✒️SAP FI / Las Cuentas de Mayor Por Roberto Carbajal

LECCION: CUENTAS DE MAYOR

1- CREAR CUENTA DE MAYOR

En la unidad 1 hemos aprendido que la Cuenta de Mayor es un dato maestro dentro de SAP que representa a las cuentas contables de un plan de cuentas. En los siguientes puntos conoceremos como se deben administrar en SAP.

TRANSACCION FS00

>Finanzas>Gestion Financiera>Libro Mayor>Datos Maestros>Cuenta de mayor>Tratamiento Individual>Central

1.1- DEFINICIONES DE LOS PRINCIPALES CAMPOS A COMPLETAR.

A continuación iremos repasando cada una de las solapas que forman parte de los datos que contiene una Cuenta de Mayor, conociendo sus principales características.

SOLAPA TIPO /DENOMINACION

Los principales campos de la solapa Tipo/Denominaciòn son:

-Nùmero de la cuentamayor: El numero de cuenta identifica univocamente la cuenta de mayor en un plan de cuentas.

-Sociedad: identifica a la Sociedad FI en la cual se esta creando la cuenta contable.

-Grupo de cuentas: El grupo de cuentas es una característica clasificadora dentro de los registros maestros de cuentas de mayor ( Ej.: Cuentas Bancarias, Gastos, Ingresos, Inventarios, Pasivos, etc.). Esta caracteristica permite delimitar el rango de numeración de una cuenta y define que datos son obligatorios, opcionales u ocultos en la creación de la cuenta. En la creación de una cuenta de mayor, el grupo de cuentas es una entrada obligatoria.

-Tipo de cuenta: se utiliza para encuadrar una cuenta de mayor en una de las siguientes clasificaciones:

Balance: identifica a las cuentas patrimoniales.

Beneficio: identifica a las cuentas de resultados.

-Texto Breve: Texto breve que describe a la cuenta de mayor (20 caracteres).

-Texto explicativo: Texto largo que describe la naturaleza de la cuenta de mayor (50 caract )

LA SOLAPA TIPO/DENOMINACION corresponde al Segmento Plan de Cuentas. Esto quiere decir, que sus datos son válidos para todas las sociedades.

SOLAPA DATOS DE CONTROL

Los principales campos de la solapa Datos de Control son:

-Moneda: identifica la moneda en la cual se gestiona la cuenta de mayor para la sociedad respectiva. Si la cuenta se gestiona en la moneda local de la Sociedad FI, entonces la cuenta podrá recibir imputaciones en cualquier moneda. Si el campo se completa con una moneda extranjera, entonces las imputaciones que reciba esa cuenta solo podrán ser en la moneda especificada.

Ejemplo: Si una sociedad tiene como moneda local dolares y la cuenta se ha definido con moneda Euros, la cuenta contable solo podrá imputarse en Euros.

-Categoria Fiscal: determina si la cuenta de mayor es relevante para impuestos o no, o, si es una cuenta de impuestos. Ejemplo la cuenta Gastos de limpieza es relevante para impuestos, ya que puede utilizarse como base para el cálculo de Impuestos. La cuenta IVA Crédito Fiscal es una cuenta de impuestos.

-Permite contabilizar s/Impuestos: este indicador permite que una cuenta pueda contabilizarse sin tener que introducir un indicador de impuestos ¨(clave de dos caracteres que permite, determinar, calcular, y contabilizar cargos impositivos en las facturas de deudores y acreedores) a pesar de que la cuenta se haya definido como relevante para impuestos en el campo anterior. Ejemplo, la cuenta Gastos Bancarios no siempre es una cuenta que esta sujeta a impuestos como el IVA.

-Cuenta asociada para clase de cuenta:indica que es una cuenta que se utiliza como vinculo con los submodulos de cuentas a pagar, cuentas a cobrar y activos fijos. Las cuentas definidas como asociadas nunca pueden imputarse de manera directa en una asiento contable sino que debe realizarse siempre a través de un dato maestro de proveedor, cliente o activo fijo.

-Partidas Individuales: la definicion de partidas individuales permite visualizar todos movimientos que recibe una cuenta de mayor. Si no se marca este tilde solo podrán visualizarse los saldos de las cuentas pero no asi sus movimientos.

-Gestion de Partidas abiertas: permite que los movimientos de una cuenta contable se puedan compesar entre si, de esta manera, el saldo de una cuenta siempre esta compuesto por las partidas abiertas. Ejemplo, la cuenta Provisiones de Facturas a recibir puede tener imputaciones en el haber por las contabilizaciones de la provisiones y una vez que llegan las facturas, la cuenta recibe imputaciones en el debe, esas partidas pueden compensarse de manera que el saldo refleje la composición de las facturas que aún no se ha recibido.

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Al momento de contabilizar un documento para cada posición existe un campo de libre ingreso denominado Asignación, en los datos maestros nos encontramos con el campo Clave de Clasificación que sirve para determinar que el campo Asiganción se complete de forma automática con algún valor o concatenación de valores, por ejemplo podemos concatenar período ejercicio de esta manera cuando visualicemos el mayor en el campo asignacion podremos ver esta concatenación de valores, El campo clave de clasificacion posee un matchcode con las distintas opciones de valores que puede tomar el campo asignación estas opciones son parametrizables es decir por configuración se pueden crear nuevos valores para seleccionar en el campo clave de clasificación.

LAS SOLAPAS DATOS CONTROL Y ENTRADA/BANCO/INTERESES, corresponden al segmento Sociedad. Esto quiere decir, que sus datos son válidos solo para la sociedad en que se está creando la cuenta.

-SOLAPA ENTRADA/BANCO/INTERESES

Los principales campos de la solapa Entrada/Bancos/Intereses son:

-Grupo de Status Campo: permite definir que imputaciones adicionales puede recibir una cuenta de mayor al momento de registrar una operación contable. Además define que campos son obligatorios, opcionales u ocultos. Ejemplo, en las cuentas bancarias la fecha valor es un dato obligatorio, en las cuentas de gastos, la fecha valor es un campo que ni siquiera se visualiza al momento de ingresar un documento.

-Relevante para el movimiento de Caja: este tilde permite identificar las cuentas bancarias y de efectivo relevantes para las operaciones de pago.

-Banco Propio: es el vinculo de la cuenta contable de bancos con el dato maestro de banco propio. El concepto de Banco Propio y su utilización lo veremos en la unidad 4, en las lecciones correspondientes a pagos y cobranzas.

-ID Cuenta: en combinación con la clave de banco propio, esta clave identifica el número de cuenta bancaria.

Si hacemos un resumen de éstos dos ultimos conceptos, decimos que la cuenta de mayor es un dato maestro, para este caso en especial estamos hablando de una cuenta de Banco, que a su vez, esta relacionada con otro dato maestro que es el conjunto de Banco propio ID cuenta que representa al mismo banco pero en le módulo de Tesoreria.

-Tilde Contabilizar automáticamente: a lo largo del curso veremos que SAP contabiliza de manera automática algunas cuentas, un ejemplo muy común son las diferencias de tipo de cambio, si deseamos que las cuentas que contabiliza el sistema no sean imputadas manualmente se puede marcar la opción de contabilizar automaticamente, de esta manera la cuenta contable solo podrá recibir imputaciones realizadas automatica por el sistema y nunca una imputación manual, en caso de necesitar hacer una imputación manual a una cuenta que tenga este tilde, se puede destildar, realizar la imputación y luego volver a tildar.

El campo nivel de tesoreria se utiliza en cuentas bancarias o cuentas de gran liquidez , este valor que se ingresa en la cuenta de mayor es valido para el reporte de tesoreria que muestra un flujo de fondos con el nivel de tesoreria se clasifican las cuentas Bancarias en dicho reporte.

-SOLAPA PALABRA CLAVE/TRADUCCION

Esta solapa se utiliza para traducir la denominación de una cuenta contable en otros idiomas. De acuerdo al idioma en que ingrese un usuario al sistema es el texto en el cual se verá la descripción de la cuenta. si no completamos las traducciones, el texto de la cuenta se verá en el idioma en el cual fue ingresado.

-SOLAPA INFORMACION PLAN DE CUENTAS / SOLAPA INFORMACION SOCIEDAD

En estas solapas se pueden visualizar cuándo se creo una cuenta de mayor a nivel Plan de Cuentas y a nivel Sociedad FI y qué usuario la creó.

Podremos visualizar un boton denominado "Docs. Modificación" que mostrara en caso de que corresponda, todas las modificaciones que se le haya realizado a una cuenta de mayor especificando el usuario que modificó, cuándo y qué valores poseía antes y después de la modificacion.

CREAR CON MODELO : Existe la posibilidad de crear una cuenta de mayor tomando como modelo una ya existente. El sistema copia todos los datos de la cuenta modelo permitiendo modificar los datos propios de la nueva cuenta.

2-MODIFICACION Y VISUALIZACIÓN DE UNA CUENTA

Para modificar o visualizar se utiliza la misma transacción que vimos en el punto anterior, sólo que deberemos presionar alguno de los siguientes iconos:

(lapiz) modificar: habilita los campos que pueden modificarse.

(anteojos)visualizar: permite ver las diferentes caracteristicas que posee una cuenta.

Si se ingresa a la opción de modificar y/op visualizar, presionando el botón (hoja) (crear) se habilita nuevamente la posibilidad de crear una cuenta contable.

3-BLOQUEO DE UNA CUENTA

Una cuenta puede bloquearse a fin evitar que se siga utilizando para registrar imputaciones contables. El procedimiento para bloquear o desbloquear es presionando el icono del candado y se deberán grabar los cambios.