Compensación de Cuentas de Mayor.
1.- Compensación de Cuentas Contables.
Una característica que tiene una cuenta contable es la gestión de partidas abiertas.En esta lección aprendimos como compensar partidas abierta o pendientes.
Se puede utilizar la función de compensación para compensar operaciones del debe y del haber cuyo saldo es cero.Un ejemplo de cuentas que gestionan partidas abiertas es la Provisión de facturas a recibir, donde la compensación de las partidas abiertas refleja las facturas de proveedores que aún no se han recibido.
Hay dos formas de compensar las partidas abiertas..
Compensación de Cuentas simplemente compensa las partidas abiertas .Se da en aquellos casos donde el debe y el haber suman cero.
Contabilización con compensación .Es cuando se compensan las partidas y además se genera una más posiciones adicionales en la compensación. Si la sumas de las partidas no poseen un saldo cero se puede generar una posición que ajuste el saldo.
Compensación de Cuentas.
Un proceso no se encuentra finalizado mientras haya partidas pendiente, de compensarse.Realizar la compensación implica tomar dos o más partidas abiertas cuya suma de cero y aplicarlas entre sí.
Siguiendo la ruta Finanzas-Gestión Financiera-Libro Mayor-Cuenta-Compensar.
Cunado ingresemos a la transacción estaremos accediendo a la pantalla de selección de datos la cual solicita la siguiente información:
Cuenta a compensar solo ses puede elegir una cuenta.
Fecha en que se registrara la compensación.
Sociedad en la que se registra la compensación.
Moneda en la cual se contabiliza la operación.
En el sector otras delimitaciones los permite acotar la búsqueda de documentos que deseamos compensar, por defecto viene marcado con la opción ninguna lo que hará que el sistema traiga todas.En cambio si filtramos por fecha de contabilización, se abrirá una nueva ventana que permitirá ingresar el rango de fechas correspondiente. Presionando enter en el icono de confirmación accederemos a la siguiente pantalla.
Nos mostrara todas las partidas pendientes, si están en color negro significa que aun no han sido considerados para ser compensados.Sí están en azul es porque el usuario que realiza la transacción las eligió para ser tratadas.
Iconos importantes dentro de esta transacción.
Permite seleccionar todas la partidas
Permite des-seleccionar las partidas.
Permite ordenar las partidas en ascendente o descendente.
Permite buscar algún documento. Cuando se presiona este icono se abre una ventana que nso permite ingresar el campo por el cual se desea realizar la búsqueda.
Icono de moneda permite cambiar los importes de documento a moneda Local.
Icono que permite seleccionar las partidas para ser compensadas se ponen en color azul.
Icono que permite des- seleccionar las partidas que han sido seleccionadas para ser compensadas pone las partidas en negro.
El campo asignados muestra la suma de las partidas que se han seleccionado considerando los signos. Para finalizar una compensación este campo debe de estar en cero.
Una vez finalizada la selección de partidas a compensar se accede al Menú-Documento-Simular para ver el asiento que el sistema realizará. La simulación permitirá verificar que no hay errores en los documentos , qu el asiento este balanceado, que no falten datos obligatorios, y también nos permite ver como quedará el asiento.
Una operación de compensación siempre creara un documento de compensación aunque este documento puede no contener posiciones.
Se deberá grabar la operación para que la compensación se registre.El número de documento de compensación se guarda en las partidas que se compensaron.
Si estamos visualizando un documento de compensación y hacemos doble clic en el documento accederemos a visualizar el mismo.
Contabilización con compensación .
Cuando se utiliza esta funcionalidad se selecciona las partidas abiertas y se ingresa manualmente la contrapartida.ESta forma de compensar contabilizar simultáneamente tiene las siguientes características::
La cuenta de contrapartida puede ser la misma cuenta que la que se esta compensado o una diferente.
La operación puede efectuarse al mismo tiempo para varias cuentas, clases de cuentas y diferentes monedas.
Transacción FB05
Se ha tomado un ejemplo en le que se hará una re-clasificación de partidas en una cuenta de banco.
En la pantalla de selección se encuentran los datos de cabecera con el mismo formato que las transacciones clásicas. Se tiene disponible el icono seleccionar Partidas abiertas que nos permitirá elegir la cuenta que queremos compensar, luego elegimos el tipo de operación a tratar, para este caso de contabilización con compensación marcaremos la opción Traslados con compensación.
En la parte de abajo el sistema habilitará los campos necesarios para agregar un posición a un documento. Es indistinto el orden en que ingresemos los datos. Si conocemos el monto de la cuenta de contrapartida que se va imputar se puede ingresar después las cuentas y las partidas a compensar.
Cuando se presiona el icono Seleccionar PAs(Partidas Abiertas) el sistema nos habilita un pantalla donde deberemos seleccionar la cuenta y el tipo de cuenta. En este caso se elegimos el tipo de cuenta S cuenta de Mayor y la cuenta e mayor de bancos donde están las imputaciones incorrectas.
Al igual que en las operaciones de solo compensar, a la derecha de la pantalla tenemos las opciones que nos permiten delimitar la cantidad de partidas abiertas que nos mostrará el sistema. Seleccionamos dos partidas abiertas que están en color azul lo que indica que estan seleccionadas para ser compensadas.
Como ambas partidas seleccionadas poseen el mismo signo son positivas nos queda un diferencia por ingresar de $2500 que será la que vamos a ingresar en el banco Francés.
Presionamos el icono de resumen para ingresar los datos de la contrapartida. Ingresamos los datos de la nueva posición comenzando con la clave de contabilización y la cuenta de contrapartida. En este caso ingresamos la clave 40 porque las partidas que seleccionamos también son positivas o sea están e el debe al compensarlas las pasaremos al haber.
Otro punto que nos puede ayudar a determinar la clave de la contabilización es el saldo de campo sin asignar ese saldo negativo representa a las partidas seleccionadas por lo tanto necesitamos ingresar un saldo positivo para que el asiento quede balanceado. Presionando enter pasaremos a la siguiente pantalla donde continuaremos completando los campos de la contrapartida. No es necesario que completemos el campo importe con el valor de la pantalla del tratamiento de partidas, colocando un asterisco y presionando enter el sistema completa automáticamente el importe de acuerdo a la selección de partidas que hayamos seleccionado para compensar.
Una vez que hayamos completado el importe tenemos varias opciones:
- Simular el documento y grabar con esto finalizamos la operación.
- En la parte superior de la pantalla (barra de herramientas de la transacción) tenemos dos iconos importantes:}
- Seleccionar PAs. Seleccionar nuevas partidas abiertas nos llevara nuevamente a la pantalla como si iniciaremos con esta operación permitirá seleccionar otras cuentas de mayor, deudor o acreedor para continuar compensando.
- Tratar PAs Tratar partidas abiertas( las que ya hemos seleccionado antes) y nos llevara a al pantalla de tratamiento de partidas. Al retomar esta pantalla veremos que se ha modificado el status de tratamiento y que el campo importe Entrado ha tomado el valor de la posición de contrapartida. el campo Asignados tiene el vaor de las partidas compensadas y el campo Sin Asignar se encuentra en cero. lo que nos indica que podemos grabar el documento. Antes de finalizar la operación simulemos el documento para visualizar como quedarían las posiciones dentro del documento. Si presionamos el icono resumen solo veremos la posición que ingresamos manualmente en cambio si realizamos la simulación veremos la o las posiciones que genera el sistema por la compensación de las partidas y nos mostrara como quedara su contabilización.Es común que en las compensaciones se registren diferencias por tipo de cambio.
- Para finalizar grabamos el documento .El número de documento que se genere se guardará en las posiciones compensadas..
- Pueden realizarse compensaciones parciales.
2.- Compensaciones automáticas
Las compensaciones automática forman parte del cierre contable.Una de las tareas es compensar de manera masiva aquellas cuentas que poseen un proceso definido.
Las cuentas que pueden compensarse automáticamente están definidas por parametrización, donde se especifica baos qué criterios deben compensarse. dependiendo de la cuenta de mayor de la naturaleza de sus imputaciones se toma esta definición.
Transacción para compensaciones automáticas.
F-13 siguiendo la ruta Finanzas-Gestión financiera- Libro Mayor- Operaciones periódicas-Compensar automáticamente
La pantalla de selección consta de 4 partes
- Delimitaciones de los documentos a compensar.Se ingresarán los parámetros que permitirán al programa seleccionar las partidas a compensar.
- Selección de cuentas. El programa compensa cuentas de mayor, cuentas de acreedores y cuentas de deudores.. Se tilda el tipo de cuentas a compensar y las cuentas propiamente dichas.
- Parámetros de Contabilización.
- Se ingresara la fecha con la cual queremos que se registre la compensación . podemos seleccionar que se ejecute en modo test para analizar los resultados.
- Log de salida.Nos permite seleccionar que deseamos visualizar cuando se ejecute el programa.podemos elegir entre solo ver los documentos que se compenas, los que nos se compensan y el detalle de errores en caso de que existan.
Luego de ejecutar el programa se visualiza.
Partidas no compensadas. el sistema muestra las partidas compensadas. Todas las partidas que posean criterios comunes debe dar cero.
Partidas compensadas El sistema agrupa las partidas que se compensan entre si. Si se ejecuto el programa en modo real coloca el número como código agrupador y muestra la fecha con al cual se contabilizó el documento de compensación. Cuando compensamos puede haber diferencia por tipo de cambio de origen al momento de la compensación y la contabilización por diferencia en tipo de cambio se hace automáticamente