✒️SAP FI / Las Cuentas de Mayor Por María Pronotti

Unidad 2 Registraciones Contables.

Lección 1: Cuentas de Mayor.

1) Crear Cuenta de Mayor

Transacción FS00 (Finanzas Gestion Financiera Libro Mayor Datos Maestros Cuenta de Mayor Tratamiento individual Central )

1.1) Definiciones de los principales campos a completar:

Solapa Tipo / Denominación

• Número de la cuenta mayor: Es único en un plan de cuentas.
• Sociedad: Identifica a la Sociedad FI en la cual se está creando la cuenta contable.
• Grupo de Cuentas: El grupo de cuentas es una característica clasificadora dentro de los registros maestros de cuentas de mayor. (Cuentas Bancarias, Gastos, Ingresos, Pasivos, etc.). Esta característica permite delimitar el rango de numeración de una cuenta y define que datos son obligatorios, opcionales u ocultos en la creación de la cuenta. En la creación de una cuenta de mayor, el grupo de cuentas es una entrada obligatoria.
• Tipo de Cuenta: Puede ser:

Balance: Identifica a las cuentas patrimoniales.

Beneficio: Identifica a las cuentas de resultado.

• Texto breve: Describe a la cuenta de mayor (20 caracteres)
• Texto explicativo: Más largo que describe la naturaleza de la cuenta de mayor (50 caracteres).

Esta solapa corresponde al Segmento Plan de Cuentas. O sea que sus datos son válidos para todas las sociedades.

Solapa Datos de Control.

• Moneda: identifica la moneda en la cual se gestionaa laa cuenta de mayor para la sociedad respectiva. Si la cuenta se gestiona en la moneda local de la Sociedad FI, entonces la cuenta podrá recibir imputaciones en cualquier moneda. Si el campo se completa con una moneda extranjera, las imputaciones que reciba solo podrán ser en la moneda especificada. Ejemplo: Si una sociedad tiene una moneda local dólares y la cuenta se ha definido Euros, la cuenta contable solo podrá imputarse en Euros.
• Categoría Fiscal: Determina si la cuenta de mayor es relevante para impuestos o no, o, si es una cuenta de impuestos. Ejemplo, la cuenta Gastos de limpieza es relevante para impuestos, ya que puede utilizarse como base para el cálculo de Impuestos. la Cuenta IVA Crédito Fiscal es una cuenta de Impuestos.
• Permite contabilizar s/ Impuestos: este indicador permite que una cuenta pueda contabilizarse sin tener que introducir un indicador de impuestos a pesar de que la cuenta se haya definido como relevante para impuestos en el campo anterior. Ejemplo, la cuenta Gastos Bancarios no siempre es una cuenta que esta sujeta a impuestos como el IVA.
• Cuenta asociada para clase de cuenta: Indica que es una cuenta que se utiliza como vínculo con los submódulos de cuentas a pagar, cuentas a cobrar y activos fijos. Las cuentas asociadas nunca pueden imputarse directamente en un asiento contable sino que debe realizarse a través de un dato maestro de acreedor, deudor o activo fijo.
• Partidas individuales: esta definición permite visualizar todos movimientos que recibe una cuenta de mayor. Si no se marca este tilde solo podrán visualizarse los saldos de las cuentas pero no sus movimientos.
• Gestión de Partidas abiertas: permite que los movimientos de una cuenta contable se puedan compensar entre si, de esta manera, el saldo de una cuenta siempre está compuesto por las partidas abiertas. Ejemplo: la cuenta Provisiones de Facturas a recibir puede tener imputaciones en el haber por las contabilizaciones de las provisiones y una vez que llegan las facturas, la cuenta recibe imputaciones en el debe, esas partidas pueden compensarse de manera que el saldo refleje la composición de las facturas que aún no se han recibido.

Al momento de contabilizar un documento, para cada posición, existe un campo de libre ingreso denominado "Asignación". En los datos maestros no encontramos con el campo clave de clasificación que sirve para determinar que el campo Asignación se complete en forma automática con algún valor o concatenación de valores. Por ejemplo podemos concatenar periodo ejercicio. De esta manera, cuando visualicemos un mayor, en el campo asignación, podremos ver esta concatenación de valores. El campo Clave de clasificación posee un Matchgo con las distintas opciones de valores que tiene puede tomar el campo Asignación. Estas opciones son parametrizables (Por configuración se pueden crear nuevos valores para seleccionar en el campo Clave de Clasificación).

Las solapas Datos Control y Entrada/Banco/Intereses, corresponden al Segmento Sociedad (sus datos son válidos solo para la sociedad en que se está creando la cuenta)

Solapa Entrada/Banco/Intereses

• Grupo de Status Campo: permite definir que imputaciones adicionales puede recibir una cuenta de mayor al momento de registrar una operación contable. Además define que campos son obligatorios, opcionales u ocultos. Ejemplo, en las cuentas bancarias la fecha valor es un dato obligatorio, en las cuentas de gastos, la fecha valor es un campo que ni siquiera se visualiza al momento de ingresar un documento.
• Relevante para el movimiento de Caja: permite identificar las cuentas bancarias y de efectivo relevantes para las operaciones de pago.
• Banco propio: Es el vínculo de la cuenta contable de bancos con el dato mestro de Banco Propio (Es el dato maestro del módulo de Tesorería que identifica los bancos en los cuales una sociedad posee cuentas bancarias).
• ID Cuenta: En combinación con la clave de banco propio, esta clave identifica el número de cuenta bancaria.

Para estos dos últimos conceptos: la cuenta mayor es un dato maestro, para este caso en especial estamos hablando de una cuenta de Banco, que a su vez, está relacionada con otro dato maestro que es el conjutno de Banco Propio ID Cuenta que representa al mismo banco pero en el módulo de Tesorería.

• Contabilizar automáticamente: SAP contabiliza automáticamente algunas cuentas por ejemplo Diferencias de tipo de cambio. Si deseamos que las cuenta que contabiliza el sistema no sean imputadas manualmente se puede marcar esta opción. Asi la cuenta contable solo podrá recibir imputaciones realizadas automátticamente por el sistema y Nunca una imputación manual. En caso de necesitar hacer una imputación manual a una cuenta que tenga este tilde, se puede destildar, realizar la imputación, y luego volver a tildar.
• Nivel de Tesorería: Se usa en las cuentas bancarias o cuentas de gran liquidez. Este valor que se ingresa en la cuenta de mayor es válido para el reporte de tesorería que muestra un flujo de fondos. Con este tilde se clasifican las cuentas bancarias en dicho reporte.

Solapa Palabra Claave/Traducción

Se usa para traducir la denominación de una cuenta en otros idiomas, De acuerdo al idioma en que ingrese un usuario al sistema es el texto en el cual se verá la descripción de la cuenta. Si no completamos las traducciones, el texto de la cuenta se verá en el idioma en el cual fue ingresado.

Solapa Información Plan de Cuentas / Solapa Información Sociedad

Se puede visualizar cuándo se creó una cuenta de mayor a nivel Plan de Cuentas y a nivel Sociedad FI y qué usuario a creó. Podemos ver un boton: "Docs. Modificación" que mostrará en caso de que corresponda, todas las modificaciones que se le haya realizado a una cuenta de mayor, especificando el usuario que modificó, cuándo y qué valores poseía antes y después de la modificación.

Crear con Modelo: Existe la posibilidad de crear una cuenta de mayor tomando como modelo una existente. El sistema copia todos los datos de la cuenta modelo permitiendo modifciar los datos propios de la nueva cuenta.

2) Modificación (lápiz) y Visualización (anteojo) de una cuenta.

Si se ingresa a alguna de estas opciones, y presionamos el boton Crear, se habilita nuevamente la posibilidad de crear una cuenta contable.

3) Bloqueo de una cuenta.

Una cuenta puede bloquearse para evitar que se siga utilizando para registrar imputaciones contables. Para ello presionar el icono del candado y grabar los cambios.

Bloqueo en plan de cuentas tiene las siguientes opciones:

• Bloqueada para creación
• Bloqueada para contabil.
• Bloqueada para planif.

Bloqueo en sociedad tiene la siguiente opcion:

• Bloqueada para contabil.