✒️SAP FI / Las Cuentas de Mayor Por Carmen Alvarez Aranzamendi

Unidad 2 Libro Mayor GL Registraciones contables

1. Crear Cuenta de Mayor Transaccion FS00 o

Finanzas>>Libro Mayor>>Datos Maestros>>Cuenta de Mayor>>Tratamiento individual>>Central

1.1 Principales campos a completar Una cuenta de mayor tiene solapas:

Solapa:

a.Solapa Tipo/ Denominación Los datos ingresados en esta solapa son validos para todas las sociedades.

Numero de cuenta mayor: identifica la cta de mayor en el plan de ctas No existen 2 cuentas con el mismo numero

Sociedad: Identifica la sociedad FI a la cual pertenece la cuenta contable que se esta creando

Grupo de Cuentas: ls registro maestros de cuentas mayor son clasificados por grupo de cuentas.Ej ctas bancarias, gastos, ingresos, inventarios, pasivos,etc). Esta caracteristica permite delimitar el rango de numeracion de una cuenta y define datos obligatorios, opcionales, u ocultos en la creacion de la cta. En la creacion de una cuenta de mayor el Grupo de ctas es una entrada obligatoria.

Tipo de cuenta: Una cuenta de mayor puede clasificarse en ;

cta de Balance: las ctas patrimoniales

Cta de Beneficio: las ctas de resultados

Texto breve: texto breve que describe a la cta mayor(20 caracteres)

Texto explicativo: texto largo que describe la naturaleza de la cta de mayor (50 caracteres)

b. Solapa Datos de Control Campos Sus datos son válidos sólo para la sociedad en la que se esta creando la cuenta Contiene:

Moneda identifica la moneda que empleará la cuenta de mayor para la sociedad respectiva.Si la moneda se gestiona en la moneda local de la Sociedad FI, entonces la cta podrá recibir imputaciones en cualquier moneda. Siel campo se completa con una moneda extranjera, las imputaciones que reciba esa cta sólo podrán ser en la moneda especificada.

Categoría Fiscal : determina si la cta de mayor es relevante para impuestos o no. Ej: la cta de gos de limpiza si es relevante pues se puede utilizar como base para el cálculo de impuestos, La cta IVA Crédito fiscal es una cta de imptos.

Permite contabilizar s/impuestos: permite que una cta pueda conabilizarse sin tener que introducir un indicador de imptos a pesar de que la cta se haya definido como relevante para imptos en el campo anterior.Ej la cta gtos bancarios no siempre es una cta qque está sujeta a imptos como el IVA.

Cuenta asociada para clase de cuenta: indica que es una cta que se utiliza como vinculo con los submodulos de ctas a pagar, ctas a cobrar y activos fijos. Las ctas asociaadas nunca pueden inputarse de manera directa en un asiento contable, sino que debe de realizaese siempre a través de un dato maestro de proveedor, cliente o activo fijo.

Partidas individuales: permite visualizar todos los movimientos que recibe una cta de mayor. Si no se marca esta tilde , sólo se podrán ver los saldos de las ctas pero no sus movimientos.

Gestión de partidas abiertas: permite que los movimientos de una cta contable se puedan compensar entre sí, de esta mnera el saldo de una cta siempre está compuesto por las partidas abiertas. Ej la cta provisiones de facturas a recibir, puede tener imputacionesen el haber por por las contablizaciones de las provisiones y una vez que legnlas facuras, la cta recibe imputaciones en el debe. Las partidas se compensan y el saldo refleja la composicion de las facturas que aun no se han recibido.

c. Solapa Entrada/Banco/Inter Sus datos son válidos sólo para la sociedad en que se esta creando la cuenta. Principales campos:

Grupo de Status Campo: permite definir que imputaciones adicionales puede recibir una cta de mayor al mto de registrar una operacion contable. Define que campos son obligatorios, opcionales u ocultos.Ej en las ctas bancarias, la fecha valor es un dato obligatorio, en las ctas de gtos, la fecha valor es un campo que ni siquiera se visualiza al mto de ingresar un documento.

Relevante para el movimiento de caja esta tilde permite identificar las ctas bancarias y de efectivo relevantes para las operaciones de pago

Banco propio: vinculo de la cuenta contable de bancos con el dato maestro de banco propio(dato maestro del módulo de tesorería que identifica los bancos en los cuales una sociedad poseee ctas bancarias)

ID Cuenta: clave que junto con la de banco propio identifica el num de cta bancaria.

Contabilizar automaticamente: al marcar la tilde el sistema contabiliza automaticamente algunas ctas para que no se contabilicen manualmente. Ej dif de tipo de cambio imputaciones automaticas por el sistema. Si se quiere hacerlo manualmente se destilda y realiza la imputacion y se vuelve a tildar.

Nivel de tesorería Se utiliza en ctas bancarias o ctas de gran liquidez.El valor ingresado en la cta de mayor es valido para el reporte de tesoreria que muestra un flujo de fondos. Con el nivel de tesoreria se clasifican las ctas bancarias en dicho reporte.

d. Solapa Palabra clave/Traduccion traduce la denominacion de una cta contable en otros idiomas. Si no se complet las traducciones, el texto de la cta se vera en el idioma en el que fue ingresado.

e. Solapa Información Plan de cuentas/ Solapa Información Sociedad

En estas solapas se puede visualizar cuando se creo una cuenta de mayor a nivel de Plan de cuentas y a nivel de Sociedad FIy qué usuario la creó. Se visualiza un botón "Docs. Modificacion"que mostrara en cso de que corresponda, todas las modif que se haya realizado a una cta de mayor, indicando el usuario que lo modificó, cuando y que valores poseía antes y despues de la modificacion.

2. Modificacion y visualizacion de una cuenta

Visualizar clic en el icono anteojos.

Modficar: Clic en el icono lapicito

3. Bloqueo de una cuenta una cuenta se puede bloquear para evitar que se siga utilizando para registrar imputacins conables.

Se hace clic en el ícono candado y se deberan guardar los cambios.

* Tipo de cuenta Beneficio vs Balance. Si escojo el grupo de cuentas para egresos también podría marcar la cuenta de balance

* Sociedad GL asociada ¿qué pasa si la asocio?

no hay una relación estándar entre el grupo de cuentas y el tipo de cuenta, por lo tanto, podrías marcar la cuenta como cuenta de balance y a su vez elegir el grupo de cuenta de egresos. El tipo de cuenta es importante para el arrastre de saldos al cierre del ejercicio, si la cuenta esta marcada como cuenta de beneficios, en el cierre anual se arrastrará el saldo a la cuenta de Resultados del ejercicio, en cambio si esta marcada como cuenta de balance, se arrastrará el saldo al ejercicio siguiente en la misma cuenta.

El campo sociedad GL asociada es para otro módulo que se llama Consolidación. El modulo consolidación permite eliminar operaciones intercompany, por lo tanto, si una cuenta es intercompañia en el campo sociedad GL asociada se determina a que sociedad del grupo esta vinculada esa cuenta.

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Existe una funcionalidad que permite planificar los importes previstos en las cuentas de mayor. La planificación permite obtener luego balances con comparaciones real vs planificado.

Si una cuenta de mayor esta bloqueada para planificaciones, la misma no podrá recibir un importe de planificación.

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En la creación de cuentas contables, en la parte donde explican cómo se bloquean las mismas, hay dos iterms que estan aparentemente repetidos, Cual es la diferencia entre el bloqueo que dice BLOQUEO SOCIEDAD"bloqueada p. contabil." y el mismo concepto pero en la parte que dice BLOQUEO PLAN DE CUENTAS?

En ambas opciones lo que se impide es que se realice una contabilización en la cuenta. La diferencia se encuentra en que si se tilda en el área Bloqueo Sociedad, solo se bloquea para una sociedad en particular, en cambio si se tilda en el área de Bloqueo Plan de Cuentas se bloquea para todas las sociedades.

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En la solapa palabra clave traduccion al ingresar otros idiomas puedo visualizar en los diarios o informes cualquiera de estos idiomas o solo el idioma con el cual se creo la cuenta?

Lo puedes visualizar cuando ingresas al sistema en otro idioma. Por ejemplo, si una cuenta la creas en español, y luego te logueas al sistema en ingles, los textos los veras en español a menos que hayas ingresado los textos en ingles.

Puedes realizar la prueba ingresando un texto en otro idioma y luego acceder al sistema en ese idioma para ver las diferencias.

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Dentro de la solapa datos de control en la lista de selección cta. asociada p/clase de cta. existen 4 opciones 3 de ellas son muy claras en su referencia pero la que dice cta. corriente contractual no es clara, podrías indicarme cuando se usa?

Es parte de una solución de industria. Recuerdas que en la unidad 1 vimos que SAP además de su versión estandar tiene soluciones especialmente diseñadas para algunas industrias. Este campo se utiliza para FI-CA, que es la solución para aquellas empresa que tienen un número muy grande de clientes y proveedores. Por ejemplo empresas de servicios públicos como agua, gas, luz o telefonía.

-Explicación respecto a la utilización de los siguientes campos:

- Sociedad GL asociada que se encuentra en la solapa Tipo/Denominación

- No. de cuenta alternativo, en solapa datos de control.

Respecto al check box Saldos sólo en moneda local, ¿que pasaría si introduzo en el campo de Moneda de la cuenta una moneda extranjera y selecciono este check box? me hace suponer que al contabilizar una factura en dólares, por ejemplo, el sistema convertiría los saldos en moneda local al último tipo de cambio introducido.

Saldos solo en moneda local: SAP siempre contabiliza en moneda local. Si ingresas un documento en moneda extranjera, el sistema almacenará los datos en moneda extranjera y en moneda local al T/C que se haya especificado. Este campo en realidad se utiliza para la compensación de partidas abiertas (veremos este tema en detalle en las próximas lecciones), no obstante este check lo que hace es considerar los saldos de las partidas contabilizadas en moneda extranjera con el saldo histórico en moneda local al momento de compensarlo, es decir, las cuentas que posean este check no calcularan diferencias por tipo de cambio.

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En la solapa Entrada/Banco/Intereses encontramos 2 items como: Solo contabiliza automaticamente y Por imputar contabilizacion automatica, quisiera saber para que casos se utilizan, y cual es la diferencia entre ellos

Contabilizar automáticamente: Se utiliza para evitar que una cuenta reciba imputaciones manuales y solo pueda contabilizarse por imputaciones automáticas que hace el sistema. Un ejemplo son las Diferencias de Tipo de Cambio, SAP para distintas operaciones calcula diferencias de tipo de cambio y si la cuenta tiene este tilde ningún usuario podrá hacer un asiento imputando contra dicha cuenta.

Por imputar contabilización: esta muy relacionado con el tilde anterior y se utiliza para poder agregar algún dato adicional a las imputaciones automáticas. Por ejemplo si estas ingresando un pago y el sistema calcula una diferencia por tipo de cambio y si la cuenta tiene este tilde te habilitará una ventana donde podrás agregarle esos datos adicionales como centros de costos, textos u otros.