✒️SAP FI / Los pagos semi automáticos Por Saul Calle Saavedra

PAGOS SEMI - AUTOMÁTICOS.

1. Pago semiautomáticos.

El sistema con este programa nos permitirá pagar con una transacción manual y además asignará e imprimirá los cheques en un único paso.

Este proceso se realizará a través de la transacción F-58.

Transacción F-58: Finanzas>> Gestión financiera>> Acreedores>> Contabilización>> Salida de pagos>> Contabilizar e imprimir formulario.

esta transacción es similar a los pagos manuales, tenemos que completar una pantalla previa con los siguientes datos:

• Vía de pago: es la vía de pago por la cual se realizará el pago. en esta transacción siempre se utilizará vías de pago de cheques.
• Banco propio: Identifica el banco con el que haremos el pago, por el cual el sistema determinará la cuenta de mayor de banco.
• Remesa: especifica la remesa que se utilizará, por medio de está el sistema determina el número de cheque.
• Formulario alternativo: podemos tener configurados distintos formularios, y se completará este campo con el formulario que corresponda.
• Impresora: se elige la impresora por la cuál se emitirá el cheque.
• Calcular importe del pago: realiza el cálculo correspondiente a la partida del banco. si no se marca este campo, en la siguiente pantalla tendremos que ingresar un importe el cuál luego deberemos modificar con el importe correspondiente a las facturas del pago.

Luego presionaremos el botón entrar pagos para continuar con el procesamiento del pago.

La siguiente pantalla es similar a la que ya hemos visto, únicamente no debemos ingresar la cuenta bancaria ni el importe.

Luego igual que la transacción F-53 seleccionamos las partidas a cancelar, simulamos y grabamos.

No es necesario hacer correcciones del importe por que el sistema lo determina en base a las facturas a cancelar.

Luego de grabar aparece una nueva ventana para realizar la impresión de cheques.

Cada impresión que se genere en SAP genera una orden de spool, al marcar el campo de salida inmediata en la pantalla de entrada de pagos, saldrá automáticamente por la impresora que tengamos predeterminada, si no le marcamos podremos visualizarlo por pantalla.

con el ícono de lupa podremos visualizar las órdenes de spool, y ahí con el ícono de anteojos visualizaremos el cheque.

El formato en el que se emitirá el cheque corresponderá al formulario que tiene asignado la vía de pago, SAP tiene muchos modelos de formularios, pero cada empresa hará el suyo propio que depende de los formatos de los cheuqes que utiliza y los datos que desee imprimir, es decir los formularios tendrán que ser adaptados de acuerdo a los propios requerimientos y necesidades de cada empresa.

2. Reimpresión de cheques.

tenemos varias opciones para realizar la reimpresión de cheques:

Transacción FBZ5.

Permitirá la reimpresión de los formularios correspondientes a los documentos de pago, completando los siguientes datos:

• Datos del documento de pago (Número de documento, sociedad y ejercicio)
• Vía de pago y remesa.

Previamente podemos visualiza el cheque para asegurarnos de que es el correcto, y luego presionando el ícono de la impresora generaremos una nueva orden de spool.

El sistema consultará si deseamos imprimir el cheque original, o si deseamos generar un nuevo cheque, la generación de un nuevo cheque provoca que el cheque original se anule y se asignará un nuevo número de cheque.

Transacción FCH7.

Nos permite anular y reimprimir cheques, esta transacción siempre anulará el cheque que queremos reimprimir y generará uno nuevo, aquí solamente especificaremos los datos del banco propio y número de cheque, luego presionaremos el ícono de la impresora y generaremos una nueva orden de spool, el sistema nos mostrará un mensaje indicando cuál es el cheque anulado y cuál es el nuevo cheque.

Cuando los cheques se imprimen en un orden diferente es decir no concuerda el numero de cheque físico con el número del sistema, para esto tenemos la transacción FCHT que permite cambiar la asignación del cheque al documento del pago.

3. Consulta de cheques y documentos de pago.

Dentro de la transacción FB03 visualización de un documento de pago, podremos saber si tiene un cheque asignado accediendo a través de la ruta: Menú>> Entorno>> Info cheques.; luego veremos los datos del cheque asignado a este documento de pago.

4. Pagos parciales y partidas restantes.

Pagos Parciales:

Los pagos parciales no generan documentos de compensación, si no que en el documento de pago se genera una partida en la cuenta del tercero que refleja el pago.

Para generar un pago parcial, al momento de seleccionar las partidas pendientes debemos acceder a la solapa Pago Parcial y en el campo importe Pago ingresar el valor que realmente vamos a cancelar. Este importe se verá reflejado en el campo Asignados en el status de tratamiento.

Al visualizar el documento de pago que contiene un pago parcial veremos que genera el mismo asiento como si fuera un pago completo, con la diferencia que no es un documento de compensación solo se vincula el pago pago parcial con la factura original.

Si visualizamos un reporte de partidas individuales veremos dos partidas para la misma cuenta, la factura original y el documento que genera el pago parcial. ambos comprobantes estarán vinculados a través del campo denominado Referencia Factura.

Cuando volvamos a ingresar un pago para la factura que contiene un pago parcial veremos en la grilla de partidas pendientes ambos documentos, mediante un campo denominado status encontraremos un ícono que sirve para desplegar las partidas.

En el documento correspondiente a la factura veremos el importe total de la factura, en el campo Importe pagado en parte, veremos el pago parcial, y con el ícono que se encuentra en el campo Status veremos los documentos que corresponden al pago parcial.

Esta misma lógica aplica para Notas de crédito vinculadas a una factura.

Pagos por el resto.

Comprende también un pago parcial, con la diferencia que el sistema crea un nuevo documento por la diferencia a cancelar luego del pago parcial.

Aquí se genera un documento de compensación por el valor total de la factura, y se genera una nueva partida que quedará pendiente por la diferencia que no se abonó.

Para esto nos dirigiremos a la solapa Partida restante y completaremos el campo Importe de la partida restante, este importe comprenderá el valor por el cuál deberá generarse una nueva partida, la diferencia de este valor y el valor total de la factura es el valor que se abonará.

Al visualizar las partidas del proveedor veremos la factura original totalmente compensada por el documento de pago y también veremos una nueva partida abierta por el valor restante que falta por cancelar.

cuando visualizamos el documento de pago veremos que contiene 3 posiciones:

• La posición del banco.
• La posición del acreedor que genera la baja total de la factura.
• La posición que crea una nueva partida pendiente de cancelar.

En estas partidas de pago se guardan las condiciones de pago de la partida original y en el campo asignación se guarda el número de documento de la factura original sobre la cual se efectuó el abono.