✒️SAP FI / Los pagos semi automáticos Por Marian Coeffier Zuccolillo

UNIDAD 4 - AR Y AP : Proceso de Cobros y Pagos > Pagos Semi-automáticos (lección 4°)

1. PAGO SEMI-AUTOMÁTICO

- Se realiza a través de un programa que permite pagar con una transacción manual y además asignar e imprimir los cheques en un único paso.

a) Se accede a la transacción "F-58" o a través del menú Finanzas / Gestión Financiera / Acreedores / Contabilización / Salida de pagos / Contabilizar e imprimir formulario.

b) La transacción es similar a la de pagos manuales (F-53), solo que se deberá completar una pantalla previa con los siguientes datos:

° Vía de pago ~~ especifica la vía por la cual se pagará. En esta transacción siempre se utilizará la vía "Cheques".

° Banco propio ~~ identifica el banco con el que se realizará el pago. No será necesario como en las transacciones manuales colocar la cuenta de mayor de banco sino que el sistema lo determinará por el "Banco Propio".

° N° remesa cheques ~~ especifica la remesa que se utilizará. En base a la remesa el sistema determina la numeración del cheque que le asignará al pago.

° Formulario alternativo ~~ se puede tener configurado distintos formularios y solo un formulario se asigna al programa impresor de cheques. En muchos países los formatos de cheques no están estandarizados y se debe configurar un formulario por cada banco, es decir, cada empresa realiza sus propios formularios ya que depende de los formatos de los cheques que utiliza y de los datos que desee imprimir.

° Impresora p.formul. ~~ se elige la impresora por la cual se emitirá el cheque.

° Calcular impte. pago (tilde) ~~ realiza el cálculo correspondiente a la partida del banco, es decir el importe que se le asignará al cheque. Si no se marca el tilde, en la siguiente pantalla se deberá ingresar un importe, aunque sea el valor 1, el cual luego se deberá modificar con el importe correspondiente a las facturas del pago.

c) Se presiona el ícono "Entrar Pagos" ubicado en la barra de herramientas para continuar con el procesamiento del pago.

d) Se tratan las partidas abiertas a cancelar al igual que en la transacción F-53 (pago manual), solo que no se debe ingresar la cuenta bancaria ni el importe (este último si se marcó el tilde "Calcular impte.pago" en la pantalla anterior).

e) Se "simula" y "graba" la transacción.

*** NOTA = No es necesario hacer correcciones de importes porque el sistema lo determina en base a las facturas seleccionadas para pagar.

f) Se realiza la impresión de los cheques en la ventana que aparece luego de grabar:

° Tilde "Impresión inmediata" MARCADO ~~ la impresión sale automáticamente por la impresora que se tenga definida.

° Tilde "Impresión inmediata" NO MARCADO ~~ se visualiza por pantalla una lista de las impresiones generadas y su correspondiente "Orden de Spool". En la misma, con el ícono "Lupa" se visualiza las órdenes de spool, y desde aquí, con el ícono "Anteojo" se visualiza el cheque en el formato correspondiente al formulario de la vía de pago.

*** NOTA 1 = Según SAP existen dos tipos de pedidos cuando se manda a imprimir en el sistema: 1) "Orden de Spool" (Spool Request), la cual es un pedido de impresión que todavía no ha sido enviado a una impresora u otro dispositivo. 2) "Solicitud de salida", la cual envía los datos de impresión de una solicitud de spool a un dispositivo de salida particular (impresora, mail, etc.). Tanto las órdenes de spool como las solicitudes de salida se administran a través de la transacción "SP01".

*** NOTA 2 = SAP contiene varios formularios modelos para cheques, algunos poseen una "Carta u Orden de pago" que detalla los datos del pago y las facturas canceladas. Cada uno de estos formularios siempre debe ser adaptado por la empresa que implementa SAP de acuerdo a sus propios requerimientos y necesidades.

2. REIMPRESIÓN DE CHEQUES

- Para la reimpresión de formularios (cheques), si no se ha podido imprimir los generados en el pago semi-automático, existen varias opciones:

2.1 TRANSACCIÓN " FBZ5 "

a) Se ingresan los datos del documento de pago: Número de documento, Sociedad, Ejercicio.

b) Se ingresan los datos de la vía de pago y formulario: Vía de pago, Remesa, Impresora.

*** NOTA = No se marca el tilde "Impresión inmediata" si solo se desea visualizar por pantalla.

c) Se presiona "Enter". Con el ícono "Lupa" se visualiza el cheque para asegurarse de que el documento seleccionado es el correcto.

d) Se presiona el ícono "Impresora" para generar la nueva Orden de Spool. El sistema consultará si se desea imprimir un "Cheque antiguo" (cheque original generado con el documento de pago) o un "Cheque nuevo".

*** NOTA = La opción de "Cheque Nuevo" provoca que se anule el cheque antiguo y se le asigne un nuevo número de cheque.

2.2 TRANSACCIÓN " FCH7 "

- Similar a la FBZ5 permitiendo anular y reimprimir cheques.

- SIEMPRE anula el cheque a reimprimir y genera uno nuevo.

- No es necesario ingresar los datos del documento de pago para identificar los cheques a anular.

a) Se ingresan los datos de: Banco Propio, Número de cheque.

b) Se presiona el ícono "Impresora" para generar la nueva Orden de Spool. El sistema arroja un mensaje indicando cuál es el número de cheque anulado y cuál es el nuevo cheque.

*** NOTA = Puede llegar a ocurrir que los cheques se impriman en un orden diferente y los números de cheques queden cruzados. EJEMPLO: se envió a la impresora el cheque 001 pero físicamente estaba el formulario correspondiente al cheque 002. Para un caso como éste existe la transacción "FCHT" que permite cambiar la asignación del cheque al documento del pago. Lo único que hace esta transacción es cambiar el número de cheque, el resto de los datos permanecen igual, es decir, si el documento 001 tenía asignado el cheque 001, luego de ejecutar esta transacción tendrá asignado el cheque 002.

3. CONSULTA DE CHEQUES Y DOCUMENTOS DE PAGO

- En la visualización de un documento de pago (FB03) se puede saber si tiene un cheque asignado accediendo a través de la barra de Menú / Entorno / Info Cheques.

- En la nueva ventana se visualizan los datos del cheque asignado al documento de pago.

4. PAGOS PARCIALES Y PARTIDAS RESTANTES

Existen dos formas de realizar "pagos parciales" en SAP:

4.1 PAGOS PARCIALES

- NO generan documentos de compensación, es decir la partida pendiente no se considera cancelada a pesar de que haya sido parcialmente abonada o cobrada.

- Se mantiene el documento original.

- En el documento de pago se genera una partida en la cuenta del tercero (deudor o acreedor) que refleja el pago.

Para poder generar un pago parcial por el método "pago parcial":

a) Al momento de seleccionar las partidas pendientes se accede a la solapa "Pago Parcial".

b) Se ingresa el importe que realmente se cancelará en el campo "Importe Pago". Este importe se verá reflejado en el campo "Asignados" en el "Status de Tratamiento".

c) Se "graba" la operación generándose el mismo asiento que si fuera un pago completo. La única diferencia es que el documento de pago NO ES UN DOCUMENTO DE COMPENSACIÓN, ya que no compensa ninguna partida, solo vincula el pago parcial con la factura original.

- En el reporte de partidas individuales (FBL1N para acreedor, FBL5N para deudor) se visualizan dos partidas para la misma cuenta, la factura original (KR o DR) y el documento de pago que genera el pago parcial (KZ o DZ). Sin embargo, ambos comprobantes estarán vinculados por medio del campo "Referencia Factura", este campo hace de nexo entre ambas partidas manteniéndolas vinculadas.

- Al momento de ingresar un nuevo pago para la factura que posee un pago parcial, en la grilla de partidas pendientes se visualizan ambos documentos, ésto a través del campo "Status" que posee un ícono " + " (signo más) que sirve para desplegar las partidas. Presionando sobre el ícono se visualiza qué documentos componen el "Importe Pagado en Parte" de la factura KR.

4.2 PAGOS POR EL RESTO

- Es también un pago parcial de una factura, solo que posee la particularidad de crear un nuevo documento por la diferencia que resta por cancelar.

- SÍ SE TIENE UN DOCUMENTO DE COMPENSACIÓN, ya que la factura original es compensada completamente. Se paga una parte y por el resto que no se abonó se genera una nueva partida que quedará pendiente de cancelación.

Para poder generar un pago parcial por el método "partida por el resto":

a) Al momento de seleccionar las partidas pendientes se accede a la solapa "Partida Restante".

b) Se ingresa el importe por el cual debe generarse la nueva partida, por diferencia se obtiene el importe a pagar, en el campo "Importe de la Partida Restante".

EJEMPLO:

En la grilla de partidas : Factura = $ 3.000, Importe de la nueva partida a crear (saldo que quedará pendiente de pago) = $ 1.000.

En el Status de tratamiento : Importe entrado (importe parcial a pagar) = $ 2.000, Asignados (diferencia entre el total de la factura y la partida por el resto) = $ 2.000