✒️SAP FI / Los pagos semi automáticos Por Franco Maringota Alvarado

1- Pago Semi Automático

En esta lección veremos un programa que nos permitirá pagar con una transacción manual y además asignará e imprimirá los cheques en un único paso.

Transacción F-58: Finanzas - Gestión Financiera - Acreedores - Contabilización - Salida de pagos - Contabilizar e imprimir formulario.

Esta transacción es similar a la de pagos manuales, solo que debemos completar una pantalla previa con los siguientes datos:

• Vía de Pago: se especifica la vía de pago con la cual se realizará el pago. En esta transacción siempre utilizaremos vías de pago de cheques.
• Banco Propio: identifica el banco con el que haremos el pago. No será necesario como en las transacciones manuales colocar la cuenta de mayor de banco sino que el sistema lo determinará por el Banco Propio.
• Remesa: se especifica la remesa que se utilizará, en base a la remesa el sistema determina la numeración del cheque que le asignará al pago.
• Formulario Alternativo: podemos tener configurado distintos formularios. Solo un formulario se asigna al programa impresor de cheques. En muchos países los formatos de cheques no están estandarizados y debemos configurar un formulario por cada banco. Si tenemos varios formularios, este campo se completa con el formulario que corresponda.
• Impresora: se elige la impresora por la cual se emitirá el cheque.
• Calcular Importe del Pago: realiza el calculo correspondiente a la partida del banco. Es decir el importe que se le asignará al cheque. Si no marcamos este tilde, en la siguiente pantalla deberemos ingresar un importe, aunque sea el valor 1, el cual luego deberemos modificar con el importe correspondiente a las facturas del pago.

Presionar el botón Entrar pagos para continuar con procesamiento del pago.

La siguiente pantalla es similar a las que ya hemos visto en lecciones anteriores solo que no debemos ingresar la cuenta bancaria ni el importe.

Luego el procedimiento es igual a la transacción F-53 que hemos visto en la lección 2, seleccionamos las partidas a cancelar, simulamos y grabamos.

No será necesario hacer correcciones de importes porque el sistema lo determinará en base a las facturas seleccionadas para pagar.

Luego de que grabamos aparece una nueva ventana que nos permite realizar la impresión de los cheques.

Cada impresión que se genere en SAP genera una Orden de Spool, si en la pantalla de Entrada de Pagos marcamos el tilde de Salida Inmediata, saldrá automaticamente por la impresora que tengamos definida, si no lo marcamos podremos visualizarlo por pantalla. En ese caso la primer pantalla que nos aparece es una lista de las impresiones generadas y su correspondiente Orden de Spool.

Simplemente usando el icono de la Lupa podremos acceder a la visualización de las ordenes de spool, y desde aquí, con el icono de los Anteojitos, podremos visualizar el cheque

En la siguiente imagen vemos el cheque impreso. El formato que estamos viendo se corresponde el formulario que tiene asignado la Vía de Pago. SAP contiene varios formularios modelos, no obstante, cada empresa realiza sus propios formularios,ya que depende de los formatos de los cheques que utiliza y de los datos que desee imprimir.

Algunos de los modelos de formulario que trae SAP poseen una carta de pago que detalle los datos del pago y las facturas canceladas. Cada uno de estos formulario siempre debe ser adaptado por la empresas que implementa SAP de acuerdo a sus propios requerimientos y necesidades.

2- Reimpresión de Cheques

Si por algún motivo no hemos podido imprimir los formularios generados en el pago semi-automático, tenemos varias opciones para realizar una reimpresión.

• Transacción: FBZ5: Esta transacción nos permitirá la reimpresión de los formularios correspondientes a un documento de pago. Los datos que debemos ingresar son los siguientes:

1. Datos del documento de pago (Número de documento, Sociedad y Ejercicio)
2. Vía de Pago y Remesa

Previo a la impresión podremos visualizar el cheque para asegurarnos de que el documento seleccionado es el correcto

Simplemente presionando el icono de la impresora, generaremos la nueva Orden de Spool.

El sistema consultará si deseamos imprimir el cheque original, generado con el documento de pago o si deseamos generar un nuevo cheque. La opción de Cheque Nuevo provoca que se anule el cheque antiguo y se le asigne un nuevo número de cheque.

• Transacción: FCH7: Ahora veremos una transacción muy similar a la anterior que nos permite anular y reimprimir cheques. La diferencia es que esta transacción siempre anulará el cheque que queremos reimprimir y generará uno nuevo. Aquí no deberemos ingresar los datos del pago para identificar los cheques a anular, solo deberemos especificar los datos de Banco Propio y número de cheque.

Nuevamente presionando el icono de la impresora, generaremos la nueva Orden de Spool. El sistema nos arrojará un mensaje indicando cual es el número de cheque anulado y cual es el nuevo cheque

Puede llegar a ocurrir que los cheques se impriman en un orden diferente y los nros. de cheques queden cruzados. Por ej: se envió a la impresora el cheque 1 pero físicamente estaba el formulario correspondiente al 2, para un caso como este existe la transacción FCHT que permite cambiar la asignación del cheque al documento del pago. Lo único que hace esta transacción es cambiar el nro. de cheque, el resto de los datos permanecen igual. Es decir si el doc 1 tenía asignado el cheque 1 luego de esta transacción tendrá asignado el cheque 2.

3- Consulta de Cheques y documentos de pago

Si estamos en la visualización de un documento de pago, transacción FB03, podremos saber si tiene un cheque asignado accediendo a través de la barra de Menú - Entorno - Info Cheques

Una vez seleccionada la opción Info Cheques, veremos los datos del cheque asignado a ese documento de pago.

4- Pagos Parciales y Partidas Restantes

Existen dos formas de realizar este tipo de operaciones:

• Pagos Parciales: Los pagos parciales no generan documentos de compensación, es decir la partida pendiente no se considera cancelada a pesar de que haya sido parcialmente abonada o cobrada. Para este tipo de casos se mantiene el documento original, y en el documento de pago se genera una partida en la cuenta del tercero que refleja el pago.

Para poder generar un pago parcial, al momento de seleccionar las partidas pendientes deberemos acceder a la solapa Pago Parcial y en el campo Importe Pago ingresar el importe que realmente vamos a cancelar.

El importe que se ingrese en el campo de la solapa Pago Parcial, se verá reflejado en el campo Asignados en el Status de Tratamiento.

Si visualizamos el documento de pago, que contiene un pago parcial, podremos ver que genera el mismo asiento que si fuera un pago completo. La única diferencia, es que el documento de pago no es un documento de compensación, ya que no compensa ninguna partida, solo vincula el pago parcial con la factura original

Si visualizamos un reporte de partidas individuales veremos dos partidas para la misma cuenta, la factura original y el documento de pago que genera el pago parcial. Sin embargo, ambos comprobantes estarán vinculados por medio de un campo denominado Referencia Factura, este campo hará de nexo entre ambos partidas manteniéndolas vinculados.

Al momento de volver a ingresar un pago para la factura que posee un pago parcial, veremos en la grilla de partidas pendientes ambos documentos. Aquí se incorpora un nuevo campo Denominado Status que posee un icono que sirve para desplegar las partidas.

En el documento correspondiente a la factura veremos en el campo Importe Bruto el importe total de la factura, en el campo Importe Pagado en Parte el importe del pago parcial. Si desplegamos con el ícono del campo Status podremos ver que documentos componen el importe Pagado en Parte. Esta misma lógica se aplica cuando una Nota de Crédito esta vinculada a una factura.

• Pagos por el resto: El pago por el resto es también un pago parcial de una factura, solo que posee la particularidad de crear un nuevo documento por la diferencia que resta por cancelar.

A diferencia del pago parcial, aquí si tenemos un documento de compensación, ya que la factura original es compensada completamente, se paga una parte y por el resto que no se abono se genera una nueva partida que quedará pendiente de cancelación.

Veamos el mismo ejemplo que vimos para el caso anterior, tenemos una factura de 3000 USD que recibirá un pago parcial de 2000 USD, pero utilizaremos el método partida por el resto.

Para realizar este caso deberemos acceder a la solapa Partida Restante y completar el campo Importe de la partida restante. El importe es aquel por el cual debe generarse la nueva partida, por diferencia se obtiene el importe a pagar.

Si visualizamos las partidas del proveedor, veremos lo siguiente, la factura original que fue totalmente compensada por el documento de pago y además veremos una nueva partida abierta por la diferencia entre el monto total de la factura original y el pago parcial.

Si visualizamos el documento de pago veremos que contiene tres posiciones, la posición del banco, la posición del acreedor que genera la baja total de la factura y la posición que crea un nueva partida pendiente de cancelar.

En las partidas que se generan por pagos por el resto se copian las condicione de pago de la factura original y además en el campo asignación se guarda el número de documento de la factura original sobre la cual se creó el pago por el resto. Estos datos pueden resultar muy útiles al momento de analizar la cuenta de un cliente o acreedor y conservar al flujo de documentos.