✒️SAP FI / Los pagos semi automáticos Por Antonia D´esposito

PAGOS SEMI-AUTOMÁTICOS LECCIÓN 4

1- Pagos Semi automático: veremos como un programa nos permite pagar una transacción manual y asignará e imprimirá los cheques en único paso

TRANSACCION F-58 FINANZAS - GESTIÓN FINANCIERA - ACREEDORES - CONTABILIZACIÓN - SALIDA DE PAGOS - CONTABILIZAR E IMPRIMIR FORMULARIO

Debemos completar pantalla previa con los siguientes datos:

• Vía de pago: siempre utilizamos vía de pago de cheques.
• Banco propio: identifica el banco con el que haremos el pago. No es necesario colocar cuenta mayor sino que el sistema determinará el Banco propio.
• Remesa: especifica la remesa que se utilizará, en base a la remesa el sistema determina la numeración del cheque que se le asignará al pago.
• Formulario alternativo: podemos tener configurado distintos formularios pero sólo un formulario se asigna al programa impresor de cheques. En muchos países los formatos de cheques no están estandarizados y debemos configurar un formulario por cada banco. Si hay varios formularios, ese campo se competa con el formulario correspondiente.
• Impresora: se elige la impresora por la cual se emitirá el cheque
• Calcular Importe del Pago: realiza el cálculo correspondiente a la partida del banco, es decir el importe que se le asigna al cheque. Al no marcar este tilde en la próxima pantalla debemos ingresar un importe, aunque el valor sea 1, luego debemos modificar con el importe que corresponda a la factura de pago.

ENTRAR PAGOS debemos presionar este botón para continuar con el procesamiento del pago

NO HAY QUE COLOCAR CUENTA DE MAYOR DE BANCOS NI IMPORTES, NO HABRÁ QUE HACER CORRECCIONES DE IMPORTES PORQUE EL SISTEMA LO DETERMINARÁ EN BASE A LAS FACTURAS SELECCIONADAS PARA PAGAR

Seguimos el procedimiento igual a la transacción F-53 , seleccionamos partidas a cancelar, simulamos y grabamos. Luego de grabar no permite realizar la impresión de cheques.

Cada impresión que se genera en SAP genera una ORDEN DE SPOOL (orden de impresión). Si en la pantalla de Entrada de Pagos marcamos el tilde Salida Inmediata, saldrá automáticamente en la impresora definida, si no lo marcamos lo vemos por pantalla y aparece la lista de impresiones generadas.

Con el ícono LUPA vemos las órdenes de spool y con el ícono de los Anteojitos vemos el cheque.

Algunos modelos que trae SAP tienen carta de pago que detalla los datos del pago y las facturas canceladas. Cada uno de estos formularios debe ser adaptado por las empresas que implementa SAP de acuerdo a los requerimientos y necesidades.

PUEDE SER QUE LOS CHEQUES SE IMPRIMAN EN UN ORDEN DIFERENTE Y LOS NÚMEROS DE CHEQUES QUEDEN CRUZADOS X EJ SE ENVIO A LA IMPRESORA EL CH NRO 1 PERO FISICAMENTE ESTABA EL FORMULARIO CORRESPONDIENTE AL CHEQUE NRO 2 CON LA TRANSACCIÓN FCHT PERMITE CAMBIAR LA ASIGNACION DEL CHEQUE AL DOCUMENTO DEL PAGO, LO UNICO QUE HACE ESTA TRANSACCION ES CAMBIAR EL NRO DE CHEQUE, EL RESTO DE LOS DATOS PERMANCEN IGUAL, ES DECIR SI EL DOCUMENTO 1 TENIA ASIGNADO EL CHEQUE 1 LUEGO DE ESTA TRANSACCION TENDRA ASIGNADO EL CHEQUE 2

2- Reimpresión de cheques: si por algún motivo no pudimos imprimir los formularios generados en el pago semi-automático hay opciones para realizar reimpresión

TRANSACCIÓN FBZ5: esta transacción permitirá la reimpresión de los formularios que correspondan a un documento de pago. Los datos a ingresar son:

- Datos del documento de pago: nro de documento, sociedad y ejercicio

- Vía de Pago y Remesa

Presionando el ícono de impresora generamos la nueva orden de spool. El sistema consulta si queremos imprimir el cheque original, generado con el documento de pago o si queremos generar nuevo cheque (esta opción de cheque nuevo hace que se anule el cheque antiguo y se le asigne un nuevo nro. de cheque)

TRANSACCIÓN FCH7 esta transacción siempre anulará el cheque que queremos reimprimir y generará uno nuevo, sólo debemos especificar los datos de Banco Propio y nro de cheque para identificar los cheques a anular. Presionamos nuevamente el ícono de impresora y generamos la nueva orden de spool, el sistema con un mensaje indica el nro de cheque anulado y cual es el nuevo cheque

3- Consulta de Cheques y documentos de pago

En la TRANSACCIÓN FB03, y dentro de la visualización de un documento de pago podremos saber si tiene un cheque asignado accediendo por la barra de Menú - Entorno- Info Cheques, una vez en la opción Info Cheques veremos los datos del cheque asignado a ese documento de pago

4- Pagos Parciales y Partidas Restantes

2 formas en SAP para pagos parciales:

1. Pagos Parciales: no generan documentos de compensación, la partida no se considera cancelada aunque haya sido parcialmente abonada o cobrada. Se mantiene el documento original y en el documento de pago se genera una partida en la cuenta del tercero que refleja el pago
   Al generar un pago parcial, seleccionamos las partidas pendientes accedemos a la solapa Pago Parcial y en el campo Importe Pago ingresamos el importe que vamos a cancelar, este importe que se ingrese se verá reflejado en el campo Asignados en el Status de Tratamiento
   El documento de pago de un pago parcial genera el mismo asiento como si fuera pago completo la única diferencia es que el documento de pago no es un documento de compensación ya que no compensa ninguna partida sólo vincula el pago parcial con la factura original.

El campo Referencia Factura hará de nexo y mantiene vinculados a la factura original y el documento de pago que genera el pago parcial

El campo STATUS posee un ícono que sirve para desplegar las partidas pendientes y veremos que documentos componen el importe Pagado en Parte, esta misma lógica aplica cuando una NOTA DE CRÉDITO está vinculada a una factura

2 - Pagos por el resto: es también un pago parcial de una factura, sólo que crea un nuevo documento por la diferencia que resta por cancelar. Aquí tenemos documento de compensación y la factura original es compensada completamente, se paga una parte y por el resto se genera una nueva partida que quedará pendiente de cancelar.
Accedemos a la solapa Partida Restante y completar campo Importe de la partida restante, el importe es aquel por el que se debe generar la nueva partida,por diferencia obtenemos el importe a pagar.

En las partidas que se generan en pago por el resto se copian las condiciones de pago de la factura original y en el campo asignación se guarda el nro. de documento de la factura original por el cual se creo el pago por el resto, esto es útil para conservar el flujo de documentos

Al ver las partidas del proveedor vemos la factura original que fue compensada por el documento de pago y vemos una nueva partida por la diferencia entre el monto total de la factura original y el pago parcial.

Al ver el documento de pago vemos que contiene 3 posiciones POSICIÓN BANCO, POSICIÓN ACREEDOR (genera la baja total de la factura y POSICIÓN que crea una nueva partida pendiente a cancelar)