CUENTAS DE MAYOR
Crear cuentas de mayor
Las cuentas pueden crearse a través de la transacción FS00, en esta transacción tendremos diferentes pestañas donde debemos llenar los campos requeridos para crear la cuenta contable.
a) Tipo / Denominación ( Esta primer pestaña pertenece al segmento PLAN DE CUENTAS, por lo que los datos ingresados, serán aplicables a todas las sociedades)
* Número de la cuenta de mayor: Dato que nos va a permitir identificar la cuenta de mayor dentro de un plan de cuentas.
* Sociedad: Especifica la sociedad FI en la que se está creando la cuenta contable.
* Grupo de cuentas: Este dato es obligatorio al crear una cuenta de mayor y permitirá clasificar los registros contables dentro de las cuentas de mayor.
* Tipo de cuenta: Debemos especificar si la cuenta corresponde a Balance o a Resultados.
* Texto breve: Espacio para describir en 20 caracteres la cuenta de mayor.
* Texto descriptivo. A través de 50 caracteres se debe describir la naturaleza de la cuenta de mayor que se está creando.
b) Datos de control (Este dato pertenece al segmento de sociedad por lo que únicamente será aplicable a la sociedad en la que se crea la cuenta)
* Moneda: Se especifica la moneda en la que se contabilizará dentro de la cuenta contable; si seleccionamos el campo de moneda extranjera, las contabilizaciones que se efectúen dentro de la cuenta únicamente podrán ser en esta moneda; por el contrario si se marca la opción de saldos en moneda local, se podrá contabilizar en cualquier moneda.
* Categoría fiscal: Este dato nos permite identificar si la cuenta juega para el cálculo de impuestos o no o si corresponde a una cuenta de impuestos. Si en categoría fiscal colocamos el símbolo ( * ) significa que será válido para todos los impuestos.
* Permite contabilizar s/impuestos: Este indicador nos va a permitir que una cuenta pueda contabilizarse sin tener que introducir el indicador de impuestos, este indicador se forma de 2 caracteres y va a permitir el cálculo de impuestos, la contabilización del registro, la realización de correcciones y la emisión de informes de impuestos.
* Cuenta asociada para clase de cuenta: Nos indica que una cuenta asociada a sub módulos como Cuentas por cobrar o cuentas por pagar. Es importante recordar que nunca podrán afectarse o contabilizarse directamente en la cuenta asociada, el registro contable se realiza a través de un dato maestro.
* Partidas individuales: Son los registros contables que se han efectuado dentro de la cuenta y en caso de no especificar este campo únicamente podrán visualizarse los saldos.
* Gestión de partidas abiertas: Permite que se puedan compensar los movimientos dentro de una cuenta de tal manera que únicamente queden las partidas vivas en la cuenta, quitando aquellas facturas pagadas o provisiones canceladas por ejemplo.
c) Entrada / Bancos / Intereses (Corresponde al segmento sociedad por lo que únicamente aplica para la sociedad donde se crea la cuenta)
* Grupo de status de campo : Recordemos que refiere al poder especificar si un dato será obligatorio u opcional, si será únicamente de visualización o si estará oculto.
* Relevante para el movimiento de caja: Permite identificar las cuentas bancarias y de efectivo relevantes para las operaciones de pago.
* Banco propio: Es el vínculo de la cuenta contable con el dato maestro de banco propio. Este dato es muy importante para reportes de tesorería. Así mismo es útil para conciliaciones bancarias o transacciones de pagos automáticos.
* ID Cuenta: En combinación con la clave de banco propio, identifica el número de cuenta bancaria.
d) Palabra clave / Traducción
Permite traducir el nombre de una cuenta contable en diferentes idiomas. De manera inicial el idioma en el que se van a visualizar es aquel en el que se configura la sociedad.
e) Información Plan de cuentas / Información Sociedad
En esta pestaña podemos visualizar los datos de creación de las cuentas contables, es decir QUIEN, CUANDO, creo la cuenta de mayor a nivel plan de cuentas y nivel sociedad FI. Así mismo dentro de esta pantalla podemos ver el historial de cambios de las cuentas contables a través del botón Docs. Modificación.
Modificación y visualización de una cuenta
Mediante la transacción FS00 también podremos modificar o visualizar la información de la cuenta contable, con el ícono de los lentes podemos tener sólo la visualización de los datos sin posibilidad de cambiar, por el contrario con el icono de lápiz podemos realizar cambios en los datos que puedan modificarse en la cuenta contable.
Bloqueo de la cuenta
Finalmente tenemos la opción de bloqueo de cuenta, ésta opción se utiliza para bloquear la cuenta y evitar que se continúen haciendo registros contables, por ejemplo al cierre de periodos. Esto puede hacerse mediante el icono del candado para bloquear los cambios.