✒️SAP FI / Las Cuentas de Mayor Por Wilmar Celeita Baquero

Las Cuentas de Mayor

Las Cuentas de Mayor son elementos fundamentales en SAP FI, ya que en ellas se registran todas las transacciones financieras de una empresa. Aprenderemos cómo crear (dar de alta), modificar, visualizar y bloquear estas cuentas. Cada cuenta de mayor tiene varios campos y pestañas (solapas) que contienen información específica.

Para crear las cuentas de mayor en SAP, se utiliza la transacción FS00, que permite ingresar todos los datos necesarios para configurar correctamente la cuenta en el sistema.

Solapa Tipo / Denominación

Esta pestaña contiene los campos básicos para identificar y clasificar la cuenta de mayor.

1. Número de la cuenta mayor:
   • Descripción: Es el código único que identifica a la cuenta de mayor dentro del plan de cuentas.
   • Ejemplo: La cuenta "1000" podría representar "Caja General".
2. Sociedad:
   • Descripción: Indica la Sociedad FI (entidad legal) en la cual se está creando la cuenta contable.
   • Ejemplo: Si trabajas en la Sociedad FI "US01" para Estados Unidos, la cuenta se creará dentro de esa sociedad.
3. Grupo de Cuentas:
   • Descripción: Clasifica las cuentas de mayor según su naturaleza o función, y controla aspectos como el rango de numeración y qué campos son obligatorios u opcionales al crear la cuenta.
   • Ejemplos:
     • Cuentas Bancarias
     • Gastos
     • Ingresos
     • Inventarios
     • Pasivos
4. Tipo de Cuenta:
   • Descripción: Determina la clasificación de la cuenta de mayor.
     • Balance: Para cuentas patrimoniales (activo, pasivo y capital).
     • Beneficio: Para cuentas de resultados (ingresos y gastos).
   • Ejemplo: Una cuenta de "Equipos de Oficina" sería de tipo Balance, mientras que "Ventas" sería de tipo Beneficio.
5. Texto Breve:
   • Descripción: Una descripción corta de la cuenta (máximo 20 caracteres).
   • Ejemplo: "Caja Chica".
6. Texto Explicativo:
   • Descripción: Una descripción más detallada de la cuenta (máximo 50 caracteres).
   • Ejemplo: "Fondo de caja para gastos menores de oficina".

Solapa Datos de Control

Esta pestaña define cómo se comportará la cuenta de mayor en las transacciones.

1. Moneda:
   • Descripción: Especifica la moneda en la que se gestionará la cuenta para la sociedad.
   • Funcionamiento:
     • Moneda local: Si se deja en blanco o se especifica la moneda local, la cuenta puede recibir imputaciones en cualquier moneda.
     • Moneda extranjera: Si se especifica una moneda distinta, solo podrá imputarse en esa moneda.
   • Ejemplo:
     • Si la moneda local es Dólar (USD) y la cuenta se define en Euros (EUR), solo podrás registrar transacciones en EUR en esa cuenta.
2. Categoría Fiscal:
   • Descripción: Indica si la cuenta es relevante para impuestos y si es una cuenta de impuestos.
   • Ejemplos:
     • Cuenta relevante para impuestos: "Gastos de Servicios", ya que se puede utilizar como base para calcular el IVA.
     • Cuenta de impuestos: "IVA Crédito Fiscal", donde se registran los impuestos propiamente dichos.
3. Permite contabilizar sin Impuestos:
   • Descripción: Permite registrar transacciones sin necesidad de introducir un indicador de impuestos, incluso si la cuenta es relevante para impuestos.
   • Ejemplo:
     • Gastos Bancarios: A veces no están sujetos a IVA; este indicador permite registrar el gasto sin impuestos.
4. Cuenta asociada para clase de cuenta:
   • Descripción: Indica que la cuenta se utiliza como vínculo con submódulos como Cuentas a Pagar (acreedores), Cuentas a Cobrar (deudores) y Activos Fijos.
   • Funcionamiento:
     • Estas cuentas no pueden ser imputadas directamente; solo se registran movimientos a través de los datos maestros de acreedores, deudores o activos fijos.
   • Ejemplo:
     • La cuenta "Proveedores Nacionales" está asociada al módulo de Cuentas a Pagar y no se puede imputar directamente.
5. Partidas Individuales:
   • Descripción: Permite visualizar todos los movimientos registrados en la cuenta.
   • Funcionamiento:
     • Marcado: Puedes ver cada transacción individual.
     • No marcado: Solo ves los saldos totales.
   • Ejemplo:
     • En una cuenta de "Clientes", es útil ver cada factura y pago registrado.
6. Gestión de Partidas Abiertas:
   • Descripción: Permite compensar movimientos dentro de la cuenta, mostrando solo las partidas que aún no han sido compensadas.
   • Funcionamiento:
     • Útil para cuentas donde hay débitos y créditos que deben cancelarse entre sí.
   • Ejemplo:
     • Provisiones de Facturas por Recibir:
       • Imputación en el Haber: Al provisionar una factura que aún no ha llegado.
       • Imputación en el Debe: Cuando llega la factura real.
       • Compensación: Al compensar ambas partidas, el saldo refleja solo las facturas pendientes de recibir.

Solapa Entrada / Banco / Intereses

Esta pestaña se enfoca en configuraciones adicionales para ciertas cuentas, especialmente las bancarias.

1. Grupo de Status Campo:
   • Descripción: Controla qué campos adicionales son obligatorios, opcionales u ocultos al registrar una transacción en la cuenta.
   • Ejemplo:
     • Cuentas Bancarias: El campo "Fecha Valor" es obligatorio.
     • Cuentas de Gastos: El campo "Fecha Valor" puede estar oculto.
2. Relevante para el movimiento de Caja:
   • Descripción: Indica que la cuenta es relevante para operaciones de caja y pagos.
   • Ejemplo:
     • Cuentas como "Caja General" o "Banco XYZ" tendrán este indicador marcado para ser utilizadas en procesos de pago.
3. Banco Propio:
   • Descripción: Vincula la cuenta contable con el dato maestro del banco propio de la empresa.
   • Nota: Este concepto se aborda en detalle en lecciones sobre pagos y cobranzas.
   • Ejemplo:
     • Asociar la cuenta "Banco Nacional" con el dato maestro correspondiente al banco donde la empresa tiene su cuenta.
4. ID Cuenta:
   • Descripción: En combinación con el banco propio, identifica el número de cuenta bancaria de la empresa.
   • Ejemplo:
     • Si el banco propio es "Banco Nacional" y el ID de cuenta es "12345678", juntos identifican la cuenta bancaria específica.

Solapa Palabra Clave / Traducción

Esta pestaña permite gestionar traducciones de la descripción de la cuenta a diferentes idiomas.

• Funcionamiento:
  • Si tu empresa opera en varios países o tiene usuarios de diferentes idiomas, puedes proporcionar la descripción de la cuenta en esos idiomas.
• Ejemplo:
  • La cuenta "Cash on Hand" puede tener su traducción al español como "Efectivo en Caja".

Solapa Información Plan de Cuentas / Solapa Información Sociedad

Estas pestañas proporcionan información sobre la creación y modificaciones de la cuenta.

1. Información Plan de Cuentas:
   • Descripción: Muestra cuándo y quién creó la cuenta a nivel de plan de cuentas.
2. Información Sociedad:
   • Descripción: Muestra cuándo y quién creó la cuenta a nivel de sociedad FI.

• Docs. Modificación:
  • Un botón que permite ver todas las modificaciones realizadas a la cuenta, especificando:
    • Usuario que realizó el cambio.
    • Fecha de modificación.
    • Valores anteriores y nuevos de los campos modificados.

El Bloqueo de una Cuenta

• Descripción:
  • Puedes bloquear una cuenta de mayor para evitar que se sigan registrando transacciones en ella.
• Procedimiento:
  • Presiona el ícono del Candado 🛇 en la cuenta correspondiente.
  • Graba los cambios para que el bloqueo sea efectivo.
• Ejemplo:
  • Si una cuenta de "Proyectos Finalizados" ya no debe usarse, puedes bloquearla para evitar futuras imputaciones.

Agradecimiento:

Ha agradecido este aporte: Juan Maiztegui