INTRODUCCIÓN A LA ADMINISTRACIÓN DE PERSONAL EN SAP
En este componente podemos registrar y procesar datos relacionados con los empleados dentro de una empresa
Toda clase de información de un empleado la archivaremos en INFOTIPOS,
Los Infotipos nos proporcionaran una información estructurada, facilitan la entrada de datos, y también nos permitirán almacenar datos para periodos específicos de tiempo.
INFOTIPOS:
- Son unidades de información
- Los mismos son agrupaciones lógicas de datos, que utilizaremos para agrupar campos de datos relacionados
- En sistema los visualizaremos como pantallas de entradas de datos
Nota: Cada medida de personal comprende una secuencia de los infotipos, ahora, A dicha secuencia establecida de Infotipos, cuando se ejecuta una Medida de Personal, la llamaremos Infogrupo.
Los ejemplos mas significativos de Medidas de Gestión de Personal son:
- Contratación de empleados, alta de un nuevo colaborador
- La ejecución de cambios organizativos, cambios de posición, promociones, etc.
- Empleados que abandonan la empresa, renuncia o despido de un empleado de la compañía.
La administración de Personal de SAP, permite mantener todos los datos maestros de los empleados permanentemente actualizados, en función de las necesidades. Además podremos reproducir por completo la estructura de la empresa así como la del personal
2| LAS ESTRUCTURAS EN SAP HR
Existen dos Estructuras principales que debemos conocer para comenzar a trabajar en la Gestión de la Administración del Personal. La Estructura de la Empresa y la Estructura del Personal. Ambas estructuras las podemos ver reflejadas en el Infotipo 0001 de SAP.
Estructura Coorporativa o Estructura de la Empresa
Esta Estructura, que llamaremos Estructura de la Empresa, está conformada por:
Sociedad FI
Se deberá definir por cada Empresa que presenta balance. La definición se realiza desde el módulo Finanzas.
Es una entidad legal independiente y se nos presenta como la “Empresa legal”.
Podemos decir que la sociedad es la unidad organizativa de contabilidad externa más pequeña en la cual se puede crear
una contabilidad financiera completa y aislada. La sociedad nos representa el nivel más elevado de la estructura de la empresa.
La Sociedad desempeña las siguientes funciones de control:
- Se utilizan para generar valores propuestos para el registro de datos como, por ejemplo, un área de nómina de un empleado.
- Constituye un criterio de selección para las evaluaciones (Reportes).
- Constituye una unidad de verificación de autorización.
Divisiones de Personal
Es una unidad específica para la gestión de personal y representa una agrupación, normalmente geográfica, de una sociedad en sub-unidades.
Constituyen una unidad para la verificación de autorizaciones y debemos asignarla unívocamente a las Sociedades FI.
Cada División de Personal se divide a su vez en Subdivisiones de Personal.
Las Divisiones de Personal desempeñan las siguientes funciones de control:
- La utilizamos para generar valores propuestos para el registro de datos como, por ejemplo, un área de nómina del empleado.
- Constituye un criterio de selección para nuestras evaluaciones.
- Constituye una unidad de verificación de autorización.
Subdivisión de Personal
Las Subdivisiones de Personal nos representan otro desglose de personal que se asocia a las distintas Divisiones.
Las utilizamos para agrupar personal de acuerdo a las necesidades de nuestra Empresa, por ejemplo identificar al grupo de producción, identificar a los administrativos de los que realizan tareas que no son administrativas, etc.
Es la unidad más pequeña de la organización y como vimos es una clasificación de la División de Personal. Normalmente identificaremos a las filiales que pueda poseer la Empresa en distintas regiones o bien Áreas de procesos de negocios.
Estructura de Personal
Los datos Maestros del Personal se agrupan dentro del Sistema a través de la Estructura de Personal, en función de los tratamientos diferenciados que debemos darles a cada uno de los grupos definidos.
Dicho esto, la estructura de personal puede considerarse desde dos perspectivas distintas:
- La perspectiva administrativa
- La perspectiva de organización
Donde, la estructura administrativa de personal se compone de los siguientes elementos:
- Grupo de personal
- Área de personal
- Área de nómina
Y la estructura organizativa de personal se compone de los siguientes elementos:
- Posición
- Función
- Unidad organizativa
Esta última, la perspectiva de la Organización, nos induce en los conceptos que fuimos tratando a lo largo de la Unidad 2 de Gestión de la Organización en SAP y es técnicamente el módulo de OM.
Grupo de Personal: Clasificación de los Empleados de la Empresa según su vinculación con la misma.
Con el Grupo de Personal se realiza una división de los empleados a grandes rasgos. El Grupo de Personal define la posición y la relación del empleado frente a la empresa. Permite efectuar una distribución aproximada de los empleados. Por lo general, a nivel de Grupo de Personal se distinguen los grupos de activos, jubilados, pensionados y externos.
Área de Personal: Dentro de un Grupo de personal se dan nuevas distinciones. Las Áreas de Personal representan otro desglose de personal que se asocia a las distintos Grupos. Establecimiento de agrupaciones para el cálculo de la nómina y tiempos. Con ellas se realizan distinciones en cuanto a los diferentes convenios colectivos de trabajo.
Área de Nómina: El Área de Nómina de personal representa una clasificación bajo la cual se especifica la relación de un empleado con el pago de haberes (Nómina), usualmente esta clasificación suele ser Mensualizados, Jornalizados, Quincenales, Confidenciales, etc.