✒️SAP HCM / La preparación del Evento Por María Briones Juárez

UNIDAD 7, LECCIÓN 3: PREPARACIÓN DEL EVENTO

1| DEFINIR COMPONENTES DE COSTES

EN LA PRÁCTICA

Los componentes de costos se utilizan en la Gestión de actos para determinar y reproducir los gastos de un acto. Estos componentes son necesarios para el traslado de costos del acto para la facturación de actos interna de las actividades del instructor, así como para determinar el precio de una propuesta.

Se pueden archivar en tipos de recursos, tipos de actos y fechas de actos.

De ser necesario, crearemos nuevos componentes. Seguir los siguientes pasos:

1. Seleccionar Entradas nuevas à Detalle añadido

2. Registrar nuevo componente de coste con Abreviatura y un texto explicativo.

3. Introducir fecha inicial y final.

4. Introducir un Importe de propuesta y su correspondiente moneda, después se editará como Valor de propuesta en la asignación de un Componente de coste a un objeto (crear el infotipo Costes a un objeto, p.e. Tipos de acto).

5. Indicamos una Unidad de referencia (participante y/o unidad de tiempo, acto).

6. Indicar si el componente de costos es relevante al traslado, indicar las correspondientes sociedades o sociedad CO y la clase de coste.

7. Grabamos las entradas.

8.

2| DEFINIR HORARIOS

El horario describe el horario completo de un acto que puede durar varios días, y en función del día del acto, puede componerse de tres horarios de tiempos diferentes, lo que se conoce como segmento del día.

Hay que verificar los horarios que existen en la tabla.

Luego se ven los programas diarios de cada horario. Ver Selección de día de cada programa diario.

Entradas nuevas e introducir una clave para el segmento del día.

Si se necesita definir un horario nuevo:

· Modificar horario: Resumen

· Seleccionamos Segmento del día

· Verificamos que la lista contiene los segmentos del día que desea asignar a un horario diario

3| INSTALAR DIRECCIÓN DE EDIFICIO

Las direcciones de edificio sirven como información de ubicación de salas.

Al crear un recurso “sala”, se puede actualizar el infotipo “Dirección” y al mismo tiempo remitir a una dirección de edificio.

Pasos para la Parametrización:

Introducir la dirección necesaria. Introduciendo la denominación del edificio y su correspondiente dirección:

1. Seleccionar “Modificar dirección de edificio: Resumen”, la función Entradas nuevas à Entrada datos à Detalle añadido.

2. Introducir denominación completa y la abreviatura del edificio.

3. Introducir complemento de dirección, p.e. código postal.

4. Introducir la calle y número.

5. Código postal y población.

6. Abreviatura del país.

7. Prefijo de la región.

4| POBLACIÓN

Parametrizaciones para sedes de actos.

· UTILIZACIÓN DE SEDE DE EVENTO: Aquí se activa el flag SEDE para utilizar sedes del acto, fijándolo en 1 o 0.

· CREAR SEDES: AL crear un evento se puede vincular a una sede. También se puede asignar recursos (ligados a la sede), p.e. salas, etc.

No obstante, estas vinculaciones se crean por primera vez en las actividades IMG. Crear salas y crear otros recursos.

Datos para sedes:

§ Dirección

§ Información adicional (moneda, idioma y calendario para la regulación de días festivos en la sede del evento).

5| ORGANIZADOR

Crear organizadores externos e internos.

Los Organizadores Externos son objetos del tipo empresa.

Los Organizadores Internos son objetos del tipo unidad de organización.

Se puede asignar organizadores a tipos de actos. Esta vinculación, de todas formas, la realizaremos posteriormente a la actividad IMG – Crear tipo de Acto.

ESPECIFICAR TIPOS DE ORGANIZADOR

Aquí se definen tipos de organizador, organizadores y la secuencia en que se visualizan.

Los tipos de organizadores insertados en la tabla desde arriba hasta abajo se visualizan de izquierda a derecha en el dynpro.

En el sistema estándar están configurados los tipos de organizador.

Ø CREAR EMPRESA: Se definen Organizadores Externos (Empresas).

Una empresa puede utilizarse para distintas funciones dentro de la gestión de eventos:

o Como organizador externo que organiza seminarios, conferencias, eventos de venta, bajo su propia responsabilidad.

o Como organizador potencial asignado a un tipo de evento.

o Como organizador real asignado para un evento.

o Una empresa puede estar asignada a un instructor o participante externo.

Ø CREAR UNIDAD DE ORGANIZACIÓN: Se definen organizadores Internos (Unidad de Organización), que realizan actos de formación y de perfeccionamiento.

Se crean en el componente Plan de Organización de la empresa.

Si se crea una nueva Unidad de organización, debemos insertarla en la estructura de Organización.

6| DEFINIR GRUPOS DE EVENTOS Y TIPOS DE EVENTOS

Ø GRUPOS DE EVENTOS: Se crean grupos de eventos que sirven a la jerarquía de oferta de eventos.

Se pueden asignar a tipos de eventos. Pero se vinculará más adelante al “Crear tipo de evento”.

Datos a registrar para los grupos de eventos.

o Descripción general: El texto que almacena aquí se editará en el folleto del evento.

o Vinculación – “Pertenece al grupo de eventos”: Aquí se asigna el grupo de eventos superior a un grupo de eventos.

La jerarquía de grupos de eventos siempre se crea de arriba abajo.

Ø TIPOS DE EVENTOS: Un tipo de evento es la descripción no general de un evento, como la fecha del evento.

Además se puede ingresar por catálogo a conocer los cursos y eventos creados.

7| RECURSOS

Hay 2 customizaciones:

§ Tipos de Recursos

§ Otros Recursos

Ø CREAR TIPOS DE RECURSOS: La asignación de tipos de recursos a un tipo de acto se especifican las utilidades disponibles requeridas.

Se asignan las utilidades operativas (recursos) a un acto concreto.

Para los tipos de recursos, se registran los datos que hacen referencias a la siguiente información:

o Capacidad: Se registra la cantidad mínima, óptima y máxima de plazas disponibles para las salas.

Se compara con la capacidad actualizada al contabilizar e n la fecha del acto y para el tipo de acto.

o Costes: Se asigna costes a los tipos de recursos, se pueden transferir a la contabilidad de costos y utilizar para determinar una propuesta de precio para un acto.

o Indicador de disponibilidad: Indican si se trata de recursos obligatorios que son indispensables para ejecutar una fecha del acto y en qué medida son necesarios por acto y participante.

o Atención: Solo los recursos que tienen indicador “Obligatorio” se ocupan durante la selección automática de recursos.

Ø CREAR OTROS RECURSOS: Se crean todPos los demás recursos necesarios para la realización de actos y que no sean salas o instructores externos o material del maestro de material.

Un recurso de esta clase también se puede definir en status “activado” o “planificado”.

Datos que registrar para recursos:

o Costes: Se asignan costos a los recursos.

o Vinculaciones:

s Pertenece al lugar: Esta vinculación se utiliza para recursos ligados al lugar, es decir, se indica la sede del recurso.

s Especialización del tipo de recurso: Se indica el tipo de recurso correspondiente al recurso. Es importante esta vinculación al igual que del recurso sala, en la planificación de actos.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Juan Martinez Rojas