1. Crear la Cuenta de Mayor.
La cuenta de mayor es un dato maestro dentro de SAP que representa a las cuentas contables de un plan de cuentas.
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1.1 Definiciones de los principales campos a completar.
Repasaremos cada una de las solapas (pestañas) que forman parte de los datos que contiene una Cuenta de Mayor, conociendo sus principales características.
Solapa Tipo / Denominación (Type/Description).
Los principales campos de la solapa Tipo/Denominación son:
- Número de la cuenta mayor (G/L Account): El número de cuenta identifica unívocamente la cuenta de mayor en un plan de cuentas.
- Sociedad (Company Code): Identifica a la Sociedad FI en la cual se está creando la cuenta contable.
- Grupo de cuentas (Account Group): El grupo de cuentas es una característica clasificadora dentro de los registros maestros de cuentas de mayor. (Ejemplo: Cuentas Bancarias, Gastos, Ingresos, Inventarios, Pasivos, etc.). Esta característica permite delimitar el rango de numeración de una cuenta y define que datos son obligatorios, opcionales u ocultos en la creación de la cuenta. En la creación de una cuenta de mayor, el grupo de cuentas es una entrada obligatoria.
- Tipo de Cuenta: Se utiliza para encuadrar una cuenta de mayor en una de las siguientes clasificaciones:
- Balance (Balance sheet account): Idetnficia a las cuentas patrimoniales.
- Beneficio (P&L statement acct): Identifica a las cuentas de resultados.
- Texto Breve (Short Text): Describe a la cuenta de mayor (Máx. 20 caracteres).
- Texto Explicativo (G/L Acct Long Text): Decribe la naturaleza de la cuenta de mayor (Máx. 50 caracteres).
^^ La solapa Type/Description corresponde al Segmento Plan de Cuentas. Esto quiere decir, que sus datos son válidos para todas las sociedades. ^^
Solapa Datos de Control (Control Data).
- Moneda (Account currency): Identifica la moneda en la cual se gestiona la cuenta de mayor para la sociedad respectiva. Si la cuenta se gestiona en la moneda local de la Sociedad FI, entonces la cuenta podrá recibir imputaciones en cualquier moneda. Si el campo se completa con una moneda extranjera, entonces las imputaciones que reciba esa cuenta solo podrán ser en la moneda especificada.
- Categoría Fiscal (Tax category): Determina si la cuenta de mayor es relevante para impuestos o no, o, si es una cuenta de impuestos.
- Permite contabilizar s/impuestos: Este indicador permite que una cuenta pueda contabilizarse sin tener que introducir un indicador de impuestos a pesar de que la cuenta se haya definido como relevante para impuestos en el campo anterior.
- Cuenta asociada para clase de cuenta (Alternative Account No.): Indica que es una cuenta que se utiliza como vinculo con los submodulos de cuentas a pagar, cuentas a cobrar y activos fijos. Las cuentas como asociadas nunca pueden imputarse de manera directa en un asiento contable, sino que debe realizarse siempre a través de un dato maestro de acreedor, deudor o activo fijo.
- Partidas Individuales: La definición de partidas individuales permite visualizar todos los movimientos que recibe una cuenta de mayor. Si no se marca este tilde solo podrán visualizarse los saldos de las cuentas pero no así sus movimientos.
- Gestión de Partidas abiertas: Permite que los movimientos de una cuenta contable se puedan compensar entre si, de esta manera, el saldo de una cuenta siempre esta compuesto por las partidas abiertas.
^^ Las solapas Control Data y Create/bank/interest, corresponden al Segmento Sociedad. Esto quiere decir, que sus datos son válidos solo para la sociedad en que se está creando la cuenta. ^^
Solapa Entrada/Banco/Intereses (Create/bank/interest).
- Grupo de Status Campo (Field status group): Permite definir que imputaciones adicionales puede recibir una cuenta de mayor al momento de registrar una operación contable. Además, define que campos son obligatorios, opcionales u ocultos.
- Relevante para el movimiento de Caja: Esta tilde permite identificar las cuentas bancarias y de efectivo relevantes para las operaciones de pago.
- Banco Propio: Es el vínculo de la cuenta contable de bancos con el dato maestro de banco propio.
- ID Cuenta: En combinación con la clave de banco propio, esta clave identifica el número de cuenta bancaria.
^^ Si hacemos un resumen de estos dos últimos conceptos, decimos que la cuenta de mayor es un dato maestro, para este caso en especial estamos hablando de una cuenta de Banco, que a su vez, está relacionada con otro dato maestro que es el conjunto de Banco Propio ID Cuenta que representa al mismo banco pero en el módulo de Tesorería. ^^
Solapa Palabra Clave / Traducción
Esta solapa se utiliza para traducir la denominación de una cuenta contable en otros idiomas. De acuerdo con el idioma en que ingrese un usuario al sistema es el texto en el cual se verá la descripción de la cuenta. Si no completamos las traducciones, el texto de la cuenta se verá en el idioma en el cual fue ingresado.
Solapa Infromación Plan de Cuentas / Solapa Información Sociedad (Information (CoCd)).
En estas solapas se pueden visualizar cuándo se creó una cuenta de mayor a nivel Plan de Cuentas y a mi nivel Sociedad FI y qué usuario la creó.
Podremos visualizar un botón denominado "Change documents" que mostrara en caso de que corresponda, todas las modificaciones que se le haya realizado a una cuenta de mayor especificando el usuario que modificó, cuándo y qué valores poseía antes y después de la modificación.
^^ Existe la posibilidad de crear una cuenta de mayor tomando como modelo una ya existente. El sistema copia todos los datos de la cuenta modelo permitiendo modificar los datos propios de la nueva cuenta. ^^
2. La modificación y visualización de una cuenta.
Para modificar o visualizar se utiliza la misma transacción que vimos en el punto anterior, sólo que deberemos presionar alguno de los siguientes íconos
- Modificar: habilita los campos que pueden modificarse.
- Visualizar: permite ver las diferentes características que posee una cuenta.
Si se ingresa a la opción de modificar y/o visualizar, presionando el boton de "Create" se habilita nuevamente la posibilidad de crear una cuenta contable.
3. El bloqueo de una cuenta.
Una cuenta puede bloquearse a fin evitar que se siga utilizando para registrar imputaciones contables. El procedimiento para bloquear o desbloquear es presionando el ícono del candado (Block) y se deberán grabar los cambios.