✒️SAP FI / Las Cuentas de Mayor Por Claudia Perez Villazon

LECCION 2

CUENTAS DE MAYOR

1. CREAR CUENTAS DE MAYOR

En la unidad 1 aprendimos que la cuenta de mayor es un dato maestro dentro de SAP que representa a las cuentas contables de un plan de cuentas y ahora conoceremos como se deben administrar en SAP:

Transaccion FS00

Finanzas, Gestion financiera, Libro Mayor, Datos maestros, cuenta de mayor, tratamiento individual, central

1.1 Definiciones de los principales campos a completar

Repasaremos c/u de las solapas que forman parte de los datos que contiene una cuenta de mayor, conociendo sus principales caracteristicas

SOLAPA TIPO/DENOMINACION: Los principales campos de la solapa son:

• numero de la cuenta mayor: El numero de cuenta identifica univocamente la cuenta de myaor en un plan de cuentas.La asignacion de numeros de cuentas de mayor la debera realizar el usuario
• Sociedad: identifica a la sociedad FI en la cual se esta creando la cuenta contable
• Grupo de cuentas: El grupo de cuentas es una caracteristica clasificadora dentro de los registros maestros de cuentas de mayor. Ej.: Cuentas bancarias, gastos, ingresos, inventarios, pasivos, etc. Esta caracteristica permite delimitar el rango de numeracion de una cuenta y define que datos son obligatorios, opcionales u ocultos en la creacion de la cuenta. En la creacion de una cuenta de mayor, el grupo de cuentas es una entrada obligatoria.
• Tipo de cuenta: se usa para encuadrar una cuenta de mayor en una de las sgtes clasificaciones:

Balance: identifca a las cuentas patrimoniales.

Beneficio: identifica a las cuentas de resultados.

• Texto breve: Texto breve que describe a la cuenta de mayor (20 caracteres)

• Texto explicativo: Texto largo que describe la naturaleza de la cuenta de mayor (50 caracteres)

la solapa Tipo/Denominacion corresponde al segmento plan de cuenta. esto quiere decir, que sus datos son validos para todas las sociedades

SOLAPA DATOS DE CONTROL

Los principales campos de la solapa Datos de control son:

- Moneda: identifica la moneda en la cual se gestiona la cuenta de mayor para la sociedad respectiva. Si la cuenta se gestiona en la moneda local de la sociedad FI, entonces la cuenta podra recibir imputaciones en cualquier moneda. Si el campo se completa con una moneda extranjera, entonces las imputaciones que reciba esa cuenta solo podran ser en la moneda especificada. Ej. si una sociedad tiene como moneda local dolares y la cuenta se ha definido con moneda euros, la cuenta contable solo podra imputarse en euros

- Categoria fiscal: determina si la cuenta de mayor es relevante para impuestos o no, o si es una cuenta de impuestos. Ej. la cuenta gastos de limpieza es relevante para impuestos ya que puede usarse como base para el calculo de impuestos. La cuenta IVA Credito fiscal es una cuenta de impuestos.

Permite contabilizar s/impuestos: este indicador permite que una cuenta pueda contabilizarse sin tener que introducir un indicador de impuestos a pesar de que la cuenta se haya definido como relevante para impuestos en el campo anterior. Ej. la cuenta gastos bancarios no siempre es una cuenta que esta sujeta a impuestos como el IVA.

Cuenta asociada para clase de cuenta: indica que es una cuenta que se usa como vinculo con los submodulos de cuentas a pagar, cuentas a cobrar y activos fijos. Las cuentas definidas como asociadas nunca pueden imputarse de manera directa en un asiento contable, sino que debe realizarse siempre a traves de un dato maestro de acreedor, deudor o activo fijo.

Partidas individuales: la definicion de partidas individuales permite visualizar todos los movimientos que recibe una cuenta de mayor. Si no se marca este tilde solo podran visualizarse los saldos de las cuentas pero no asi sus movimientos.

Gestion de partidas abiertas: permite que los movimientos de una cuenta contable se puedan compensar entre si, de esta forma, el saldo de una cuenta siempre esta compuesto por las partidas abiertas. Ej. la cuenta provisiones de facturas a recibir puede tener imputaciones en el haber por las contabilizaciones de las provisiones y una vez que llegan las facturas, la cuenta recibe imputaciones en el debe dando de baja esa provision, esas partidas pueden compensarse de manera que el saldo refleje la composicion de las facturas que aun no se han recibido.

Las solapas Datos Control y Entrada/Banco/intereses, corresponden al segmento sociedad. Esto quiere decir, que sus datos son validos solo para la sociedad en que se esta creando la cuenta.

Al momento de contabilizar un documento para cada posicion existe un campo de libre ingreso denominado asignacion, en los datos maestros nos encontramos con el campo clave de clasificacion, asignacion que sirve para determinar que el campo asignacion se complete de forma automatica con algun valor o concatenacion de valores, por ejemplo podemos contatenar periodo + ejercicio, de esta manera cuando visualicemos un mayor en el campo asignacion podremos ver esta concatenacion de valores, el campo clave de clasificacion posee un matchcode con las distintas opciones de valores que puede tomar el campo asignacion, estas opciones son parametrizables es decir, por configuracion se pueden crear nuevos valores para seleccionar en el campo clave de clasificacion.

SOLAPA ENTRADA/BANCO/INTERESES

Los principales campos de la solapa Entrada/Banco/Intereses son:

Grupo de status campo: permite definir que imputaciones adicionales puede recibir una cuenta de mayor al momento de registrar una operacion contable. Ademas, define que campos son obligatorios, opcionales u ocultos. Ejemplo, en las cuentas bancarias la fecha valor es un dato obligatorio, en las cuentas de gastos, la fecha valor es un campo que ni siquiera se visualiza al momento de ingresar un documento.

Relevante para el movimiento de caja: esta tilde permite identificar las cuentas bancarias y de efectivo relevantes para las operaciones de pago.

Banco propio: es el vinculo de la cuenta contable de bancos con el dato maestro de banco propio.

ID Cuenta: En combinacion con la clave de banco propio, esta clave identifica el numero de cuenta bancaria.

La cuenta de mayor es un dato maestro, para este caso en especial estamos hablando de un cuenta de banco, que a su vez, esta relacionada con otro dato maestro que es el conjunto de Banco propio ID Cuenta que representa al mismo banco pero en el modulo de tesoreria.

DATO MAESTRO

TIP: Tilde contabilizar automaticamente, SAP contabiliza de forma automatica algunas cuentas, un ejemplo un ejemplo muy comun son las diferencias de tipo de cambio, si deseamos que las cuentas que contabiliza el sistema no sean imputadas manualmente, se puede marcar la opcion de contabilizar automaticamente, de esta forma la cuenta contable solo podra recibir imputaciones realizadas de manera automatica por el sistema y nunca una imputacion manual, en caso de necesitar hacer una imputacion manual a una cuenta que tenga esta tilde, se puede destildar, realizar la imputacion y luego volver a tildar. El campo nivel de tesoreria se usa en las cuentas bancarias o en las cuentas de gran liquidez, este valor que se ingresa en la cuenta de mayor, es valido para el reporte de tesoreria, que muestra un flujo de fondos, con el nivel de tesoreria se clasifican las cuentas bancarias en dicho reporte

SOLAPA PALABRA CLAVE/TRADUCCION

Esta solapa se usa para traducir la denominacion de una cuenta contable en otros idiomas. De acuerdo con el idioma en que ingrese un usuario al sistema es el texto en el cual se vera la descripcion de la cuenta. Si no completamos las traducciones, el texto de la cuenta se vera en el idioma en el cual fue ingresado.

SOLAPA INFORMACION PLAN DE CUENTAS / SOLAPA INFORMACION SOCIEDAD

En estas solapas se pueden visualizar cuando se creo una cuenta de mayor a nivel plan de cuentas y a nivel sociedad FI y que usuario la creo.

Podremos visualizar un boton denominado "Docs. Modificacion" que mostrara en caso de que corresponda, todas las modificaciones que se le haya realizado a una cuenta de mayor especificando el usuario que modifico, cuando y que valores poseia antes y despues de la modificacion.

2. MODIFICACION Y VISUALIZACION DE UNA CUENTA

Para modificar o visualizar se usa la misma transaccion que vimos en el punto anterior, solo que deberemos presionar alguno de los siguientes iconos:

Modificar: habilita los campos que pueden modificarse

Visualizar: permite ver las diferentes caracteristicas que posee una cuenta

Si se ingresa a la opcion de modificar y/o visualizar, presionando el boton (crear) se habilita nuevamente la posibilidad de crear una cuenta contable.

3. Bloqueo de una cuenta

Una cuenta puede bloquearse a fin de evitar que se siga utilizando para registrar imputaciones contables. El procedimiento para bloquear o desbloquear es presionando el icono del candado y se deberan grabar los cambios.