✒️SAP HCM / El proceso de Cálculo de la Nómina Por Hugo Sanchez Cervantes

Carga de Novedades para la Liquidación de Haberes

Como ya hemos visto, los empleados van a estar agrupados por áreas de nómina.

Estas representan un agrupador de empleaos a quienes se les calcula la nómina por el mismo periodo de tiempo y con la misma fecha de pago. (ejemplo, jornalizados, mensualizados).

Adicionalmente, por medio de este agrupador se pueden separar a empleados que cobran el mismo periodo de tiempo y con la misma fecha de pago (un mes o una quincena) pero que tienen conceptos de pago o descuento específicos del área de nómina (ejemplo, mensuales, ejecutivos).

Dicho esto, debemos tener en cuenta que, para cada periodo de liquidación, tendremos una etapa de carga de novedades para los empleados.

Las novedades son aquellos pagos o descuentos, asignaciones, ausencias, horas extra, etc., que se dan en el periodo de liquidación en el que estamos situados y van a impactar en nuestra liquidación.

También se pueden cargar novedades de otros meses, estas el sistema las calculara retroactivamente.

Carga de Novedades en SAP

En SAP los principales infotipos que utilizaremos para cargar novedades son:

- Infotipo 0015 – Pagos complementarios.

- Infotipo 0014 – Devengos y Deducciones Periódicas.

- Infotipo 2010 – Recibo de Haberes.

- Infotipo 2001 – Absentismos.

Ya conocemos como se carga una ausencia, por ejemplo, así que en esta oportunidad mostraremos un ejemplo de cómo podemos cargar un Infotipo 0014.

Ingresamos por la transacción PA30 para actualizar datos maestros del personal.

Luego seleccionaremos el legajo del empleado que queremos tratar y el Infotipo 0014 de Devengos y Deducciones periódicas.

Seleccionamos la opción de crear, oprimiendo el botón, para cargar nuevos datos, se desplegará la siguiente pantalla para completar:

Debemos considerar los siguientes campos para la carga:

Carga de Novedades en SAP por Entrada Rápida

Como aprendimos en la unidad de gestión de tiempos, tenemos la posibilidad de ingresar muchos registros por medio de la transacción para entrada rápida.

La entrada Rápida de datos maestros disminuye el tiempo necesario para registrar una gran cantidad de datos en el sistema.

La entrada rápida de datos maestros se utiliza para procesar datos de personal en el mismo Infotipo para diversos empleados simultáneamente.

Transacción PA70

Transacción que utilizaremos para la entrada rápida de datos, a la cual accederemos de las siguientes maneras:

- Desde el campo de comandos se escribe PA70 seguido de ENTER o de la tilde verde.

- Ingresando desde el menú de Recursos Humanos:

o Recursos Humanos – Gestión de Personal – Gestión – Maestro de Personal – Entrada Rápida.

La manera de trabajar sobre la entrada rápida de datos maestros para cargar información referida a nóminas, es la misma metodología que se utiliza para tiempos.

El acceso es el siguiente:

Proceso de Cálculo de la Nomina

El registro es un “administrador” de cada una de las áreas de nómina. Especifica los distintos eventos del cálculo de nómina: bloquear los empleados de un área de nómina para ejecutar la liquidación, liberar el área de nómina para realizar correcciones posteriores a la liquidación y finalizar el cálculo de un periodo de liquidación.

Además, contiene información sobre periodo límite de nómina para el cálculo de la retroactividad y el periodo para el que se debe calcular la nómina.

También recomendamos que, un área de nómina es un agrupador de empleados a quienes se les calcula la nómina por el mismo periodo de tiempo y con la misma fecha de pago. (ejemplo, jornalizados, mensualizados). Y que adicionalmente, por medio de este agrupador se pueden separar a empleados que cobran el mismo periodo de tiempo (un mes o una quincena) pero que tienen conceptos de pago o descuento específicos del área de nómina. (ejemplo, mensuales, ejecutivos).

Por estas razones es muy importante tener en cuenta antes de ejecutar una liquidación, como está el registro y que área o áreas de nómina deseamos tratar.

Simulación del Cálculo de la Nomina

Luego de cargar las novedades para la liquidación que vamos a ejecutar, podemos realizar una simulación de la liquidación.

Esto nos permite realizar un control de los cálculos en el sistema y sirve por ejemplo para detectar que concepto pagaremos a un empleado a varios empleados en la liquidación que llevaremos a cabo.

Conceptos a tener en cuenta para este Proceso

- Los datos maestros y los datos de tiempos no están bloqueados.

- Los datos no se escriben en la base de datos.

- No contabilizado en el registro de control de nómina.

- Cuando en el registro de control se encuentran los periodos de nómina, se pasan por alto los procesos de simulación. Además, los procesos de simulación no bloquean los datos maestros. Por ende, no es necesario utilizar las funciones liberar cálculo de la nómina y finalizar cálculo de la nómina cuando se simula un proceso de cálculo de la nómina.

- Los resultados de un proceso simulado de cálculo de la nómina no se registran en la base de datos. En lugar de ello, aparecen en el log de cálculo de la nómina.

Proceso de Simulación de la Liquidación

Podemos acceder por dos vías:

- Desde el campo comandos se escribe PC00_M32_CALC_SIMU oprimimos ENTER en la tilde verde.

Transacción PC00_M32_CALC_SIMU

Transacción que utilizaremos para la simulación de una liquidación de haberes, entraremos de las siguientes maneras:

Desde el menú de Recursos Humanos:

Recursos Humanos – Calculo de nómina _ América – México – Nomina – Simulación

Cuando ingresamos a la transacción nos encontraremos con la siguiente pantalla, la cual debemos completar antes de la ejecución de la simulación:

A modo de ejemplo visualizaremos la simulación de una liquidación de un empleado cargado en el sistema:

Luego que completamos los parámetros de entrada en la pantalla de selección de la transacción, hacemos clic en el botón ejecutar para poner en marcha el proceso.

Finalizar la ejecución de la simulación, podemos ver como el sistema nos muestra el recibo de haberes con los conceptos que se liquidan para el empleado que seleccionamos:

Obviamente este recibo es a modo de ejemplo, el mismo se puede desarrollar a la media de la empresa siendo cada recibo particular de la compañía.

Ejecución del Cálculo de la Nomina

El primer paso para poder entrar en el proceso de ejecución del cálculo de la nómina es justamente liberar las áreas de nómina mediante el registro de gestión.

Se darán las siguientes situaciones:

- Los registros de datos están bloqueados para las modificaciones en el pasado y el presente.

- Todavía pueden introducirse modificaciones en el futuro.

- El periodo del registro de control se incrementa en 1.

- A continuación, puede iniciarse el cálculo de la nómina.

Si seleccionamos en el menú la función liberar cálculo de la nómina, no podremos modificar los registros de datos de los infotipos si dichas modificaciones afectan al pasado o al presente. Este bloqueo afecta a los números de personal del área de nómina en cuestión.

Sigue siendo posible introducir modificaciones que afectan al futuro. Debemos ejecutar esta función dentro del menú antes de iniciar el cálculo de la nómina. Si el status anterior del registro de control de la nómina era finalizar cálculo de la nómina la función liberar cálculo de la nómina también aumenta en 1 el periodo del registro de control del cálculo de la nómina.

Iniciar el Cálculo de Nomina

El área de nómina se utiliza para determinar el periodo de nómina con fechas exactas de la tabla “periodos de nómina”. También se utiliza para seleccionar los números de personal.

Condición previa: debe actualizarse el registro de control de personal.

Ventaja: cuando se efectúa un cálculo de la nómina productivo, no es necesario introducir el periodo de nómina. En lugar de ello, el sistema utiliza el área de nómina y el registro de control para determinar el periodo de nómina automáticamente.

Por otro lado, podemos introducir un periodo de nómina distintos (para una simulación).

Ejecución de la Liquidación – Ejecución del Cálculo de Nomina

Podemos acceder por dos vías:

Desde el campo comandos se escribe PCOO_M32_CALC y oprimimos ENTER o la tilde verde.

Transacción PC00_M32-CALC

Transacción que utilizaremos para la ejecutar el proceso de cálculo de nómina, o sea una liquidación de haberes ejecutada en firme.

Ingresaremos desde el menú de Recursos Humanos:

Recursos Humanos – Calculo de Nomina – América – México – Nomina – Ejecutar nómina.

Cuando ejecutamos la transacción nos encontramos con la siguiente pantalla, la cual debemos completar antes de la ejecución de la liquidación:

Aquí completaremos los campos obligatorios u opcionales, según sea necesario. En el siguiente cuadro podremos ver los campos obligatorios indicados con una “O” y los opcionales indicados con una “P”.

Es importante respetar los parámetros ingresados en la pantalla anterior para generar una correcta ejecución de la nómina.

Una vez completados los datos necesarios, hacemos clic en el botón para poner en marcha el proceso.

Una vez accionada la ejecución de la liquidación, un indicador informara por periodo y numero de legajo, el porcentaje procesado.

Finalizada la Ejecución

Con un clic en el botón Formulario, podemos visualizar el recibo de haberes y también podremos acceder al log de la liquidación.

Recibo de Haberes

Para acceder al recibo de haberes, una vez procesada la liquidación hacemos clic en el siguiente botón:

Log de la Liquidación

Los resultados del cálculo de la nómina se presentan en estructura de árbol. De esta manera es más fácil analizar y obtener un resumen de los resultados del cálculo de la nómina.

El log incluye un índice que parece en estructura de árbol. El nodo dentro de la estructura le permite acceder a la información detallada que desee. Las cabeceras de la estructura están diseñadas para ayudarle a localizar y resolver posibles problemas y a facilitar la navegación dentro del log. En función de la información que necesitemos, podemos desglosar o comprimir nodos concretos de la estructura de árbol.

Podemos ingresar al log de la liquidación seleccionando las entradas.

El log de liquidaciones es una herramienta que permite visualizar paso a paso todos los cálculos realizados por el sistema desde el inicio de la liquidación de haberes hasta ver los resultados en el recibo de haberes correspondiente.

De esta forma, podemos verificar detalladamente los cálculos, analizar errores para su posterior corrección, como así también realizar el seguimiento de distintos cálculos específicos.

El esquema de liquidación está compuesto por sub esquemas, en cada uno de ellos se encuentra reglas y funciones propias de liquidación que son las encargadas de realizar los distintos cálculos durante la ejecución de la misma.

Estos sub esquemas permiten organizar en sub módulos los distintos cálculos que se deben llevar a cabo con el fin de poder tener una mejor visualización del mismo.

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