✒️SAP FI / Las Cuentas de Mayor Por Marcela Bonilla Gonzalez

Cuentas de Mayor

1. Crear Cuentas de Mayor: es un dato maestro en SAP que representa a las cuentas contables de un plan de cuentas.

Para crear una cuenta se utiliza la Transacción FS00.

1.1 Definición de los principales campos a completar

Las solapas que forman parte de los datos que contiene una cuenta de mayor, conociendo sus principales características.

Solapa Tipo/denominación: corresponde al segmento plan de cuentas, por lo que sus datos son válidos para todas las sociedades.

1. Número de la cuenta de mayor: El número de cuenta identifica unívocamente la cuenta de mayor en un plan de cuentas.

2. Sociedad: identifica a la sociedad FI en la cual se está creando la cuenta contable.

3. Grupo de cuentas: Característica clasificadora dentro de los registros maestros de cuentas de mayor. Ejm: cuentas bancarias, gastos, ingresos, inventario, pasivos. Esta característica permite delimitar el rango de numeración de una cuenta y define que datos son obligatorios, opcionales u ocultos en la creación de la cuenta. En la creación de una cuenta de mayor, el grupo de cuentas es una entrada obligatoria.

4. Tipo de cuenta: se utiliza para encuadrar una cuenta de mayor en una de las siguientes clasificaciones: Balance: identifica a las cuentas patrimoniales

Beneficio: identifica a las cuentas de resultados

5. Texto Breve. Describe a la cuenta de mayor (20 caracteres)

6. Texto explicativo. texto largo que describe la naturaleza de la cuenta de mayor (50 caracteres)

Solapa datos de control: principales campos:

• Moneda: en la cual se gestiona la cuenta mayor para la sociedad respectiva. Moneda de gestión de la sociedad FI, la cuenta podrá recibir imputaciones en cualquier moneda. Si el campo se completa con una moneda extranjera, entonces las imputaciones que reciba esa cuenta solo podrán ser en la moneda especificada.

Ejm: si una sociedad tiene como moneda local dólares y la cuenta se ha definido con moneda euros, la cuenta contable solo podrá imputarse en euros

• Categoría fiscal: determina si la cuenta de mayor es relevante para impuestos o no, o, si es una cuenta de impuestos.

Ejm la cuenta gastos de limpieza es relevante para impuestos, ya que puede utilizarse como base para el cálculo de impuestos. La cuenta IVA crédito fiscal es una cuenta de impuestos.

• Permite contabilizar sin impuestos: permite que una cuenta pueda contabilizarse sin tener que introducir un indicador de impuestos a pesar de que la cuenta se haya definido como relevante para impuestos en el campo anterior. Ejm la cuenta gastos bancarios no siempre es una cuneta que está sujeta a impuestos como el IVA.
• Cuenta asociada para clase de cuenta: es una cuenta que se utiliza como vínculo con los submódulos de cuentas a pagar, cuentas a cobrar y activos fijos, las cuentas definidas como asociadas nunca pueden asociarse de manera directa en un asiento contable sino que debe realizarse a través de un dato maestro de acreedor, deudor o activo fijo. Es una cuenta que vincula con los submódulos de AP, AR, AA.
• Partidas individuales: permite visualizar todos los movimientos que recibe una cuenta de mayor, sino se marca este tilde solo podrán visualizarse los saldos de las cuentas pero no así sus movimientos, este tilde solo se podrá visualizar los saldos de ctas pero no sus movimientos
• Gestión de partidas abiertas: permite que los movimientos de una cuenta contable se puedan compensar entre sí, el saldo de la cuenta siempre está compuesto por las partidas abiertas.

Ejm. La cuenta provisiones de facturas a recibir puede tener imputaciones en el haber por las contabilizaciones de la provisión y una vez que llegan las facturas, la cuenta recibe imputaciones en él debe, esas partidas pueden compensarse de manera que el saldo refleje la composición de las facturas que aún no se ha recibido.

Para contabilizar un documento para cada posición existe un campo de libre ingreso que se llama asignación en los datos maestros está el campo clave de clasificación que sirve para determinar que el campo de asignación se complete de forma automática con algún valor o concatenación de valores, ejm periodo más ejercicio. El campo clave de clasificación presenta opciones de valores que puede tomar el campo de asignación, estas opciones son parametrizables, por configuración se puede crear nuevos valores para seleccionar en el campo clave de clasificación.

Solapas datos control entrada/bancos/intereses: corresponden al segmento sociedad, esto quiere decir que sus datos son válidos solo para la sociedad en que se está creando la cuenta.

Solapa entrada/bancos/intereses

1. Grupo de status campo: permite definir que imputaciones adicionales puede recibir una cuenta de mayor al momento de registrar una operación contable. Además define que campos son obligatorios opcionales u ocultos Ejm, las cuentas bancarias la fecha valor es un dato obligatorio, en las cuentas de gastos, la fecha valor es un campo que ni siquiera se visualiza al momento de ingresar un documento.

2. Relevante para el movimiento de caja. Permite identificar las ctas bancarias y de efectivo relevante para las operaciones de pago.

3. Banco propio. Es el vínculo de la cuenta contable de bancos con el dato maestro de banco propio (dato maestro del módulo de tesorería que identifica a los bancos en los cuales una sociedad posee cuentas bancarias.

4. ID de cuentas. En combinación con la clave de banco propio está clave identifica el número de cuenta bancaria.

La cuenta de mayor es un dato maestro que para el caso es Bancos y a su vez está relacionada con otro dato maestro que es el conjunto de Banco Propio ID Cuenta que representa al mismo banco pero en el módulo de Tesorería.

Solapa palabra clave/traducción

Se utiliza para traducir la denominación de cta contable en otros idiomas. Es el texto en el cual se verá la descripción de la cuenta. Si no completamos las traducciones, el texto de la cuenta se verá en el idioma en el cual fue ingresado.

Solapa información plan de cuentas/solapa información sociedad:

Se visualiza cuando se creó una cuenta de mayor a nivel Plan de Cuentas y a nivel Sociedad FI y qué usuario la creó. En estas solapas se puede visualizar cuando se creó una cta mayor a nivel de plan de ctas y a nivel de sociedad FI y usuarios la creo.

Podremos visualizar un botón denominado “Docs Modificación” que mostrara en caso de que corresponda, todas los modificaciones que se le haya realizado a una cuenta de mayor especificando el usuario que modificó, cuando y qué valores poseía antes y después de la modificación.

Crear con modelo: existe la posibilidad de crear una cuenta de mayor tomando como modelo una ya existente. El sistema copa todos los datos de la cuneta modelo permitiendo modificar los datos propios de la nueva cuenta.

2. Para modificar o visualizar una cuenta contable, para modificar o visualizar se utiliza la misma transacción que vimos en el punto anterior, solo que debemos presionar: se da clic al ícono del lápiz (modificar) y habilita los campos que pueden modificarse

anteojos (visualizar): para ver las diferentes características que posee una cuenta o en la opción crear (hojita) se habilita nuevamente la posibilidad de crear una cuenta contable.

3. Para bloquear una cuenta: se puede bloquear para que no registre imputaciones contables, se debe presionar el ícono del candado y grabar los cambios.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Erick Solorzano Navarro