COMPENSACIONES DE CUENTAS DE MAYOR
Procedimiento para compensar las partidas abiertas en cuentas de mayor
Las formas de compensar cuentas de mayor en SAP son dos:
- Compensación de cuentas: se da en casos donde en las partidas el saldo del debe y el haber suman cero
- Contabilización con compensación: si las sumas en el saldo de debe y haber de las partidas no suman cero, se debe generar una posición que ajuste el saldo
En el escenario del compensación de cuentas (Transacción F-03), al desplegarse la pantalla de selección los principales datos a llenar son:
- Cuenta a compensar (sólo se elige una cuenta)
- Fecha en que se registra la compensación
- Sociedad
- moneda
Se da enter, y el sistema mostrará pantalla las partidas pendientes el cual se deberá seleccionar aquella o aquellas a compensar.
IMPORTANTE: una vez seleccionado las partidas a compensar hay que visualizar el campo de ASIGNACIÓN. donde se muestra la sumatoria de las partidas que se van seleccionando considerando los signos, a tal punto que el saldo coincida en cero; visto esto se procede a simular, para ver el asiento que el sistema realizará, previo a contabilizarlo.
IMPORTANTE: Toda operación de compensación genera un documento de compensación.
Ahora bien, en el escenario de una contabilización con compensación (transacción FB05), a diferencia del proceso anterior, es que cuando se selecciona la partida abierta a compensar, se debe ingresar manualmente la contrapartida.
Esta forma de contabilizar y compensar tiene las siguientes características:
- La cuenta contrapartida puede ser la misma cuenta que se esta compensando o una diferente
- La operación puede ejecutarse al mismo tiempo para varias cuentas, clases de cuentas y diferentes monedas
En la transacción FB05, la pantalla que se despliega, se encontrará datos de cabecera con el mismo formato de transacciones de contabilización clásica, donde en barra de herramienta estándar se encuentra el icono SELECCIONAR PARTIDAS ABIERTAS que permitirá elegir la cuenta a compensar. en esa pantalla importante es que se debe tildar la opción TRASLADO CON COMPENSACIÓN.
Hecho esto, la siguiente pantalla muestra campos principales a llenar como sociedad, cuenta mayor, clase de cuenta para luego dar click en el icono de TRATAR PAs (Tratar Partidas)
Seguidamente se despliega pantalla con todas las partidas abiertas, por el cual se realiza el mismo procedimiento que se realizó en Compensación de cuentas, sólo que cuando se selecciona las partidas a compensar se de clíck en icono RESUMEN DE DOCUMENTO, para ingresar los datos de la contrapartida; una vez allí se imputa la clave de contabilización y la cuenta de contrapartida. Finalizada la carga del importe en esa posición, descrita anteriormente, se cuenta con las siguientes opciones para continuar:
1. Simular el documento y grabar (con que se finaliza la operación)
2. En la parte superior de la pantalla ir a los iconos: SELECCIONAR PAs el cual permitirá seleccionar otras cuentas para continuar compensando ó al icono TRATAR PAs para verificar que los campos ASIGNADO tengan el valor de las partidas compensada y el campo SIN ASIGNAR se encuentre en cero, lo cual indica que se puede grabar el documento.
COMPENSACIÓN AUTOMÁTICAS
La compensación automática forma parte del cierre contable, siendo una tarea la de compensar de manera masiva aquellas cuentas que poseen un proceso definido. las cuentas que puedan compensarse por este procedimiento están definidos por parametrización. La transacción es F.13. Una vez allí, la pantalla consta de cuatro partes:
1. Delimitaciones de los documentos a compensar donde se ingresa los parámetros que ayuden seleccionar las partidas abiertas
2. Selección de cuentas donde se selecciona que compensar. el sistema hace lo propio a cuentas del mayor, acreedores y deudores
3. Parámetros de Contabilización donde se ingresa básicamente la fecha con la cual se registra la compensación y se puede seleccionar la opción que primero corra el MODO TEST, para analizar los resultados
4. Log de salida con el que se elige que visualizar cuando se ejecute el programa. las opciones son ver documentos que se compesarán, los que no se compensaran y detalle de errores en caso de existir.
Una vez ejecutado, el programa se visualiza de la siguiente manera:
* Partidas no compensadas con el símbolo de triangulo rojo
* Partidas Compensadas con el símbolo verde
ANULACIÓN DE COMPENSACIONES
Las compensaciones generan documentos de compensación, y estos documentos están enlazados con las partidas que compensan, y para anular se debe aplicar la transacción FBRA.
Una vez allí, la pantalla solicitará # DOC Compensación, Sociedad y Ejercicio. Previo a generar la anulación se tiene dos botones para verificar el documento a anular, estos son:
1. Cuentas: donde se visualiza las cuentas compensadas en el documento seleccionado
2. Partidas: Visualiza las partidas que fueron compensada con dicho documento
verificadas se procede a grabar la operación
IMPORTANTE:
Visto los procesos de compensación y contabilizar compensación, la anulación por método compensación no genera un nuevo documento por anulación, sino que en la cabecera del documento de compensación se marca un status de borrado. anular un documento de compensación implica que las partidas que habian sido compensadas vuelvan a su estado de partidas abiertas.
Ahora bien si se trata de proceso de contabilizar compensación el sistema solicitará definir que modalidad de anulación:
* Sólo anulación de la compensación, donde el asiento queda igual y se desvinculará del número documento de compensación, quedando nuevamente como partida abierta
* Anulación de la compensación donde se anula tanto asiento como el documento de compensación, generando como tal, un documento de anulación