Preparacion del evento
1. Definir componentes de Costes.
Componentes de Costes: Se utilizan en la gestion de actos para determinar y reproducir los gastos de un acto. Estos componentes son necesarios para el translado de costes del acto, para la facturacion de actividades interna de las actividades del instructor, asi como para determinar el precio de una propuesta.
Los componentes de costes se pueden archivar en tipos de recursos, recursos, tipos de actos y fechas de actos.
Componente de Costes
Img - Gestion de Eventos - Preparacion de evento - definir componentes de costes.
2. Definir Horarios
Horario de un acto: El horario describe el horario completo de un acto que puede durar varios dias y, en funcion del dia del acto, puede componerse de tres horarios de tiempo diferentes, lo que se conoce como segmento del dia.
Definir horarios
IMG - Gestion de eventos - preparacion del evento - definir horarios
3. Instalar direccion de edificio
En esta img se actualizan las direcciones de edificios. Las direcciones del eficio sirven como informacion de ubicacion de salas.
Al crear un recurso "sala", se puede actualizar el infotipo "Direccion" y al mismo tiempo remitir a una direccion de edificio.
Actividades para la parametrizacion de este punto:
-Seleccione en la imagen inicial "Modificar direccion de edificio: Resumen", la funcion Entradas nuevas. Accedera a una pantalla de datos "Entradas de datos: Detalle anadido"
-Introducimos la denominacion completa y la abreviatura del edificio.
-Introducimos, si es necesario, un complemento de direccion, como por ejemplo codigo postal.
-Introducimos la calle y el numero de la casa.
-Introducimos el codigo postal y la poblacion.
-Introducimos la abreviatura del pais.
-Introducimos el prefijo de la region.
Instalar direccion de edificio
Img - Gestion de Eventos - Preparacion del evento - Instalar direccion de edificio
4. Poblacion
IMG - Gestion de Eventos - Preparacion del evento - Poblacion
-Utilizacion de sede de evento:
En esta actividad IMG se puede activar y desactivar el flag SEDE para utilizar sedes del acto, fijandolo 1 o 0.
Crear Sede:
En esta actividad IMG se definen sedes de eventos.
Al crear un evento lo puede vincular a una sede. Ademas puede asignar recursos (ligados a la sede) por ej, salas, a una sede. No obstante, estas vinculaciones se crean por primera vez en las actividades IMG Crear sal;as y crear otros recursos.
Los datos que se pueden introducir para sedes hacen referencia a:
*direccion
*informacion adicional (moneda, idioma y calendario para la regulacion de dias festivos en la sede del evento)
5. Organizador
En esta seccion vera como crear organizadores externos e internos.
Los organizadores externos son objetos del tipo empresa, los internos son del tipo unidad de organizacion.
podemos asignar organizadores a tipos de actos. Esta vinculacion, de todas formas, la realizaremos posteriormente a la actividad IMG - Crear tipo de acto.
Organizador
IMG - Gestion de Eventos - Preparacion del evento - Organizador
Especificar tipos de organizador:
En esta Actividad IMG se definen los tipos de organizador que se desean asignar a los organizadores y al mismo tiempo se especifica la secuencia en que se visualizan.
Los tipos de organizadores insertados en la tabla desde arriba hasta abajo se visualizan de izquierda a derecha en el dynpro.
En el sistema estandar estan configurados los tipos de organizador "Empresa" "Unidad organizativa", "Cliente" e "Interesado"
Sin embargo, se pueden definir otros tipos de objeto como tipos de organizador.
Crear Empresa:
En esta actividad IMG se definen Organizadores externos, es decir, empresas.
Crear Unidad de Organizacion:
En esta actividad Img, Se definen organizadores internos.
Un organizador interno es una unidad de organizacion que realiza actos de formacion y de perfeccionamiento.
Las unidades de organizacion se crean en el componente plan de organizacion (PA-OS). Alli se clasifica la estructura de organizacion de la empresa.
Si creamos una nueva unidad de organizacion, debemos insertarla en la estructura de organizacion. A continuacion verificamos si esta se ha creado.
6. Definir grupo de eventos y tipos de eventos
Grupo de eventos
IMG - Gestion de Eventos - Preparacion del evento - Grupo de Eventos
Tipos de Eventos
IMG - Gestion de Eventos - Preparacion del evento - Tipos de Evento
Grupo de Eventos:
En esta actividad img se crean grupos de eventos que sirven a la jerarquia de oferta de eventos.
Los grupos de eventos se pueden asignar a tipos de eventos. Sin embargo, esta vinculacion se realizara mas adelante en la actividad img crear tipo de evento.
Los datos que debe registrar para los grupos de eventos son los sgts:
Descripcion General: El texto que almacene aqui se editara en el folleto del evento.
Vinculacion - "Pertenece al grupo de eventos": Aqui debera asignar el grupo de eventos superior a un grupo de eventos. La jerarquia de grupos de eventos siempre se crea de arriba a abajo.
Tipos de evento:
En esta IMG se crean los tipos de eventos. Un tipo de evento es la descripcion no general de un evento, como la fecha del evento.
Actualizar datos maestros por catalogo
IMG - Gestion de Eventos - Preparacion del Evento - Actualizar datos maestros por catalogo
7. Recursos
En el siguiente punto nos centraremos en dos customizaciones esenciales para este tema.
Por un lado, los "Tipos de Recursos" y por otro la creacion de "Otros recursos"
Crear tipo de recurso
Tipos de Recursos
IMG - Gestion de eventos - Preparacion del evento - Gestion de Recursos - Crear tipo de recursos
Mediante la asignacion de tipos de recursos a un tipo de acto se especifican las utilidades disponibles requeridas. Se asignan las utilidades operativas, es decir, recursos a un acto concreto.
Para salas en que se celebran actos, se puede crear un tipo de recurso sala. Esto presenta la ventaja de que se pueden agrupar varias salas con el mismo equipamiento y las mismas propiedades bajo un tipo de recurso.
Se registran los datos de:
Capacidad
Costes
Indicador de disponibilidad
Atencion
Crear otros Recursos:
Otros Recursos
IMG - Gestion de eventos - Preparacion del evento - Gestion de Recursos - Otros recursos.
En esta actividad IMG, se crean todos los demas recursos necesarios para la realizacion de actos y que no son salas o instructores externos o material del maestro de material.
Un recurso de esta clase tambien se puede definir en status "activado" o "planificado". Encontrara informacion referente a la utilizacion del status en la actividad IMG Crear sala
Los datos necesarios para registrar estos recursos son:
Costes
Vinculaciones: Pertenece al lugar y Es especializacion del tipo de recurso.