✒️SAP HCM / El proceso de Cálculo de la Nómina Por Juan Zorrilla Ocampo

1. Carga de Novedades para la Liquidación de Haberes.

Los empleados se agrupan por Áreas de Nómina.

Estas áreas representan un agrupador de empleados a quienes se les calcula la Nómina por el mismo período de tiempo y con la misma fecha de pago (Ej. Jornalizados, Mensualizados)

Para cada período de liquidación se tiene una etapa de Carga de Novedades para los Empleados.

Carga de Novedades ------> Carga al sistema de aquellos pagos o descuentos, asignaciones, ausencias, horas extras, etc. Que se dan en el período de liquidación en el que se está situado y van a impactar

a la Liquidación

• Carga de Novedades en SAP

Infotipos para cargar novedades.

• Infotipo IT0015 - Pagos Complementarios (Additional Payments)

• Infotipo IT0014 - Devengos y Deducciones Periódicas (Recurring Payments/Deductions)

• Infotipo IT2010 - Recibo de haberes (Employee Remuneration Info)

• Infotipo IT2001 - Absentismos (Absences)

Para cargar un Infotipo IT0014 llevamos a cabo los siguientes pasos:

1. Ingresamos a la transacción PA30.
2. Seleccionamos el Personal No y el Infotipo IT0014.
3. Seleccionamos la opción Create para cargar nuevos datos.
4. Se deben completar obligatoriamente los siguientes campos:

• Inicio: Colocar fecha de validez del registro, a partir de qué fecha se hará efectivo el pago o descuento.

• Fin: Colocar la fecha de expiración del registro, la última fecha en que se hará efectivo el pago o descuento.

• CC_Nómina: Colocar el número de Concepto de Nómina. Para seleccionar la Nómina correspondiente se puede usar el Matchcode.

• Importe/Cantidad: Dependiendo del concepto seleccionado en el campo anterior debe ingresar el importe (a pagar/descontar).

• Cargar Novedades en SAP por Entrada Rápida.

PA70 ------> Se utiliza para realizar cargas masivas de novedades en el mismo Infotipo o un Infotipo para diversos empleados simultáneamente.

2.Proceso de Cálculo de la Nómina.

** Es muy importante tener en cuenta antes de ejecutar una Liquidación, como está el Registro de Gestión y qué Área o Áreas de Nómina se desean tratar.

• Simulación del Cálculo de la Nómina.

Posterior a la Carga de Novedades se puede realizar una Simulación de la Liquidación.

La Simulación del Cálculo de Nómina permite realizar un primer control de los cálculos en el sistema y sirve de ejemplo para detectar que concepto se pagará a uno o varios Empleados.

Para ejecutar la simulación no es necesario que el Registro de Gestión tenga el estatus Released F. Payroll. Esta Simulación del Cálculo de Nómina no guarda datos en el sistema.

Conceptos clave:

• Los Datos Maestros y los Datos de Tiempos no están bloqueados.

• Los datos no se escriben en la base de datos.

• No se contabiliza en el registro de control de Nómina.

• Cuando en el Registro de Gestión se cuentan los períodos de Nómina, se pasan por alto los procesos de simulación. Los procesos de Simulación no bloquean los Datos Maestros. No es necesario utilizar las funciones Released F. Payroll y Exit Payroll cuando se realiza una Simulación.

• Los resultados de la Simulación del Cálculo de Nómina no se registran en la base de datos. Estos aparecen en un log de Cálculo de Nómina.

PC00_M29_CALC_SIMU --------> Simulación de Liquidación de Nómina.

Para obtener los resultados deseados damos click en el botón Execute (F8) y asi se pondrá en marcha el proceso. Al finalizar la simulación podemos ver el Recibo de Haberes con los conceptos liquidados para el empleado seleccionado y el periodo seleccionado. Dando click en el botón Display Form (F6)

• Ejecución del Cálculo de la Nómina

Como primer paso para ejecutar el proceso de Cálculo de Nómina es liberar las Áreas de Nómina mediante el Registro de Gestión.

Para esta ejecución se deberán presentar las siguientes situaciones:

• Los registros de datos están bloqueados para las modificaciones en el pasado y el presente.

• Todavía pueden introducirse modificaciones en el futuro.

• El período del registro de control se incrementa en 1.

• A continuación puede iniciarse el Cálculo de Nómina.

Al seleccionar la función Liberar el Cálculo de Nómina, no se podrá modificar los registros de datos de los Infotipos si dichas modificaciones afectan a Números de Personal del Área de Nómina en cuestión.

** Si el status del anterior Registro de Control de la Nómina era Finalizar Cálculo de la Nómina (Exit Payroll), la función Liberar Cálculo de la Nómina (Released f. Payroll) también aumenta en el primer período del Registro de Control del Cálculo de la Nómina.

• Iniciar el Cálculo de Nómina

El Área de Nómina se utiliza para determinar el Período de Nómina con fechas exactas de la tabla "Períodos de Nómina". También se utiliza para seleccionar los números de personal.

• Condición previa: Actualizar el Registro de Control de personal.

• Ventaja: Cuando se efectúa un Cálculo de Nómina productivo, no es necesario introducir el Período de Nómina. En lugar de eso, el sistema automáticamente utiliza el Área de Nómina y el Registro de Control para determinar el período.

• Ejecución de la Liquidación - Ejecución del Cálculo de Nómina

PC00_M29_CALC -------> Esta transacción se utiliza para Ejecutar el Proceso de Nómina, o sea una Liquidación de Haberes ejecutada en Firme.

En este caso se llenara la pantalla con la información correspondiente de igual manera que se hizo con la simulación. La única diferencia es que esta vez no se seleccionará la opción Proceso de Testing.

A continuación se mencionarán los campos Obligatorios para el proceso:

• Área de Nómina (item "Período de Nómina"): Debe ingresarse el código de Área de Nómina que desea liquidarse.

• Área de Nómina (item "Selección"): Debe ingresarse el código de Área de Nómina o Áreas de Nómina que desean liquidarse.

• "Periodo Actual" u "Otro Periodo" : Con un click se escoge la opción deseada.

• Número del Período y Año: Obligatorio solo para el caso de haber escogido la opción "Otro Período", el "Período Actual" está dado por el registro de gestión. Para el personal Jornalizado los períodos se seleccionan dependiendo de las quincenas y el personal Mensualizado deberá escoger dependiendo el mes.

• Esquema de Nómina: El código de Esquema de Nómina.

A continuación se mencionarán los campos Opcionales para el proceso:

• Número de Personal: Se cargará un número de legajo a la persona cuya liquidación quiere ejecutarse, o un rango de números, o en blanco en el caso que se quieran liquidar todos.

• Retroactividad Obligatoria: Solamente en los casos en que se quiera obligar el cálculo de de retroactividad a un determinado periodo.

• Proceso de Test: Solo se usa cuando se desee realizar la liquidación en modo de prueba. (Simulación)

• Visualizar Log: Solamente se usa si se desea tener a disposición el log en el que se muestran los procesos de cálculo de cada concepto de Nómina.

• Variante Visual. Recibo de Sueldo: Solo se usa cuando se desee visualizar el recibo de sueldo una vez ejecutando el proceso de liquidación.

Para finalizar una ve se tengan todos los datos correctamente seleccionados se dará click en el botón Execute (F8). Una vez ejecutado el proceso, un indicador informará por período y número de legajo, el procentaje procesado.

Al dar click en el botón Form o Formulario podremos visualizar el Recibo de Haberes y también acceder al log de la liquidación.

• Log de la Liquidación.

Los resultados del Cálculo de Nómina son representados en estructura de árbol. De esta manera es más fácil analizar y obtener el resumen de cada uno de los cálculos.

El Log incluye un índice. Los nodos que se encuentran dentro, permiten acceder a la información detallada de los cálculos. En función de la información que se necesite, se puede desglosar o comprimir nodos en concreto dentro de la estructura.

El Log permite visualizar paso a paso todos los cálculos realizados por el sistema desde el inicio de la Liquidación de Haberes hasta ver los resultados en el Recibo de Haberes correspondiente

Con ayuda del Log se puede verificar detalladamente los cálculos, analizar errores para la posterior corrección.

El Esquema de Liquidación está compuesto por Sub-esquemas, en cada uno de ellos se encuentran reglas y funciones propias de la Liquidación que son las encargadas de realizar los distintos cálculos.

Estos Sub-esquemas permiten agrupar en Sub-módulos los distintos cálculos que se deben llevar a cabo con el fin de poder tener una mejor visualización del mismo.