✒️SAP FI / Las Cuentas de Mayor Por Edwart Rodriguez Garzon

1.1 | Definiciones de los principales campos a completar

Las solapas que forman parte de los datos que contiene una Cuenta de Mayor y sus principales características son:

Solapa Tipo / Denominación:

os principales campos de la solapa Tipo/Denominación son:

• Número de la cuenta mayor: El número de cuenta identifica unívocamente la cuenta de mayor en un plan de cuentas. La asignación de número de la cuenta mayor la debe realizar el usuario.

• Sociedad: identifica a la Sociedad FI en la cual se está creando la cuenta contable.

• Grupo de Cuentas: El grupo de cuentas es una característica clasificadora dentro de los registros maestros de cuentas de mayor. (Ejemplo: Cuentas Bancarias, Gastos, Ingresos, Inventarios, Pasivos, etc.). Esta característica permite delimitar el rango de numeración de una cuenta y define qué datos son obligatorios, opcionales u ocultos en la creación de la cuenta. En la creación de una cuenta de mayor, el grupo de cuentas es una entrada obligatoria.

RANGO DE NUMERACIÓN

Se trata de una definición obtenida mediante la parametrización de SAP donde se asigna un rango de números para los objetos creados en SAP, por ejemplo, materiales, proveedores, pedidos, facturas, etc.

Por tratarse de una configuración muy específica, mediante la transacción SPRO (parametrización general de SAP) se encontrarán segmentos asociados a cada maestro de datos y documentos.

• Categoría Fiscal: determina si la cuenta de mayor es relevante para impuestos o no, o, si es una cuenta de impuestos. Ejemplo, la cuenta Gastos de limpieza es relevante para impuestos, ya que puede utilizarse como base para el cálculo de Impuestos. La Cuenta IVA Crédito Fiscal es una cuenta de impuestos.

• Permite contabilizar s/ Impuestos: este indicador permite que una cuenta pueda contabilizarse sin tener que introducir un indicador de impuestos a pesar de que la cuenta se haya definido como relevante para impuestos en el campo anterior. Ejemplo, la cuenta Gastos Bancarios no siempre es una cuenta que está sujeta a impuestos como el IVA.

• Cuenta asociada para clase de cuenta: indica que es una cuenta que se utiliza como vínculo con los submódulos de cuentas a pagar, cuentas a cobrar y activos fijos. Las cuentas definidas como asociadas nunca pueden imputarse de manera directa en un asiento contable sino que debe realizarse siempre a través de un dato maestro de acreedor, deudor o activo fijo.

CUENTA ASOCIADA

Es una característica de las cuentas de mayor que indica que la cuenta no recibirá contabilizaciones de manera directa sino que estará asociada a un dato maestro de acreedores, deudores o activos fijos.

La cuenta asociada es el nexo entre la contabilidad auxiliar y la contabilidad general.

También se conoce el término de Cuenta de Reconciliación.

ACREEDOR

Se trata de una figura legal a quien solemos llamar "Proveedor". Con él establecemos un vínculo comercial según el cual, él se compromete a entregarnos determinados productos o prestarnos servicios en las condiciones determinadas y nosotros nos obligamos a recibirlos y abonar lo acordado.

En SAP su utilización se basa fundamente en el módulo MM como la figura a quienes le emitimos los Pedidos y de quienes recibimos la mercadería o los servicios.

Antes de ser aplicados en algún proceso de compras debe tenerse presente actualizar su información en su maestro de datos para luego ser empleado en cualquier documentos que lo incluya.

DEUDOR

Se refiere a los clientes con los que opera una sociedad.

Los clientes o deudores son un dato maestro de la contabilidad FI-AR por medio de los cuales se registran las operaciones de venta, cobranzas y compensaciones.

El nexo entre la contabilidad de deudores y la contabilidad principal es la cuenta asociada que se asigna en el dato maestro del deudor.

Los deudores también son utilizados en el módulo comercial de SD.

ACTIVO FIJO

Término que hace referencia a un bien que es adquirido para ser utilizado por la Empresa. Por ejemplo, computadoras, automotores, edificio, etc.

Su diferencia con otros bienes adquiribles es que por su aplicación es pasible de ser amortizado y reducir su valor con el paso del tiempo de acuerdo a pautas legales predeterminadas.

De acuerdo a sus características varía el período de amortización siendo de valor creciente entre una computadora, un automóvil y un edificio.

• Partidas Individuales: la definición de partidas individuales permite visualizar todos movimientos que recibe una cuenta de mayor. Si no se marca este tilde solo podrán visualizarse los saldos de las cuentas pero no así sus movimientos.

PARTIDAS INDIVIDUALES

Se refiere a cada uno de los movimientos que se registran en una cuenta o clase de coste.

En los datos maestros de cuentas de mayor se define si una cuenta se visualizará por partidas individuales o no. En el caso de que no lleve partidas individuales, los movimientos contables que se imputen en esa cuenta de mayor formarán parte del saldo de la cuenta pero no se podrá visualizar el detalle de los mismos.

• Gestión de Partidas abiertas: permite que los movimientos de una cuenta contable se puedan compensar entre si, de esta manera, el saldo de una cuenta siempre esta compuesto por las partidas abiertas. Ejemplo, la cuenta Provisiones de Facturas a recibir puede tener imputaciones en el haber por las contabilizaciones de la provisiones y una vez que llegan las facturas, la cuenta recibe imputaciones en el debe, esas partidas pueden compensarse de manera que el saldo refleje la composición de las facturas que aun no se han recibido

Al momento de contabilizar un documento para cada posición existe un campo de libre ingreso llamado asignación, en los datos maestros nos encontramos con el campo clave de clasificación que sirve para determinar que el campo asignación se complete de forma automática con algún valor o concatenación de valores, por ejemplo se puede concatenar periodo más ejercicio de esta manera cuando se visualice un mayor en el campo asignación se puede ver esta concatenación.

Nota: Las solapas Datos Control y Entrada/Banco/ Intereses, corresponden al Segmento Sociedad. Esto quiere decir, que sus datos son válidos solo para la sociedad en que se está creando la cuenta.

Solapa Entrada / Banco / Intereses

Esta solapa contiene los siguientes campos:

• Grupo de Status Campo: permite definir que imputaciones adicionales puede recibir una cuenta de mayor al momento de registrar una operación contable. Además define que campos son obligatorios, opcionales u ocultos. Ejemplo, en las cuentas bancarias la fecha valor es un dato obligatorio, en las cuentas de gastos, la fecha valor es un campo que ni siquiera se visualiza al momento de ingresar un documento.

STATUS CAMPO

Funcionalidad que permite definir si determinados campos son obligatorios, opcionales, u ocultos o de solo visualización.

SAP provee un recursos de parametrización que suele asociarse con el término "Formato de imagen" mediante el cual, se establece el "Estado de campos" o "Status campo" al momento de ingresar en una transacción.

Es interesante señalar que generalmente existe una definición estándar y para los casos particulares se suele definir una nueva Clase de documento y se asocia a un Formato de imagen creado a tal fin y al documento correspondiente.

GRUPO DE STATUS CAMPO

Funcionalidad que permite definir qué campos son obligatorios, opcionales u ocultos al momento de contabilizar un documento contable en SAP.

El grupo de status campo se asigna en las cuentas de mayor, en la solapa Banco / Entrada / Intereses. Es un campo que se define en el segmento sociedad de la cuenta de mayor.

En las contabilizaciones, también esta presente el Status campo que define la clave de contabilización. Predomina el status campo con mayor jerarquía.

La jeraquía se define de la siguiente manera:

• Oculto

• Obligatorio

• Opcional

SAP FI GRUPO STATUS CAMPO

A cada cuenta de mayor se le debe asignar un Grupo de Status Campo en el segmento sociedad de la cuenta.

Con el Grupo de status campo se puede controlar los datos necesarios para cada cuenta al momento de la imputación.Por ejemplo, el campo división puede ser obligatorio en algunas cuentas patrimoniales pero no es necesario que este en cuentas de resultado.

No hay que confundir este concepto con el Grupo De Cuentas. Ambos se asignan en el dato maestro de la cuenta de mayor pero el grupo de cuentas controla que campos son obligatorios u opcionales al momento de crear la cuenta de mayor y el Grupo de Status Campo controla qué campos son obligatorios u opcionales al momento de contabilizar con dicha cuenta.

SAP FI GRUPO DE STATUS CAMPO EN CUENTAS Y CLAVES DE CONTABILIZACIÓN

Durante la entrada de documentos se visualizan diferentes campos dependiendo de la transacción y las cuentas que se utilicen. Por ejemplo, al contabilizar gastos, suelen ser obligatorios un centro de coste y la información de impuestos. Sin embargo, al contabilizar la cuenta efectivo, esta información no es necesaria. Estas diferentes visualizaciones durante el proceso de documentos son controladas por dos Status de campo, por el Grupo de Status campo de la cuenta de mayor y por el Status campo de la clave de contabilización.

Como norma general, el Grupo de status de campo específico de la cuenta se personaliza para las cuentas de mayor, en cambio, para el tratamiento de deudores y acreedores, el status de campo se personaliza en la clave de contabilización que corresponda.

Hay que tener en cuenta que ambos status campos deben ser coherentes en su definición, un campo no puede parametrizarse como oculto en un status campo y como obligatorio en otro, si este caso ocurriera se genera un error en la contabilización. Para el resto de los casos se utiliza el status de campo con la prioridad más alta.

Jerarquía de prioridades (de mayor a menor)

• Oculto

• Visualización

• Obligatorio

• Opcional

• Relevante para el movimiento de Caja: este tilde permite identificar las cuentas bancarias y de efectivo relevantes para las operaciones de pago.

• Banco Propio: es el vínculo de la cuenta contable de bancos con el dato maestro de banco propio.

• ID Cuenta: En combinación con la clave de banco propio, esta clave identifica el número de cuenta bancaria en el banco que posee la sociedad.

Nota: Si hacemos un resumen de éstos dos últimos conceptos, decimos que la cuenta de mayor es un dato maestro, para este caso en especial estamos hablando de una cuenta de Banco, que a su vez, está relacionada con otro dato maestro que es el conjunto de Banco Propio más ID Cuenta que representa al mismo banco pero en el módulo de Tesorería.

Check contabilizar automáticamente: SAP contabiliza de manera automática algunas cuentas, por ejemplo las diferencias de tipos de cambio, si se desea que la cuentas que contabiliza el sistema no sean imputadas manualmente se debe marcar la opción de contabilizar automáticamente de esta manera la cuenta contable solo podrá recibir imputaciones realizadas de manera automática por el sistema y nunca una imputación manual, en caso