✒️SAP FI / Los pagos semi automáticos Por Maria Martinez Perez

Pagos Semi- automáticos

Aprenderemos a emitir cheques con un programa que asigna e imprime los cheque.

1.- pagos semi-automáticos.

En esta lección veremos un programa que nos permite pagar con una transacción manual y además asignar e imprimir los cheques en un único paso.

Transacción F-58 o Finanzas-Gestión Financiera-Acreedores-Contabilización- Salida de pagos- Contabilizar e imprimir formularios.

Es similar a la de pagos manuales solo que debemos completar una pantalla previa con los datos siguientes:

La pantalla es "Pago con impresión: Datos Cabecera

Vía de pago específica la vía de pago cheque.

Banco propio identifica el banco con el que haremos el pago.No es necesario colocar la cuenta de mayor del banco el sistema lo determinará por el Banco propio.

Remesa.Se específica la remesa que se utilizará.El sistema determinara la numeración del cheque.

Formulario alternativo. podemos tener configurados distintos formularios. Sólo un formulario se asigna a programa de cheques.

Impresora: Se elige la impresora por la cual se emitirá el cheque.

Calcular importe del pago. Realiza el calculo correspondiente a la partida del banco.Sino marcamos esta tilde en la siguiente pantalla deberemos ingresar el importe aunque sea el valor 1. Después debemos modificar con el importe correspondiente a las facturas del pago.

Presionar el icono Entrar pagos para continuar con el procesamiento del pago.

aparece la pantalla Pago con impresión datos cabecera esta pantalla es similar a la que ya hemos visto solo que no solicita la cuenta bancaria ni el importe.

El procedimiento es igual a la transacción F-53 seleccionamos partidas a cancelar, simulamos y grabamos.

No será necesario hacer correcciones de importes porque el sistema lo determinará en base a las facturas seleccionadas a pagar.

Luego de que grabaos aparece una pantalla que nos permite realizar la impresión de los cheques.

Cada impresión que se genere en SAP genera un orden de Spool, si en la pantalla de entrada de pagos marcamos el tilde de salida inmediata, saldrá automáticamente por la impresora que tengamos definida sino las marcamos podremos visualizar por pantalla. En ese caso nos aparece una lista de las impresiones generadas y su correspondiente orden de spool, usando el icono de lupa podremos acceder a la visualización de las ordenes de spool y con el icono de los anteojitos podremos visualizar el cheque.SAP contiene varios formularios modelos, sin embargo cada empresa realiza sus propios formularios ya que depende de los formatos de los cheques que utiliza y de los datos que desee se impriman.

Algunos de los modelos de SAP trae una carta de pago que detalla los datos del pago y las facturas canceladas.

Cada uno de los formularios debe de ser adaptado por la empresa de acuerdo a sus necesidades.

2.-Reimpresión de cheques. Si por alguna razón no hemos podido imprimir los formularios generados en ele pago semi-automático tenemos varias opciones:

Transacción FBZ5 nos permitirá la reimpresión de un documento de pago. Los datos a ingresar son:

Datos del documento de pago: Número de documento, sociedad y ejercicio.

Vía del pago y remesa.

Previo a la impresión podremos visualizar el cheque para asegurarnos que el documento seleccionado es el correcto.

Simplemente presionando el icono de la impresora generaremos la nueva orden de spool.

El sistema consultará si deseamos imprimir el cheque original generado con el documento de pago o si deseamos generar un nuevo cheque. La opción de cheque nuevo provoca que se anule el cheque antiguo y se asigne un nuevo número de cheque.

Transacción FCH7 esta transacción nos permite anular y reimprimir cheques. la diferencia es que esta transacción siempre anulará el cheque que queremos reimprimir y genera uno nuevo. Aquí no debemos ingresar los datos del pago para identificar los cheques a anular , solo debemos especificar os datos de bancos propio y número de cheque.

Presionamos el icono de la impresora y generamos a nueva orden de spool. El sistema arrojara un mensaje indicando caul es el número de cheque anulado y cual es le nuevo cheque.

3.- Consulta de cheques y documentos de pago.

Si estamos en la visualización de un documento de pago, transacción FB03 , podremos saber si tiene un cheque asignado accediendo a través de la barra de menú.Entorno info. cheques- donde veremos los datos del cheque asignado a este documento.

4.-Pagos parciales y partidas restantes.

Existe dos formas de realizar pagos parciales.

Los pagos parciales no generan documento de compensación es decir la partida esta pendiente no se considera cancelada a pesar de que se encuentra parcialmente abonada o cobrada. Para este tipo de casos se mantiene el documento original y en el documento de pago se genera una partida en la cuenta del tercero que refleja el pago Para generar un pago parcial al momento de seleccionar las partidas pendientes debemos de acceder a la solapa Pago Parcial y en el campo importe de pago ingresar el importe que realmente vamos a cancelar, se verá reflejado en ele campo asignados en el status de tratamiento. Si visualizamos el documento de pago que contiene un pago parcial podremos ver que genera el mismo asiento que si fuera un pago completo. La única diferencia es que el documento de pago no es un documento de compensación a que no compensa ninguna partida., solo vincula el pago parcial con la factura original.

Si visualizamos un reporte de partidas individuales veremos dos partidas para la misma cuenta , la factura original y el documento de pago que genera el pago parcial , ambos comprobantes están vinculados por medio de un campo denominado referencia Factura este campo hará de nexo entre ambos partidas manteniéndolas vinculadas .

Al momento de volver a ingresar un pago en la factura que tiene un pago parcial veremos en la grilla de partidas pendientes ambos documentos. Aquí se incorpora un nuevo campo denominado Status que tiene un icono que sirve para desplegar las partidas. En el documento correspondiente a la factura veremos en el campo importe bruto el importe total de la factura , en el campo importe Pagado en parte el importe del pago parcial . Si desplegamos con el icono del campo status podremos ver que documentos comprometen el importe pagado en parte. Esta misma lógica se aplica cuando una nota de crédito esta vinculada una factura.

Pagos por el resto.

El pago por el resto también es un pago parcial de una factura solo que posee la particularidad de crear un nuevo documento por la diferencia que resta por cancelar.

A diferencia del pago parcial aquí si tenemos un documento de compensación ya que la factura original es compensada completamente, se paga una parte y por el resto que no se abono se genera una nueva partida que quedará pendiente de cancelación.

Veamos el miso ejemplo de la partida anterior, tenemos una factura de 3000 USD que reciira un pago parcial de 2000USD utilizaremos el método partida por el resto.

Para realizar este caso deberemos acceder a la solapa Partida restante y completar el campo importe de la partida restante. El importe es aquel por el cual debe generarse la nueva partida por diferencia se obtiene el importe pagar. Si visualizamos las partidas del proveedor veremos la factura original que fue totalmente compensada por el documento de pago y además veremos una nueva partida abierta por la diferencia entre el monto total de la factura original y el pago parcial.

Si visualizamos el documento de pago veremos que contiene tres posiciones, la del banco, la del acreedor que genera la baja total de la factura y la posición que crea una nueva partida pendiente de cancelar.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Patricia Garcia Gonzalez