✒️SAP FI / Las Cuentas de Mayor Por Marian Coeffier Zuccolillo

UNIDAD 2 - GL - Registraciones Contables: Cuentas de Mayor (lección 1°)

¡Bienvenido/a a mis apuntes! Espero sea de gran ayuda para ti!

El sistema que empleo para estudiar se basa en un "modelo esquemático" que me permite focalizar en la idea central y recordar conceptualmente cada aspecto de la lección. Mis apuntes los utilizo principalmente como ayuda memoria ya que constituyen una síntesis de lo que abarca un tema en particular.

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1. CREACIÓN DEL DATO MAESTRO : CUENTA DE MAYOR

- Su administración (alta, baja, modificación) se realiza desde la transacción FS00. La ruta de la transacción es Finanzas/Gestión Financiera/Libro Mayor/Datos Maestros/Cuenta de Mayor/Tratamiento Individual/Central.

- Se puede crear con modelo una cuenta contable tomando como modelo una ya existente, donde el sistema copia todos los datos de la cuenta modelo permitiendo modificar los datos propios de la nueva cuenta.

- Los campos principales del dato maestro son:

a) Solapa Tipo/Documento >> Segmento Plan de Cuentas (datos válidos para todas las sociedades)

° Número (obligatorio) ~~ número que la identifica en un plan de cuentas. La asignación del número la realiza el usuario.

° Sociedad (obligatorio) ~~ sociedad FI en la cual se crea la cuenta contable.

° Grupo de cuentas (obligatorio) ~~ agrupa las cuentas contables según su naturaleza, permitiendo:

a) Asignar un rango de numeración a la cuenta. Por ejemplo: 001 a 999 para cuentas de Activo.

b) Definir el status campo para cada campo de la cuenta. Por ejemplo: campo obligatorio, opcional, de visualización u oculto.

° Tipo de cuenta (obligatorio) ~~ clasifica la cuenta en:

- BALANCE (cuentas patrimoniales) : al cierre del ejercicio los saldos se arrastran a la misma cuenta como saldo inicial del ejercicio siguiente.

- BENEFICIO (cuentas de resultados) : al cierre del ejercicio los saldos se arrastran a la cuenta "Resultados del ejercicio".

° Texto breve (obligatorio) ~~ denominación de la cuenta (longitud 20 caracteres).

° Texto explicativo (opcional) ~~ explicación de la naturaleza de la cuenta (longitud 50 caracteres).

° Sociedad GL asociada ~~ se utiliza para el "módulo de Consolidación" y permite realizar las eliminaciones de operaciones intercompanies. Si una cuenta es intercompany, en el campo Sociedad GL asociada se determina a qué sociedad del grupo está vinculada esa cuenta.

b) Solapa Datos de control >> Segmento Sociedad (datos válidos para la sociedad en la que se crea)

° Moneda ~~ identifica la moneda de contabilización. Si:

Moneda = moneda sociedad FI --) contabilización permitida en cualquier moneda.

Ejemplo: Gs = Gs --) contabilización permitida en dólares.

Moneda = moneda extranjera --) contabilización permitida sólo en la moneda especificada.

Ejemplo: EUR = Gs --) contabilización permitida sólo en euros.

° Tilde Saldos sólo en moneda local ~~ se utiliza para la compensación de partidas abiertas. Considera los saldos de las partidas contabilizadas en moneda extranjera con el saldo histórico en moneda local al momento de compensarlo, es decir las cuentas que posean este check no calculan diferencias por tipo de cambio.

° Categoría fiscal ~~ determina la relevancia de la cuenta para el cálculo de impuestos.

a) Si es relevante para impuestos o no. Ejemplo: Gastos de Limpieza es relevante.

b) Si la cuenta es una cuenta de impuestos. Ejemplo: IVA Crédito Fiscal.

° Tilde Permite contabilizar s/ impuestos ~~ contabiliza sin la necesidad de introducir un indicador de impuestos, aún cuando se haya definido como relevante para impuestos. Ejemplo: la cuenta "Gastos Bancarios" puede o no estar sujeta al IVA.

° Cuenta asociada para clase de cuenta ~~ cuenta de vínculo con los submódulos de FI (FI-AP, FI-AR y FI-AA). Estas cuentas nunca se imputan en forma directa sino a través del dato maestro de Proveedores, Deudores o Activo Fijo.

° Tilde Visualización partidas individuales ~~ permite visualizar los movimientos que recibe la cuenta, si no se marca sólo se visualizan los saldos de la cuenta.

° Gestión de partidas abiertas ~~ permite compensar los movimientos de la cuenta de forma a que el saldo siempre esté compuesto por las partidas abiertas. Por ejemplo: la cuenta "Provisiones de Facturas a Recibir" puede tener contabilizada en el Haber una provisión por la factura a recibir de CVOSOFT S.A. y al recibir dicha factura la cuenta recibe una imputación en el Debe; estas partidas pueden compensarse entre sí de forma a que el saldo de la cuenta sólo refleje la composición de las facturas pendientes de recepción.

° Clave clasificación ~~ Representa la regla de estructuración para el campo Asignación en la posición del documento a contabilizar. Al incluir en el dato maestro permite que se complete de forma automática el campo Asignación con algún valor o concatenación de valores para cada posición. Por ejemplo se puede concatenar periodo más ejercicio.

UTILIZACIÓN: Para visualizar las partidas individuales, el sistema sigue un orden de clasificación estándar, clasificando las partidas, por ejemplo, según el contenido del campo Asignación. Al entrar una posición, el sistema puede cumplimentar este campo ya sea manual o automáticamente.

Para ello, el sistema necesita reglas que establezcan qué informaciones de la cabecera o de cada posición del documento se deben incluir en el campo. Estas reglas pueden archivarse en el registro maestro de una cuenta. Esto le ofrece la posibilidad de determinar una secuencia estándar en función de las cuentas afectadas.

c) Solapa Entrada / Banco / Intereses >> Segmento Sociedad (datos válidos para la sociedad en la que se crea)

° Grupo de Status Campo ~~ define:

1) las imputaciones adicionales que puede recibir la cuenta de mayor.

2) los campos obligatorios, opcionales u ocultos. Por ejemplo, en las cuentas bancarias la fecha valor es un dato obligatorio mientras que en las de gastos ni siquiera se visualiza al momento de ingresar un documento.

° Relevante para el movimiento de caja ~~ señala que en la cuenta de mayor se contabilizan movimientos de caja. Esta información se emplea internamente en el sistema para determinar el importe de pago para las notificaciones de pago. Por ejemplo, son típlicas las cuentas bancarias, para gastos bancarios, de compensación de cheques y de compensación para entradas de pagos.

° Banco propio ~~ vínculo entre la cuenta contable de bancos y el dato maestro de banco propio. Este último identifica en FI-TR a los bancos en los cuales una sociedad posee cuentas bancarias y se utiliza en transacciones de pagos automáticos, en conciliaciones bancarias y en las operaciones con efectos.

° ID cuenta ~~ identifica al número de cuenta bancaria en el banco que posee la Sociedad. Trabaja en combinación con la clave de banco propio.

"Banco propio y ID cuenta del dato maestro Cuenta de Mayor están relacionados con el dato maestro Banco Propio ID Cuenta en el módulo de Tesorería"

° Sólo contabilizar automáticamente ~~ determina que la cuenta sólo debe admitir contabilizaciones automáticas, es decir las hechas por el sistema; por ejemplo las diferencias de tipo de cambio. En caso de necesitar imputar manualmente, primeramente se debe destildar esta opción en el dato maestro, realizar la imputación manual y luego volver a tildar esta opción.

° Pos imputar contabilización automática ~~ está relacionado con el tilde anterior, se utiliza para poder agregar algún dato adicional a las imputaciones automáticas. Por ejemplo, si se está ingresando un pago y el sistema calcula una diferencia por tipo de cambio y si la cuenta tiene este tilde, se habilitará una ventana donde se podrá agregar esos datos adicionales como centros de costos, textos u otros.

° Cuenta asociada admite entradas al contabilizar ~~ señala que la cuenta asociada admite entradas en la contabilización de documentos. Se emplea en el marco de la administración del patrimonio.

Consultas y respuestas del instructor

1. ¿Tiene alguna implicancia este tilde en relación a la funcionalidad del campo Cta. asociada p/ clase cta. de la solapa Datos de control de la cuenta de mayor?

Si, si marcas este campo y no el de Cuenta asociada, no servirá de nada porque solo es válido para cuentas asociadas.

2. ¿Podrías por favor ejemplificarme un escenario con por ejemplo una cuenta de mayor pasiva con la opción "Cuenta asociada admite entradas al contabilizar" tildada y su cuenta asociada Acreedores?

Habitualmente una cuenta asociada esta vinculada a un registro maestro de acreedores o deudores y cuando imputas a un acreedor, no puedes cambiar la cuenta asociada a menos que utilices un indicador CME. En cambio, si la cuenta tiene el tilde de Admite Entradas, te permitirá cambiar la cuenta asociada que por defecto tiene el acreedor. Igual para usar esta funcionalidad hace falta algo de configuración adicional.

3. ¿Existe en SAP algún otro dato maestro (por ejemplo Proveedores) donde esta opción mencionada también se encuentre incluida en el mismo? O sólo lo vemos a nivel del dato maestro de cuenta de mayor?

Solo a nivel dato maestro de la cuenta de mayor y solo sirve para cuentas asociadas a acreedores y deudores.

° Nivel de tesorería ~~ clasifica las cuentas bancarias o cuentas de gran liquidez en el reporte de tesorería que muestra un flujo de fondos.

d) Solapa Palabra clave / traducción >> Segmento Sociedad (datos válidos para la sociedad en la que se crea)

Denominación de la cuenta contable en otros idiomas. De acuerdo al idioma de logueo del usuario se visualizará la descripción de la cuenta, si no se completa las traducciones el texto de la cuenta se visualizará en el idioma ingresado originalmente.

e) Solapa Información Plan de Cuentas / Información Sociedad

Se visualiza cuándo y quién creó la cuenta de mayor a nivel Plan de Cuentas y a nivel Sociedad FI.

Botón "Docs. Modificación" --) muestra todas las modificaciones realizadas a la cuenta: ¿Quién?, ¿Cuándo? y ¿Qué?

2. MODIFICACIÓN / VISUALIZACIÓN DEL DATO MAESTRO : CUENTA DE MAYOR

- Se realiza a través de la transacción FS00.

- Se selecciona la opción modificar (ícono lápiz) o visualizar (ícono anteojos) para realizar la operación. Estando en cualquiera se estas opciones siempre se encuentra habilitada la opción de crear (ícono papel) una nueva cuenta.

3. BLOQUEAR EL DATO MAESTRO : CUENTA DE MAYOR

- Se bloquea o desbloquea la cuenta presionando el ícono del candado y luego grabando los cambios, de forma a evitar en el primer caso que se siga realizando imputaciones contables.

- Si una cuenta de mayor está bloqueada para planificaciones, la misma no podrá recibir un importe de planificación. Esto atendiendo a que existe una funcionalidad en SAP que permite planificar los importes previstos en las cuentas de mayor, esta planificación permite obtener luego balances con comparaciones real vs planificado.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Pedro Caro Roman

Favorito:

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