✒️SAP FI / Los pagos semi automáticos Por Daniel Galvez Bustos

Pago Semi - Automáticos

F-58 Contabilizar e Imprimir Formulario

Se debe de completar los siguientes datos:

--Vía de pago: Se especifica la vía de pago con la cual se realizará el pago. En esta transacción siempre utilizaremos vías de pagos de cheques.

--Banco propio: Identifica el banco con el que haremos el pago. No será necesario como en las transacciones manuales colocar la cuenta de mayor de banco dino que el sistema lo determinará por el banco propio.

--Remesas: Se especifica la remesa que se utilizará, en base a la remesa el sistema determina la numeración del cheque que le asignará el pago.

--Formulario Alternativo: Podemos tener configurados distintos formularios. Sólo un formulario se asigna al programa se asigna al programa impresor de cheques

--Impresora: Se elige la impresora por la cual se emitirá el cheque

--Calcular importe de pago: Realiza el calculo correspondiente a la partida del banco. Es decir el importe que se le asignará al cheque. Si no marcamos esta tilde, en la siguiente pestaña deberemos ingresar un importe correspondiente a la factura de pago.

Presionar botón /ENTRAR PAGOS/ para continuar con el procesamiento del pago.

Damos clic en /TRATAR PAs/ para cancelar las partidas, simulamos y despues grabamos

Luego que grabamos aparece una nueva ventana que nos permite realizar la impresión de los cheques.

Cada impresión que se genera en SAP genera una Orden de Spool (un numero de SAP único de impresión). Si en la pantalla de Entrada de Pagos marcamos el tilde de Salida Inmediata, saldrá automáticamente por la impresora que tengamos definida, si no lo marcamos podremos visualizarlo por pantalla.

Simplemente usando el icono de la Lupa podremos acceder a la visualización de las ordenes de spool y desde aqui con el icono de los Anteojos, podremos visualizar el cheque.

Reimpresión de cheques

FBZ5 - Reimpresión de cheques

Datos a ingresar:

-Datos del documento de pago (Número de documento, Sociedad y Ejercicio)

-Vía de Pago y Remesa

Previo a la impresión podremos visualizar el cheque para asegurarnos de que el documento seleccionado es el correcto.

Simplemente presionando el icono de la impresora, generamos la nueva Orden de Spool

El sistema consultará si deseamos imprimir el che original, generando con el documento de pago o si deseamos generar un nuevo cheque. La opción de Cheque Nuevo provoca que se anule el cheque antiguo y se le asigne un nuevo número de cheque.

FCH7 - Anular y Reimprimir cheques

En está transacción se anulará el cheque que queremos reimprimir y generará uno nuevo. Aquí no debemos ingresar los datos del pago para identificar los cheques a anular, sólo deberemos especificar los datos de Banco Propio y número de cheque.

Presionamos el icono de imprimir y generamos la nuevo Orden de Spool. El sistema nos arrojará un mensaje indicando cual es el número de cheque anulado y cual es el nuevo cheque.

Consulta de cheques y documentos de pago

Si estamos en la visualización de un documento de pago, transacción FB03, podremos saber si tiene un cheque asignado accediendo a través de la barra de Menu >> Entorno>> Info Cheques, en el cual veremos los datos del cheque asignado a ese documento de pago.

Pagos Parciales y Partidas Restantes

1. Pagos Parciales

Los pagos parciales no generan documentos de compensación, es decir la partida pendiente no se considera cancelada a pesar de que haya sido parcialmente abonada o cobrada. Para este tipo de casos se mntiene el documento original, y en el documento de pago se genera una partida en la cuenta del tercero que refleja el pago.

Para poder generar un pago parcial, al momento de seleccionar las partidas pendientes deberemos acceder a la solaba Pago Parcial y en el campo Importe Pago ingresar el importe que realmente vamos a cancelar. En el importe que se ingrese en el campo de la pestaña Pago Parcial, se verá reflejado en el campo Asignados en el status tratamiento.

Si visualizamos el documento de pago, que contiene un pago parcial, podremos ver que genera el mismo asiento que si fuera un pago completo. La única diferencia, es que el documento de pago no es un documento de compensación, ya que no compensa ninguna partida, sólo vincula el pago parcial con la factura original.

Si visualizamos un reporte de partidas individuales veremos dos partidas para la misma cuenta, la factura original y el documento de pago que genera el pago parcial. Sin embargo, ambos comprobantes estarán vinculados por medio de un campo denominado Referencia Factura, este campo hará de nexo entre ambas partidas vinculadas.

Al momento de volver ingresar un pago para la factura que posee un pago pacial, veremos en la tabla de partidas pendientes ambos documentos. Así se incorpora un nuevo campo denominado Status que posee un icono que posee un ícono que sirve para desplegar las partidas.

En el documento correspondiente a la factura veremos en el campo Importe Bruto el importe total de la factura, en el campo Importe Pagado en Parte el importe del pago parcial. Si desplegamos con el ícono del campo status podremos ver que documento componen el importe Pagado en Parte. Esta misma lógica se aplica cuando una nota de crédito está vinculada a una factura.

Pago por el resto

El pago por el resto es también un pago parcial de una factura, sólo que posee la particularidad de crear un nuevo documento por la diferencia que resta por cancelar. A diferencia del pago parcial, aquí si tenemos un documento de compensación, ya que la factura original es compensada completamente, se paga una parte y por el resto que se abono se genera una nueva partida que quedará pendiente de cancelación.

Veamos el mismo ejemplo que vimos para el caso anterior, tenemos una factura de 3000 USD que recibirá un pago parcial de 2000 USD, pero utilizaremos el método partida por el resto.

Para realizar este caso debemos acceder a la solapa partida Restante y completar el campo Importe de la partida restante y completar el campo el campo importe de la partida restante. El importe es aquel por el cual debe generarse la nueva partida, por diferencia se obtiene el importe a pagar.

Si visualizamos la partida del proveedor, veremos lo siguiente, la factura original que fue totalmente compensada por el documento de pago y además veremos una nueva partida abierta por la diferencia entre el monto total de la factura y el pago parcial.

Si visualizamos el documento de pago veremos que contiene tres posiciones, la posición del banco, la a posición del acreedor que genera la baja de la factura y la posición que crea una nueva partida pendiente de cancelar.

Nota: Puede llegar a ocurrir que los cheques se impriman en un orden diferente y los números de cheque queden cruzados, por ejemplo, se envió a la impresora el cheque uno, pero físicamente estaba el formulario correspondiente al cheque 2 , para este caso existe la transacción FCHT, que permite cambiar el documento del cheque a la asignación del pago. Lo único que esa transacción hace es cambiar el número de cheque, el resto de los datos permanecen igual. Cambia la asignación.

Nota: En las partidas que generan de pago por el resto se copian las condiciones de pago de la factura original y además en el campo asignación se guarda el número de documento original por la cual se creo el pago por el resto. Estos datos pueden ser muy útiles al analizar la cuenta de un cliente o de un acreedor y conservar el flujo de documentos.