La Administración de Personal en SAP nos permite registrar y procesar datos relacionados con los empleados dentro de nuestra empresa.
Toda la información acerca de un empleado será almacenada en Infotipos.
- Proporcionan información estructurada.
- Facilitan la entrada de datos.
- Almacenar datos para periodos específicos de tiempo.
Infotipos -------> Son Unidades de Información. Agrupaciones lógicas de datos, que se utilizan para agrupar campos de datos relacionados.
Medidas de personal separadas -------> Se usan para representar los procedimientos de personal básicos dentro de la gestión de Datos Maestros.
Cada Medida de Personal comprende una secuencia de Infotipos. A esta secuencia de Infotipos que surgen de una Medida de Personal se le llamara Infogrupo.
Ejemplos.
- Contratación de empleados, alta de un nuevo colaborador.
- La ejecución de cambios organizativos, cambios de posición, promociones, etc.
- Empleados que abandonan la empresa, renuncia o despido de un empleado en la compañía.
La Administración de Personal en SAP permite mantener todos los datos maestros de los empleados permanentemente actualizados, en función de las necesidades. Además podremos reproducir por completo la estructura de la empresa así como la del personal.
- Estructuras en SAP HR
Existen dos Estructuras principales que debemos conocer para comenzar a trabajar en la Gestión de la Administración de Personal.
- La Estructura de la empresa.
- La Estructura del Personal.
Estas dos Estructuras se pueden ver reflejadas en el Infotipo 0001 de SAP.
- Estructura Corporativa o Estructura de la Empresa.
Esta estructura está conformada por:
Se deberá definir por cada Empresa que presenta balance. La definición se realiza desde el módulo de Finanzas.
Es una entidad legal independiente y se nos presenta como la "Empresa Legal".
La Sociedad es la Unidad Organizativa de contabilidad externa más pequeña en la cual se puede crear una contabilidad financiera completa y aislada.
La Sociedad desempeña las siguientes funciones de control:
- Se utilizan para generar valores propuestos para el registro de datos como, por ejemplo, un área de nómina de un empleado.
- Constituye un criterio de selección para las evaluaciones (Reportes).
- Constituye una unidad de verificación de autorización.
Es una unidad específica para la gestión de personal y representa una agrupación, normalmente geográfica, de una sociedad en sub-unidades.
Constituyen una unidad para la verificación de autorizaciones y debemos asignarla unívocamente a las Sociedades FI.
Cada División de Personal se divide a su vez en Subdivisiones de Personal.
Las Divisiones de Personal desempeñan las siguientes funciones de control:
- La utilizamos para generar valores propuestos para el registro de datos como, por ejemplo, un área de nómina del empleado.
- Constituye un criterio de selección para nuestras evaluaciones.
- Constituye una unidad de verificación de autorización.
Las Subdivisiones de Personal nos representan otro desglose de personal que se asocia a las distintas Divisiones.
Las utilizamos para agrupar personal de acuerdo a las necesidades de nuestra Empresa, por ejemplo, identificar al grupo de Producción, identificar a los Administrativos de los que no realizan tareas Administrativas.
Es la unidad más pequeña de la organización y como vimos es una clasificación de la División de Personal.
Normalmente se identifican a las filiales que pueda poseer la Empresa en distintas regiones o bien Áreas de procesos de negocios.
La Subdivisión de personal se utiliza por ejemplo, para generar los valores propuestos del área de convenio colectivo y la clase de convenio colectivo.
También los conceptos de la liquidación de haberes pueden ser específicos de una subdivisión de personal.
Los Datos Maestros de Personal se agrupan dentro del sistema a través de la Estructura de Personal, en función de los tratamientos diferenciados que debamos darles a cada uno de los grupos definidos.
La Estructura de Personal puede considerarse desde dos perspectivas distintas:
- La Perspectiva Administrativa.
- Grupo de Personal.
- Área de Personal.
- Área de nómina.
- La Perspectiva de Organización.
- Posición.
- Función.
- Unidad Organizativa.
La perspectiva de la Organización, nos induce en los conceptos que tratamos en la anterior unidad (Módulo de OM).
- Grupo de Personal. (Clasificación de los Empleados de la Empresa según su vinculación con la misma)
Con el Grupo de Personal se realiza una división de los empleados a grandes rasgos. El Grupo de Personal define la Posición y la relación del empleado frente a la empresa.
Permite efectuar una distribución aproximada de los empleados. Por lo general, a nivel de Grupo de Personal se distinguen los grupos de:
- Activos.
- Jubilados.
- Pensionados.
- Externos.
- Área de Personal. (Otro desglose de personal que se asocia a los distintos Grupos).
Establecimiento de agrupaciones para el cálculo de la nómina y tiempos. Con ellas se realizan distinciones en cuanto a los diferentes convenios colectivos de trabajo.
- Área de Nómina (Representa una clasificación bajo la cual se especifica la relación de un empleado con el pago de haberes Nómina)
Esta clasificación suele ser:
- Mensualizados.
- Jornalizados.
- Quincenales.
- Confidenciales.
Constituye una Unidad Organizativa para la liquidación de haberes, donde veremos agrupados a los empleados cuya nómina se calcula de la misma forma.
Todos estos conceptos mencionados se encuentran en el Infotipo 0001 de SAP llamado Asignación Organizativa (Organizational Assignment)
** Toda clase de información acerca de un empleado de nuestra Empresa la archivaremos en Infotipos.
** Los Infotipos son Unidades de Información, son agrupaciones lógicas de datos, que se van a utilizar para agrupar campos de datos relacionados.
- Estructura de la empresa.
- División de Personal.
- Subdivisión de Personal.
- Estructura de Personal.
- Unidad Organizativa.
- Área de Nómina.
- Área de Personal.