✒️SAP FI / Las Cuentas de Mayor Por Enrique Torres Morales

UNIDAD 2

1 – Crear Cuenta de Mayor.

Cuenta mayor es un dato maestro dentro de SAP que representa a las cuentas contables del plan de cuentas. Conoceremos como se pueden administrar.

1.1 1.1 Definiciones de los principales campos a completar.

Solapas que forman parte de los datos que contiene una cuenta de mayor.

Solapa Tipo / Denominación

1.1 Los principales campos de la solapa Tipo / Denominación son:

- Numero de la cuenta mayor: Identifica unívocamente la cuenta mayor en un plan de cuenta.

- Sociedad: Identifica a la sociedad FI de la cual se esta creando la cuenta contable.

- Grupo de Cuenta: Es una característica clasificadora dentro e los registros maestros de la cuenta mayor, tales como Cuentas Bancarias, Gastos, Ingresos, Inventarios, Pasivos Etc. Permitiendo delimitar el rango de numeración y define que datos son obligatorios, opcionales u ocultos en la creación de la cuenta. Es una entrada obligatoria.

- Tipos de cuentas: Se utiliza para definir una cuenta mayor en una de las siguientes clasificaciones:

De Balance: Identificando si la cuenta es Patrimonial.

De Beneficio: Identificando si la cuenta es de Resultado.

- Texto breve: Descripción de la cuenta. (20)

- Texto explicativo: Texto descriptivo de la naturaleza de la cuenta. Texto más largo (50).

La solapa TIPO / DENOMINACIÓN corresponde al segmento Plan de Cuenta, es decir sus datos son válidos para todas las sociedades.

Solapa Datos de Control

Esta solapa se caracteriza con contener los siguientes datos así:

-Moneda: Moneda con la cual se gestiona las cuentas de mayor para la respectiva sociedad, si es con la cuenta local de la sociedad FI, podría entonces recibir imputaciones en cualquier moneda internacional. Si se define como una moneda extranjera, solo podrá recibir imputaciones en esa moneda.

Si una sociedad tiene como moneda local dólares y la cuenta se definió con monedas euros, la cuenta contable solo podrá imputarse en EUROS.

-Categoría Fiscal: Determina si la cuenta es relevante para impuesto o es una cuenta de impuestos y puede utilizarse como base para calcular impuestos.

-Permite contabilizar s/impuesto: Esta opción permite a la cuenta contabilizarse sin un indicador de impuesto a pesar de que se le haya definido como relevante para impuestos. Ej: los gastos bancarios no siempre están sujetas a alguna carga de impuestos.

-Cuenta Asociada para clases de cuenta: Nos indica que la cuenta se utiliza como un vínculo con los submódulos de: Cuentas por Pagar, Cuentas por Cobrar y Activos Fijos. Como sabemos nunca pueden imputarse de manera directas con un asiento contable, siempre se realiza a través de un dato maestro de acreedor, deudo o activo fijo.

-Gestión de partidas abiertas: Permite que los movimientos de una cuenta se puedan compensar entre sí, de manera, que el saldo siempre este compuesta por las partidas abiertas.

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¨Cuando se contabiliza un documento, para cada posición existe un campo de libre ingreso denominado asignación. En los datos maestros nos encontramos con el campo clave de clasificación que sirve para determinar que el campo asignación se complete de forma automática con algún valor o concatenación de valores, por ejemplo, podemos concatenar periodos más ejercicios de esta manera cuando visualicemos un mayor en el campo asignación podremos ver esta concatenación de valores. El campo clave de clasificación posee un mashcode con las distintas opciones de valores que puede tomar el campo de asignación, estas opciones son parametrizables, es decir por configuración se pueden crear nuevos valores para seleccionar en el campo clave de clasificación. ¨

Solapa Entrada / Bancos / Intereses:

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¨Cuando se contabiliza un documento, para cada posición existe un campo de libre ingreso denominado asignación. En los datos maestros nos encontramos con el campo clave de clasificación que sirve para determinar que el campo asignación se complete de forma automática con algún valor o concatenación de valores, por ejemplo, podemos concatenar periodos más ejercicios de esta manera cuando visualicemos un mayor en el campo asignación podremos ver esta concatenación de valores. El campo clave de clasificación posee un mashcode con las distintas opciones de valores que puede tomar el campo de asignación, estas opciones son parametrizables, es decir por configuración se pueden crear nuevos valores para seleccionar en el campo clave de clasificación. ¨

Solapa Entrada / Bancos / Intereses:

Infotips: Las solapas Datos control y entradas/Bancos/intereses, corresponden al Segmento Sociedad. Esto quiere decir, que sus datos son válidos solo para la sociedad en que se está creando la cuenta.

Los campos de esta solapa son:

-Grupo de Status de Campo: Permite definir que imputaciones adicionales puede recibir una cuenta de mayor al momento de registrar una operación contable, define además que campos son obligatorios, opcionales u ocultos.

-Relevante para el movimiento de Caja: Esta asignación permite identificar las cuentas bancarias y de efectivo relevantes para las operaciones de pago.

-Bancos Propios: Vinculo de la cuenta contable de bancos con el dato maestro de banco propio. (Banco propio es el dato maestro del módulo de tesorería que identifica a los bancos en los cuales una sociedad posee cuentas bancarias, y son utilizadas en transacciones de pago automático, en conciliaciones bancarias, en operaciones con efectivo. Los bancos propios van de la mano con el ID de cuenta que representa a las cuentas bancarias que existen en los bancos propios).

-ID Cuentas: En combinación con la clave de banco propia, está la clave que identifica el número de la cuenta bancaria.

Recuerda: La cuenta de mayor en un dato maestro, para este caso en especial estamos hablando de una cuenta de banco, que, a su vez, esta relacionada con otro dato maestro que es el conjunto de Banco Propio ID Cuenta que representa al mismo banco, pero en el módulo de Tesorería.

Audio Tips: Tilde contabilizar automáticamente si se desea que las cuenta que contabiliza el sistema no sean imputadas manualmente, de esta manera la cuenta contable solo podrá recibir imputaciones realizadas de manera automática por el sistema, en caso de que se requiera hacer una imputación manual, se puede des-tildar hacer la imputación y luego volver a tildar.

El campo nivel de tesorería se utiliza en las cuentas bancarias o cuentas de gran liquides, este valor que se ingresa en la cuenta de mayor es valido para el reporte de tesorería que muestra un flujo de fondos, con el nivel de tesorería se clasifican las cuentas bancarias en dicho reporte.

Solapa Palabras Claves / Traducción.

Se utiliza para traducir la denominación de una cuenta contable en otros idiomas, el idioma con el cual se ingresa el texto así se vera la descripción de la cuenta.

Solapa Información Plan de Cuenta / Solapa Información Sociedad.

En esta solap se puede visualizar CUANDO se créo una cuenta mayor a nivel Plan de Cuenta y a nivel de Sociedad FI y QUE usuario la créo.

En el botón ¨Docs Modificación¨ mostrara todas las modificaciones que se hayan realizado a una cuenta de mayor.

Existe la posibilidad de crear una cuenta mayor tomando como modelo una ya existente, el sistema copia yodos los datos de la cuenta modelo y permite hacer las modificaciones de lo datos propios de la nueva cuenta.

2- Modificaciones y Visualizaciones de una cuenta.

Para modificar o visualizar solo debemos presionar alguno de los siguientes iconos.

Con el icono del lápiz habilitamos el campo que se puedan modificar.

Con el icono de los lentes se pueden ver las diferentes características que posee una cuenta.

Si se ingresa la opción de modificar o visualizar, presionando el botón de la Hoja (Crear) se habilita la posibilidad de crear una nueva cuenta contable.

3- Bloqueo de una cuenta. Una cuenta puede bloquearse para evitar que se siga utilizando, presionando el icono del candado y se deben guardar los cambios.

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