tipo de evento.
- requiere: tipo de recurso: asignarle una sala.