✒️SAP FI / Las Cuentas de Mayor Por Adriana Rodríguez

Nivel 2. Registraciones contables

Lección 1. Cuentas de mayor (GL)

La cuenta de mayor es un dato maestro que representa a las cuentas contables de un plan de cuentas; todas las operaciones que tienen que ver con una cuenta de mayor se registran desde una única transacción (FS00).

La ruta de FS00 es la siguiente: Finanzas/ gestión financiera/ libro mayor/ datos maestros/ cuentas de mayor/ tratamiento individual/ central.

Desde allí podemos: crear, modificar/ visualizar o bloquear los datos maestros (cuentas contables).

Para crear una cuenta de mayor debemos configurar 5 pantallas o solapas de la siguiente manera:

1.Tipo/ denominación: (Los datos del plan de cuentas son válidos para todas las sociedades).

• Se ingresan el código del plan de cuentas.
• Código de la sociedad en donde se están creando las cuentas (empresa).
• A cuál grupo de cuentas pertenece (balance o beneficio, cuenta y tipo de cuenta), esta característica permite delimitar el rango de numeración de una cuenta y define que datos son obligatorios, opcionales u ocultos en la creación de la cuenta.
• La descripción de la cuenta: breve: describe la cuenta (cxc); Explicativo: describe la naturaleza de la cuenta (cxc clientes),
• y si la sociedad pertenece a algún grupo de empresas, se tilda datos de consolidación en el plan de cuentas para determinar a que sociedad del grupo está vinculada esa cuenta.

2.Datos de control para cuentas en sociedad: (sus datos solo son válidos para la sociedad en que se está creando la cuenta).

• Moneda: con la que se gestiona el libro mayor para las sociedades respectivas; sí la cuenta se gestiona en la moneda local de la sociedad Fi, la cuenta podrá recibir imputaciones en cualquier moneda pero si el campo se completa con una moneda extranjera, las imputaciones que reciba en esa cuenta solo podrán ser en la moneda configurada. Por ejemplo: Sí una sociedad tiene como moneda local dólares y la cuenta se ha definido con moneda Euros, la cta. contables solo podrá imputarse en euros.
• Categoría fiscal: Determina sí la cuenta mayor es relevante para la generación de impuestos o no, o si es una cuenta de impuestos. La tilde permite contabilizar sin tener que introducir un indicador de impuestos a pesar de que se haya definido como relevante para impuestos en el campo anterior. Ejemplo: gastos bancarios, no siempre están sujetos a IVA.
• Cuenta asociada para clase de cuenta: se utiliza como vínculo con los sub-módulos de cxp, cxc y af; éstas cuentas nunca pueden imputarse de manera directa en un asiento contable, ya que deben realizarse a través de un dato maestro proveedor, cliente o activo fijo.
• Gestión de partidas: éstas partidas pueden ser individuales o abiertas; en el caso de las partidas individuales permite visualizar todos los movimientos que genera una cuenta de mayor solo si está tildada, en caso contrario solo se podrán visualizar lo montos; mientras que las partidas abiertas permite que las cuentas contables se puedan compensar entre sí, de manera que el saldo siempre este compuesto por partidas abiertas. Ejemplo: provisión de facturas a recibir, el saldo que quede al cruzarse la información de la provisión con las facturas recibidas será la totalidad de las facturas que aún están pendientes por recibir.
• Clave de clasificación: también conocida como clave de asignación es opcional y sirve para determinar que el campo de asignación se complete de forma automática con algún valor o concatenación de valores; éste campo posee un machtcode con las distintas asignaciones de valores que puede tomar el campo (es parametrizable). Por ejemplo: período + ejercicio, de esta manera al visualizar el mayor podremos observar esta vinculación de valores.

3.Entrada/ Banco /Intereses:(sus datos son válidos para todas las sociedades).

• Grupo de estatus de campo: permite definir que imputaciones adicionales puede recibir una cuenta al momento de registrar una operación contable, además define que campos son obligatorios, opcionales u ocultos. Ejem: en la cuentas bancarias la fecha valor es un dato obligatorio y en los gastos no es necesario.
• Contabilizar automáticamente: se utiliza cuando no queremos imputaciones manuales en la cuenta contable sino de manera automática, esta opción se usa por ejemplo para tipos de cambio. En caso de necesitar hacer una imputación manual después de haber tildado se puede des-tildar, realizar la imputación y volver a tildar.
• Nivel de tesorería: se usa en cuentas bancarias o en cuentas de gran liquidez, el monto ingresado en el mayor es válido para el reporte de tesorería que muestra un flujo de fondos, con el nivel de tesorería se clasifican las cuentas bancarias en dicho reporte.
• Relevante para el movimiento de caja: la tilde permite identificar las cuentas bancarias y de efcetivo relevantes para las opciones de pago.
• Banco propio: es el vínculo de la cuenta contable de bancos con el dato maestro de banco propio (tesorería).
• ID cuenta: esta clave identifica el número de cuenta bancaria en el banco que posee la sociedad.

Nota: Banco propio + ID representa al mismo banco de mayor en tesorería.

4.Clave / traducción:

• Se utiliza para traducir la denominación de una cuenta contable en otros idiomas.
• De acuerdo con los idiomas que traduzca, serán la opciones que el sistema tendrá para mostrar.
• Si no hay traducciones de las cuentas, el sistema mostrará únicamente el idioma que ingreso.

5.Información plan de cuentas/ Información sociedad:

• Se puede visualizar cuando se creo una cuenta de mayor a nivel de plan de cuentas y a nivel de sociedad, que usuario al creo, las modificaciones especificando (fecha, usuario, cuenta, valores antes y después de la modificación).

También se pueden crear cuentas con modelo: Se puede crear una cuenta de mayor tomando como modelo una ya existente, el sistema permite modificar los datos propios de la nueva cuenta.

Para modificar/ visualizar una cuenta de mayor debemos: Utilizar la misma transacción de crear una cuenta, solo que debemos utilizar los íconos de:

• Modificar: habilita los campos que pueden modificarse.
• Visualizar: permite ver la diferentes características que posee una cuenta.

Ojo: Si se ingresa la opción modificar/visualizar, presionando "crear" se habilita la posibilidad de crear una cuenta contable.

Bloqueo de una cuenta: se bloquea a fin de evitar que se siga usando para registrar imputaciones contables. El procedimiento es presionar el candado y guardar los cambios.

Tips:

Vista rápida de moneda local: campo de sociedad/ sociedad.

Vista del código y descripción del grupo de cuentas: menú/ barra de colores/ diseño interactivo/ visualización / visualizar claves en la lista desplegable/ clasificar por claves en la lista despleglable.

Al bloquear una cuenta para planificación se imposibilita utilizar esos datos para obtener luego balances con comparaciones reales v& estimados.

Al bloquear una cuenta en sociedad, será solo para esa sociedad; pero si se bloquea a plan de cuentas será para todas las sociedades.

Post imputar contabilización: se usa para agregar algún dato adicional a las imputaciones automáticas. Por ejemplo: tipos de cambio, centros costo, textos, otros.

Para ver el detalle de las modificaciones hacer doble clip en la información.

La vista rápida de las pestañas es en la última carpeta de esa vista.

Para crear, visualizar o modificar la cuenta de mayor siempre hay que introducir el código y luego seleccionar la opción. Siempre hay que grabar en caso de crear cuenta nueva o al modificarla.

Sí la moneda no se configura como local, el tipo de moneda configurado será la única que se podrá utilizar.